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一文搞定私车公用的涉税处理 孔明公司账面没有车，业务员猪哥平时跑业务办事确实需要用车，打车又贵还不方便，刚好猪哥有辆嘟嘟车，公司就和猪哥商量了一下，决定“征用”猪哥的私车，车的汽油费、过路费、维修费、保养费、保险费等通通报销，为了弥补车辆的折旧损耗，还向猪哥支付车辆的租金。这样的私车公用在企业中比较常见的，这些费用和租金能在企业所得税税前扣除吗？猪哥收了租金需要交税吗？ 各地区规定与税务局答复
 私车公用在税法上是没有专门规定的，各个地区在把握上存在不同的口径，先来看看地方是怎么规定的。 1、各地方文件是怎么规定的？ (1)《青岛市地方税务局关于印发<2009年度企业所得税业务问题解答>的通知》(青地税函[2010]2号)9、企业投资者将自己车辆无偿提供给企业使用，发生的汽油费、过路过桥费等费用可否税前扣除？
答：《中华人民共和国企业所得税》第八条规定“企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。”据此，企业可在计算应纳税所得额时扣除的成本、费用、税金、损失和其他支出应当是企业本身发生的，而非企业投资者发生的，因此“私车公用”发生的诸如汽油费、过路过桥费等费用不得在计算应纳税所得额时扣除。 
这个针对的情况比较特殊，是企业投资者的私车，也就是老板的车辆，直接规定不能企业所得税税前扣除了。貌似有点狠呐，那如果老板也在企业上班呢，也是企业的员工呢？ (2)《北京市地方税务局关于明确若干企业所得税业务政策问题的通知》(京地税企[2003]646号) 三、对纳税人因工作需要租用个人汽车，按照租赁合同或协议支付的租金，在取得真实、合法、有效凭证的基础上，允许税前扣除；对在租赁期内汽车使用所发生的汽油费、过路过桥费和停车费，在取得真实、合法、有效凭证的基础上，允许税前扣除。其它应由个人负担的汽车费用，如车辆保险费、维修费等，不得在企业所得税税前扣除。
不过，依据《北京市地方税务局关于公布全文失效废止和部分失效废止的税收规范性文件目录的公告》(北京市地方税务局公告2011年第15号)，本法规自2011年9月26日起全文废止，不过仍有参考意义。
(3)《大连市地方税务局关于印发<企业所得税若干问题的规定>的通知》(大地税发[2004]198号) 九、关于支付给投资者等个人的资产费用所得税处理问题纳税人以承担修理费、保险费、养路费、油费等方式有偿使用，包括投资者在内个人的房屋、交通工具、设备等其相应支出不允许税前扣除。如确属租赁性质应按双方签订的合规的书面租赁合同，凭相关发票，其相关费用允许税前扣除。
(4)-①《江苏省国家税务局关于企业所得税若干具体业务问题的通知》(苏国税发[2004]97号) “私车公用”发生的费用应凭真实、合理、合法凭据，准予税前扣除。对应由个人承担的车辆购置税、折旧费以及保险费等不得税前扣除。
(4)-②《江苏省地方税务局关于发布<企业所得税税前扣除凭证管理办法>的公告》(苏地税规[2011]13号) 第二十四条 企业员工将私人车辆提供给企业使用，企业应按照独立交易原则支付租赁费，以发票作为税前扣除凭证。应由个人承担的车辆购置税、车辆保险费等不得在税前扣除。
(5)《河北省地方税务局关于企业所得税若干业务问题的公告》(河北省地方税务局公告2014年第4号) 八、关于企业借用个人车辆发生的汽油费和修车费的扣除问题企业因业务需要，可以租用租车公司或个人的车辆，但必须签订六个月以上的租赁协议，租赁协议中规定的汽油费、修车费、过路过桥费等支出允许在税前扣除。
