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一、应掌握会议纪要的结构和写法 会议纪要是会议文件的一种，它是记载、传达会议情况和议定事项的公文，是一个具有广泛使用价值的文体。写作会议纪要应该首先掌握会议纪要的结构和写法。不管是什么类型的会议纪要，结构上一般有标题、正文和落款三部分构成。 （一）标题。 常见常用的标题形式大体有四种：一是“会议名称+文种”，如《全国商标工作会议纪要》；二是“会议地点+文种”，如 《焦作会议纪要》；三是“会议内容+文种”，如“关于落实省委领导批示保护省级文物七级浮屠塔问题的会议纪要”；四是复合式标题，由正、副标题组合而成，正标题多是会议主要精神的概括，副标题多用单一式标题，如《对比反映差距，差距说明潜力———××市六个棉纺厂厂长座谈会纪要》。 二）正文。 包括开头、体和结尾三项内容。 1.开头：简要介绍会议概况，即召开会议的根据、目的、时间、地点、主持人、参加会议的单位或人员情况，会议的主要议题和主要活动以及对会议成果的总评价等。开头内容要写得十分概括，能有效地引导出下面的主体。写作时要从实际出发，根据需要，有的内容可省略不写。如机关中常见的“办公会议纪要”，开头按条目写清会议地点、时间、主持人、出席列席人员、议题等，写后便可进入主体。 2.主体：它是会议纪要的重点内容，是贯彻执行会议精神的依据。要围绕会议的中心议题，充分地写出会议情况和成果，包括对工作的评价、问题的分析和为解决问题、做好工作而议定的事项、措施、方法， 贯彻会议精神的要求等。 主体内容常见的有四种写法： （1）分类归纳式。即把会议讨论的问题，决定的事项归纳出几个方面，分条列项写出，可以列出小标题，也可以用数字标明。这种结构方式适用于内容广泛，涉及许多方面，每个方面又有相对独立的工作会议、例会会议纪要。采用这种写法，能把复杂的事项写得井然有序，重点突出，便于理解、记忆和执行。 （2）综合概括式。即根据会议的进程把会议议题、主要意见、议定的事项加以综合概括。 一般说来，经验交流会议、学术讨论会议等采用这种写法。这种写法虽说有一定的难度，但有利于概括丰富的内容。 （3）事项排列式。即根据会议的进程把主要意见、议定事项逐项依次列出。这种写法简明扼要，脉络清晰，可根据实际情况适当使用。如《中国财政学会第一届理事会第三次会议决议事项纪要》，采用的就是这种写法。 （4）发言记录式。即按照会议的发言顺序，把每个发言人的主要观点和意见整理后写出。它的好处是能够如实反映会议进程和各种观点，便于反映发言人的不同看法和会议原貌。这种写法，比较适合高级领导会议，座谈会纪要有时也采用这种写法。采用发言记录式的写法，要写清楚发言者的姓名，有时还要在姓名后面加括号，写明其工作单位和职务。 3.结语。有两种写法，一种是写会议成绩，提出希望、 要求，发出号召，强调有关单位要认真贯彻会议精神，努力完成会上提出的各项任务；一种是不再单写结语，主体写完就结束了。正文写完之后，应在其下面注明主送、抄送的单位。 （三）落款。 在正文右下方署会议主办单位名称 （全称）或会议名称，还要写清成文时间（年、月、日全写）。 有的会议纪要的成文时间已经写在标题的正下方， 并加圆括号括入，这里就不必再写。 二、应弄清会议纪要与其他相关文种的异同 （一）会议纪要与会议记录的异同。二者都属于会议文书，都要反映会议的基本情况和全过程，都必须尊重事实，以会议实况为依据。但二者之间是有区别的，其主要区别是： 1.对象和方法不同。会议记录一般是有会必录，记录随着会议的进程进行，会议结束，记录终止；会议纪要则主要记述重要会议的情况，而且必须在会议结束后形成。 