职场干货铺 40丨一文看懂，如何高效搞定远程办公

面对来势凶猛的疫情，国务院已下发延长春节假期通知，人民日报也提倡「在线办公、远程协同」的创新办公模式，在家远程办公时代已到，那么问题来了。

远程办公对沟通效率、文件协作，以及信息安全都有着极高的要求，有着非常多的挑战，比如：

1）如何做好疫情期间的员工健康管理？

2）如何规划安排每天工作，以及验收？

3）在异地会议上，如何提高沟通效率？

4）文件之间的来往反馈如何做到及时性？如何保证信息安全？

......

看来，想高效搞定远程办公，及时、高效，方便、安全等需求必不可少。

办公领域深耕了 31 年的 WPS，在这个艰难抗疫时刻，能为大家做点什么呢？

01.

多人信息统计

收集数据，隐私安全，快速高效

对于在家远程办公的同事们，公司需要实时统计员工健康状况，此外员工也会定时收集一些销售数据，日常的工作汇报等。

考虑到信息敏感及安全问题，可使用高效信息收集功能——WPS表单。只需在 WPS 或在网页搜索打开「WPS 表单」后：

1）创建新表单

2）把链接发给需要填写的微信群/QQ群/个人

3）坐等数据自动汇总到一个表格

因为表单填写用户之间互相不可见，只有收集者才能看到，从源头上控制信息安全。

此外，由于填写者互不干扰，收集者可以在1分钟收集回成百上千的信息，十分快速。

收集的数据还会智能汇总成一个在线表格，方便统计人做筛选编辑等二次操作。

WPS 表单提供多款健康统计模板为疫情服务，电脑打开网址 f.wps.cn 也可快速生成，不用带着口罩逐一询问！不用在微信QQ复制整理信息了！

手机版 WPS 表单直接点击下方卡片使用：

交易担保 金山表单 点击体验WPS表单 小程序

02.

团队任务管理

任务分配、会议提醒、有效存档

在家办公知道自己该干嘛，以及知道团队正在干嘛非常重要。明确的工作计划安排、日程规划才是异地办公可以正常维持的基础。

在「WPS 日历」中选择「新建日历」，即可对远程工作期间进行事项安排。安排完成后，将该日历共享给同事，便能快速同步所有的日程安排。

用法：打开 WPS 2019（Windows版），点击左侧的「日历」即可。

对于个别重要的事项，可设置重复提醒，如：提前15分钟、提前1小时、提前1天、提前3天等等。

当设置好的提醒时间一到，同事们的 WPS （Windows版）、手机微信都会推送日程事项提醒，避免出现大家忘记、反复通知、匆忙准备的情况。

除了统一通知的好处，「WPS 日历」还有着存档作用。即便同事之间都在远程工作，也能有效记录时间安排。

如需在网页使用，可打开网址 rili.wps.cn；手机版 WPS 日历则点击下方卡片直接使用：

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03.

团队文件管理

存储文件，提交日报，共享资料

异地办公经常有文件交流沟通，如果在微信群或 QQ 群都发送文件，没过多久文件就会被刷屏不知所踪，找个一文件都是翻历史，另外团队往往都会有共享查文件的需求。

想要解决这个问题，只需使用 WPS 的「共享文件夹」功能，邀请小组成员加入后，大家便能把各自工作文件上传到文件夹内，有序进行内部规划和工作文档同步，降低了零散和反复沟通成本。

用法：WPS云文档——创建文件夹，选择「共享」即可邀请同事加入。

创建共享文件夹后，在任意一部手机、一部电脑，登录同一个 WPS 账号就能及时查看和编辑。

同时，创建者还可针对同事进行权限管理，支持授予管理员、可编辑、仅查看 3种权限，避免文档多版本来回修改带来的低效和混乱，提升管理效率。

温馨提示：创建的共享文件夹可以在电脑、手机、网页、小程序统一查看；网页和小程序皆可搜索「金山文档」创建。

04.

多人异地开会

远程沟通、项目会议，工作汇报

节后开工难免少不了会议，但大家各自在家，如何能远程且有效进行会议召开呢？

普通情况下，开视频会议对网络要求高，开微信语音会议也只支持9个人，文档和语音脱离，对方的重点讲到哪都不清晰。

这时候，我们推荐你使用金山文档的「在线会议」功能。当需要召开会议时，电脑浏览器打开金山文档网页，将桌面的会议文档拖拽至网页即可完成上传。