2、各地税务局是如何答复的？ (1)浙江省税务局《2009年度企业所得税汇算清缴问题解答》 对纳税人因工作需要租用职工个人汽车，按照租赁合同或协议支付的租金，在取得真实合法凭证的基础上，允许税前扣除；对在租赁期内使用汽车所发生的汽油费、过桥过路费和停车费等费用，凭真实合法凭证允许在税前扣除。对应由个人承担的车辆购置税、折旧费以及车辆保险费等不得在税前扣除。 (2)北京市税务局 问：公司名下没有汽车，员工个人汽车用于公司，汽车费用是否可以入账(比如油费，发票抬头是公司名称，是否可以认证并记账)？答：根据《中华人民共和国企业所得税法》(中华人民共和国主席令第63号)第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。 承租方按照独立交易原则支付合理的租赁费凭租赁费发票税前扣除外，租赁合同约定的在租赁期间发生的，由承租方负担的且与承租方使用车辆取得收入有关的、合理的费用，包括油费、修理费、过路费、停车费等，凭合法有效凭据税前扣除；与车辆所有权有关的固定费用包括车船税、年检费、保险费等，不论是否由承租方负担均不予税前扣除。 (3)山西省税务局 问：私车公用产生的油耗、过路过桥费、修理费等费用在企业列支后，这些费用可以在企业所得税税前扣除吗？答复：根据《中华人民共和国企业所得税法》(中华人民共和国主席令第63号)第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。根据《中华人民共和国企业所得税法实施条例》(中华人民共和国国务院令第512号)第三十条规定，企业所得税法第八条所称费用，是指企业在生产经营活动中发生的销售费用、管理费用和财务费用，已经计入成本的有关费用除外。综上，企业使用员工个人的车辆，应在签订租赁合同并取得车辆租赁发票的情况下，其发生的与生产经营相关的油费、保养费、过路费等支出，可凭合法有效凭证在企业所得税前扣除。 (4)宁波市税务局 问：如果老板的个人轿车出租给公司日常使用，租车协议中写明是无偿使用，但是车辆的保险费用由公司承担，这样是否可行？保险发票开公司抬头，能列入公司费用吗？另外，日常经营中发生的汽油费能列入公司费用吗？答复：根据《企业所得税法》第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。《企业所得税法实施条例》第二十七条规定，企业所得税法第八条所称有关的支出，是指与取得收入直接相关的支出。企业所得税法第八条所称合理的支出，是指符合生产经营活动常规，应当计入当期损益或者有关资产成本的必要和正常的支出。 企业职工将私人车辆提供给企业使用，企业应按照独立交易原则支付合理的租赁费并取得租赁发票。租赁合同约定其他相关费用一般包括油费、修理费、过路费等租赁期间发生的与企业取得收入有关的、合理的变动费用凭合法有效凭据准予税前扣除(车辆购置税、折旧费以及车辆保险费等固定费用如果未包括在租赁费内，则应由个人承担、不得税前扣除)。 (5)陕西省税务局 问：公司员工开私家车外出办公的现象越来越普遍，所产生的燃油费，过路费，停车费等等，请问大家都是如何处理的？实报实销吗？员工有没有与公司签订租赁协议？租赁费开发票吗？若报销，员工需要交个税吗？答复：企业因工作需要租用个人车辆并支付给员工租金等费用的用车方式，属于租赁，企业发生的租赁费用可凭有效凭证在企业所得税前扣除。企业与个人未签订租赁合同而支付给员工的所得，企业租金费用不允许在企业所得税前列支，员工所得需按“工资薪金所得”计算缴纳个人所得税。 企业与个人签订了租赁合同，按照租赁合同或协议支付的租金，在取得真实合法有效凭证的基础上，允许税前扣除；对在租赁期间发生的汽油费、过路过桥费和停车费，在取得真实合法有效凭证的基础上，允许税前扣除。其他应由个人负担的汽车费用，如车辆保险费、维修费等，不得在企业所得税税前扣除。 私车公用，一般根据费用的报销方式，区分为是实报实销方式和现金补贴方式。