2.写法不同。会议记录要按照会议的自然发展顺序记述，要求详细记载会议的组织情况和与会人员的具体发言情况，具有文秘的素材性和档案的资料性；会议纪要需要对会议讨论的意见和议定的事项进行综合分析，条理清晰地集中反映会议精神，具有高度的概括性和鲜明的政策性。 3.作用不同。会议记录不具备指定性的指挥功能，一般不公布，只作资料保存；会议纪要则具有指挥功能，可以公布。 （二）会议纪要与决定、决议的异同。这三种公文都与会议有关，都要求下级机关贯彻执行，但他们之间也有区别，主要表现在： 1.决定、决议主要反映会议的重要事项和会议的结果，会议纪要所记的内容有轻有重，展现的不只是会议的结果，而是会议的全貌。 2.决定、决议反映的是某一权利机关的意见，代表整个大会的观点，观点和意志单一集中；会议纪要往往要反映与会单位和人员的不同意见，可以非常灵活地同时写几个毫无关联的观点。 3.决定、决议形成和发布的过程有严格的程序；会议纪要只要经主管部门或主要领导审阅批准即可发布。 （三）会议纪要与会议简报的异同。 二者都是会议文书，所不同的是简报反映的是会议的阶段性内容，而纪要反映的是会议的整体内容。 三、应注意克服会议纪要写作常见的毛病 写会议纪要应注意克服如下毛病： （一）认识水平低。 有的会议纪要中心不突出，要点不明确，把与会议中心内容和要点相脱离的一些拉杂、琐碎的意见充塞到纪要中来，冲淡了中心和要点。究其原因，在于作者认识水平低，对会议主要精神领会不深，站得不高，缺乏全局观念，无法抓住中心论点。 （二）概括能力差。 表现在归纳概括时偏离会议精神，或者只罗列一些意见，得不出正确的结论。究其原因，主要是作者没有把握会议宗旨，综合归纳、集中概括能力差。 （三 ）条理不清 、层次不明。会议纪要的写作过程其实是对会议记录进行归纳、概括的过程。 在这一过程中，容易出现条理不清、 层次不明、前后矛盾的毛病。 这说明作者没有对会议讨论的意见分类别、分层次、 分顺序进行归纳，更没有给予理论上的概括，或者是作者思维混乱，缺乏逻辑思维能力。 （四）混淆不同类型之间的差别。由于没有真正掌握好不同类型的会议纪要的特点和写法，片面强调会议纪要的概括性、集中性与理论性，而忽视了它的具体性，混淆了会议纪要不同类型间的差别，使会议纪要对会议的中心内容与要点阐述不清楚，对会议的有关情况、要解决的问题及解决的办法等交待不具体，让人很难理解，因而无法贯彻执行。 四、应熟悉会议纪要写作的基本要求 写会议纪要还应熟悉以下基本要求： （一）做好会前准备和会议记录。这是写好会议纪要的基础。 作者最好在会议之前，先领会会议有关文件和材料的精神，把握好会议的中心与主旨。同时要认真做好记录，以便全面准确地把握会议情况。 （二 ）要抓住要点 ，真正 “纪”其“要”。 “纪要”重在“要” 字，要突出会议主旨，择要表述。 对记录的材料，要去粗取精，删繁就简，选取典型事例和准确的数据反映会议的概况、主要精神和议定事项。切忌眉毛胡子一把抓，使纪要冗长拖沓、主次不分，降低纪要质量。 （三）要尊重事实，实事求是。忠实会议内容是会议纪要的客观要求，作者可以对与会者的发言进行概括和提炼，也可适当删节，但绝不可弄虚作假，凭空增添内容或篡改原意。 （四）会议纪要时间性较强，应及时整理。一般在会议一结束就应该撰写成文，及时送有关领导审核，同意后签发。 （五）文字要简洁明快。 会议纪要应做到简明扼要，条理清晰，语言表达宜简洁、通俗，切忌长篇大论。 |
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