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一、职场故事 2014年前后，我在一家小型的商贸企业做财务负责人，这家公司虽然体量较小但是问题颇多，特别是集中在库存上。每个月结账的时候是非常痛苦的，最主要是在成本方面。由于采购部做采购入库的比较滞后，销售部门又是当天做销售单，再加上日常有一些收发计量差错，这就造成了非常多的负库存。 接触过负库存的财务应该知道，一般的财务软件是按照“移动平均法”计算成本，如果存货数量出现负库存的情况，就会导致成本计算异常。为了解决负库存的影响，财务部每个月结账的时候都需要将采购入库单取消审批、修改日期调整到前面去，再进行成本重算。有些产品存在盘亏、串货的情况即使调整了也还是负库存，这样就会导致很多的成本差异。 每个月结账的时候为了成本的问题都是焦头烂额，再加上公司用的是用友的财务软件，软件非常严谨修改单据又麻烦，所有每个月都要拖到15号才能勉强出上个月的报表。 面对这个问题我进行了问题分析并且提出了系统的方案，在部门主管会议上得到了通过，会议决议通过之后我立马行动起来，决心消灭“负库存”这个顽疾。 我做的第一步就是组织全员开会。在全员会议上我提出了以下几点要求： ①负库存功能将在1个月后关闭，给所有人预留了改进时间。 ②采购部门必须及时做采购入库，仓库的调拨入库仓库也必须及时做。 ③仓库每周进行一次抽盘，发现差异的立即提报解决。 ④销售部做销售单的时候不能随意开单减库存，要按照实际的销售数量减库存。 ⑤对公司的单据传递流程进行了规范。 第二步我安排一位得力的财务人员每天都在门店专项的辅导和监督这件事情，有问题当场解决。 第三步对于没有按照要求的人员和流程，当天提出批评，对于拒不配合的人员谈话和处罚。按照上面的要求运行了半个月之后，仓库的库存异常和负库存情况有了明显的好转。 第四步就是安排仓库全盘。在第三周的时候组织全公司一起全盘，全盘是费时费力的，但是还是很有效果，清理出了很多的问题产品。 第五步到了通告日期的时候，我就在财务软件中关闭了负库存。另外还是安排财务人员在门店再辅导一个月。 关闭负库存之后，如果没有库存数量，业务员是没有办法做销售、仓库也没有办法做调拨，这样他们就会反向去要求采购把产品入库做了，或者去查负库存的原因是盘亏了还是其他原因。 这样的两个月的管理操作起来，负库存问题基本上解决了，在新的要求和规范下逐渐运行了半年之后困扰财务核算的顽疾“负库存”问题就被解决掉了。 我们在看财务核算的时候，一定要看到前面的管理和业务问题，我们解决财务核算问题的思路也是怎么去解决前面的业务和管理问题，这有这种思路我们才能真正抓住问题所在。 二、负库存解决方案 ①全员会议上提出问题大家一起共识去解决问题。财务人员解决问题永远不是闭门造车而是和公司全体一起去解决问题。 ②梳理业务流程，对业务流程不通畅和执行不到位的地方进行重点跟进。 ③制定管理要求，对于各个业务环节的要求是怎么样的要制定出来。 ④专人跟进，安排专人跟进有助于获取一手的信息，并且对问题能最及时的解决掉，这样的效率能提升很多。 ⑤紧盯着“见单发货”这个要求是否做到。见单发货这个最基本的要求看似简单，但是要求公司的全员能成为一种习惯是比较困难的。先开单后发货，基本上能解决99%以上的负库存问题。 ⑥在软件上关闭负库存功能，这步操作一定是前面的业务和流程问题都已经解决得很好的时候再去操作，否则会带来很多其他问题。 总而言之，解决负库存的问题，一定是先梳理管理，后在软件上关闭负库存。 |
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