实报实销方式
私车公用，涉及企业列支的非企业名下车辆的汽油费、过路费、维修费、保养费、保险费、修理费等费用的企业所得税税前扣除；因为企业与个人签订了车辆租赁协议，除了涉及租金的企业所得税税前扣除外，还会涉及到个人租金收入的个人所得税、增值税及附加税费，另外还有租赁合同的印花税等。我们从上面的地方文件以及税务局的答复可以看出，大部分税务局对私车公用是认可的，前提就是这部分成本费用是企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，当然形式上也要符合要求。所谓形式符合要求，就是需要与员工签订车辆租赁协议，相应的支出取得了真实合法有效凭证，也就是发票等可以税前扣除的凭证。一般情况下，与使用车辆取得收入有关的费用，包括油费、过桥过路费、停车费、保养费等，是可以税前列支的；与车辆所有权有关的固定费用，包括车辆购置税、车船税、年检费、保险费、折旧费、修理费等，是不得在税前扣除的。 注意：对于上述部分费用，不同地区税务机关可能会存执行口径上的区别，建议与主管税局沟通，避免不能税前扣除的风险。因为私车公用需要与员工签订租车协议，这就涉及到租金问题。企业向员工支付租赁费时应按“财产租赁所得”税目(注意：个人财产租赁所得，以一个月内取得的收入为一次)，代扣代缴个人所得税，适用20%的税率。另外要说的就是，员工实报实销与使用车辆有关的费用，包括油费、过桥过路费、停车费、保养费等，这些费用都是与企业生产经营有关的费用，不是个人受雇任职所得，根本算不上企业对个人的补贴，不需要代扣个人所得税。①进项税抵扣：在协议中约定使用员工个人车辆发生的相关费用由企业承担的，实际发生的汽油费、过路费等支出，取得了公司抬头的增值税专用发票，相关的进项税额可以抵扣。②私车公用租金若是每月每次超出了500元，必须由个人去税局代开租赁费发票，按照“有形动产租赁”税目缴纳增值税，征收率为3%(2020年3月1日至12月31日减按1%征收)，只能代开增值税普通发票。附加税费：城建税，市区的，增值税额的7%，县城(镇)的5%，其他地区的1%；教育费附加，增值税额的3%；地方教育费附加：增值税额的2%。(2019年1月1日至2021年12月31日，以上附加税费享受“六税一费”减免优惠的可最高再减征50%)注意：根据财税[2016]12号文第一条规定：“将免征教育费附加、地方教育附加、水利建设基金的范围，由现行按月纳税的月销售额或营业额不超过3万元(按季度纳税的季度销售额或营业额不超过9万元)的缴纳义务人，扩大到按月纳税的月销售额或营业额不超过10万元(按季度纳税的季度销售额或营业额不超过30万元)的缴纳义务人。”部分地区在为个人代开发票时，发票开具金额不超过10万元的，只征收城建税，不征收附加费，各地执行不一。企业和员工签订的车辆租赁协议，属于印花税规定的应税凭证，租赁双方应按租赁金额的千分之一贴花。(2019年1月1日至2021年12月31日，享受“六税一费”减免优惠的个人可最高再减征50%)私车公用，各地执行口径不统一，建议企业在实际执行时，与主管税局沟通。诸葛给大家几条意见：企业应当建立符合企业经营管理的财务报销制度，这是企业财务管理内部控制很重要的一方面。针对私车公用，可以建立单独的私车公用报销制度，规定报销流程和报销相关凭据，做好车辆使用记录，分清个人消费还是企业费用，不得将应由员工个人负担的费用由公司承担。公司应与私车公用的员工签订用车书面协议，必须明确约定车辆的使用情况及其费用分摊方式。企业应按照独立交易原则支付合理的租赁费，约定的租金价格应与市场平均价格持平，租金收入不能明显偏低。千万别约定0元租金，也就是无租使用，会带来车辆发生的相关费用没法在企业所得税前扣除的风险。再说了，员工申报的财产租赁所得计税依据明显偏低，又无正当理由的，税务机关有权核定其应纳税额。企业支付租金应取得合法有效的发票。若支付员工个人的租金每月每次不超过500元的，可以不用去税局代开发票，直接用载有个人身份信息的收据入账就可以了；若每月每次超过500元，必须由个人去税局代开租赁费发票。有了租车协议、租赁费发票和缴税凭证，租赁行为才会被认定具有真实性。另外，在租赁期间发生的汽油费、过路过桥费、停车费等各项费用支出所取得的票据应与签订租赁协议中的汽车牌号一致，发票的抬头也要用企业的，确保形式要素完备。诸葛给大家提供一份比较简单的私车公用协议模板，有需要的可以复制出来粘贴到Word中。模板仅供参考，大家可以根据自身情况修改使用！
甲方因单位工作需要，经常让乙方开自己的私车处理一些对外办公事宜，就使用乙方汽车事宜，经双方协商一致，就用车事宜达成如下协议： 1、车辆租金按月结算，金额每月 元，乙方应按相关规定提供合法有效凭证。2、甲方承担对乙方汽车在业务范畴内进行使用所发生的一切费用，包括汽油费、过路费、过桥费、停车费、清洗费、正常保养(修)等日常费用。1、乙方负责车辆一切事项，包括：保险(包括车损、第三者、前挡风玻璃、不计免赔、正副座)、修理、车船税、年检等。驾驶员操作不当车辆损坏、闯红灯、压黄线、超载等违章情况。 2、本协议在执行过程中如发现有未尽事宜，由双方平等协商解决。本协议自202x年xx月xx日起生效，至202x年xx月xx日止。协议到期后在双方均同意的情况下，可续签用车事宜。 本协议一式二份，甲方、乙方各执一份。本协议自双方当事人签章时生效，并具法律责任。
现金补贴报销方式
刚刚引言中的举例只是私车公用的一种报销方式，还有一种报销方式就是直接发放现金补贴的形式。
如果是以现金补贴方式报销，这块补贴是需要并入工资薪金的，符合工资薪金规定的，可直接作为企业发生的工资薪金支出，在企业所得税税前扣除。
根据《国家税务总局关于个人因公务用车制度改革取得补贴收入征收个人所得税问题的通知》(国税函[2006]245号)第一条规定，因公务用车制度改革而以现金、报销等形式向职工个人支付的收入，均应视为个人取得公务用车补贴收入，按照“工资、薪金所得”项目计征个人所得税。 现金补贴方式最大的优点就是操作简单方便，就是报销标准很难把握。企业的业务总有繁忙和清闲的时候，每个月的实际用车费用肯定存在波动，再说每个员工的情况也不一样，很难制定符合企业实际业务情况的报销额度标准。 有人说了，既然很难制定标准，就按实际发生数来，直接拿发票来报销。NoNoNo，企业私用员工车辆，如果没有签订任何合同或协议证明车辆费用发生的真实性和合理性，无法分清是个人消费还是企业费用，会被认为是与企业取得收入无关的支出，不得在企业所得税税前扣除。而且这块费用，还是需要缴纳个人所得税。诸葛建议，和通讯费报销处理方式一致。将交通补贴列入企业员工工资薪金制度，并固定与工资薪金一起直接发放，符合工资薪金规定的，不需要员工提供发票，可直接作为企业发生的工资薪金支出，按规定在企业所得税税前扣除，该部分补贴还可以作为福利费等的工资基数，而且在规定的额度内，免征个人所得税。
对于公务交通补贴的免征个税的标准，是由省级税务局根据纳税人公务交通、通讯费用的实际发生情况调查测算，报经省级人民政府批准后确定，并报国家税务总局备案的，诸葛吐血收集整理了各地的相关规定及标准，供大家参考使用，如果没找到你当地的规定，建议咨询当地税务机关确认。如下：
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