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「样式」与「格式自动化」 长文档制作中，大多数人习惯「先写后排」，管他三七二十一，先码字，再无休止地反复设置「格式」：字符格式（字体、字号、颜色等）、段落格式（段间距、行距、缩进、对齐）…… 辛辛苦苦调好格式，我觉得OK了呀，领导却说「不要你觉得，要我觉得！我觉得不行！标题不要黑体，全改成小标宋体！」。这般繁复的格式化操作，「格式刷」都无力应对，难道要1~2~3~4~再！刷！一！次！？？？ 实在刷不动了？试试「样式」吧！样式是一组格式的集合，将各种格式打包存储到样式，就可以将这些格式一次性赋予给内容。制作长文档时，我们可以一边创作内容，一边同步套用样式。  这种「边写边排」的方式可以说是一劳永逸的，因为后续写作和调格式将互不影响，我们只需要修改样式，相关内容就能一次性地实时更新格式。 甚至，一劳永逸都算不上！哪里「劳」了？样式的使用太简单啦： 【选中内容 → 单击样式】即可应用并关联到样式； 【右击样式 → 修改样式 → 格式】即可修改样式中包含的各种格式，甚至还可以给各级标题样式分别定义快捷键（例如：Alt+1为标题1、Alt+2为标题2……）。 一句话小结：内容关联样式，样式赋予格式，格式与内容分离，内容格式自动化！ 「段落格式」疑难杂症多 格式排版坑不少，段落格式的「疑难杂症」尤其多！万老师也算是「江湖老中医」了，常年给客户大大们的问题文档「把脉问诊」。这里，就挑几个最常见的「病例」为大家开些「药方」！ 1 文档字体从「宋体」改为「微软雅黑体」后，原来紧凑的行距突然增大许多，页面排版变得过于稀疏。怎么办？当然是去段落格式中调整行间距。  多倍行距修改为单倍行距？无效！  设置行距为最小值？无论设置值有多小，都仍然无效！  Why？原因是和微软雅黑的打印字符高度有关！ 首先，我们显示出文档中隐藏的对齐稿纸线，即「文档网格线」： 【视图选项卡 → 勾选网格线复选框】  【页面布局选项卡 → 对齐下拉框 → 网格线】  接下来，我们再打开段落格式设置对话框，会看到默认勾选了「如果定义了文档网格，则与网格对齐」（对齐的意思是段落对齐设置与网格对齐设置一致，即与文档网格设置的行数，字符数一致。如果字体大小不能适合原网格设置则不再与网格设置对齐。比如网格设置对齐的标准为5行8字，如果字体过大超过原设置，则会先向下占用一个网格，并且随字体扩大而一直向下占用，如果继续扩大字体超过网格右侧，则会向右占用一个网格并且继续，以后以此类推）。这样 会扩大行间距和字符间距。 如果设置的文档网格行多，则行距就会小，（请注意！是行距不是行间距！即字体高度）。也就是说行距的设置有两种，一种是通过行距设置，另一种就是通过文档网格设置。宋体字体高度小，则行数多了可以放下，但是微软雅黑字体高度大，如果还用宋体字体高度来放，就会出现行距低，而字体高度大的问题。即一行行距放两行字体高度。相当于一个2米大人站在一个1米的小孩游泳池里，显得不好看。所谓对齐指文字和网格线对齐，在网格线定义好的情况下，首先文字高度要和第一条线对齐、取齐。如果高度超出第一条线则无法和第一条线对齐。在网格线定义好的情况下，文字高度要和第一条线对齐，   机智如你，可能又想出第二种解决方案了：行距设置为「固定值」！行距固定下来，设置成多大就是多大，没二话~不商议！即使行中内容超高了，宁可不显示超高部分，行距也不再进行自我调节！（真硬气~）  固定值设置为多少比较合适呢？一般五号字符10.5磅，四号字符14磅……行距固定值参考字符高度，设置稍大一丢丢就可以了，具体值需要根据视觉效果慢慢调吧！（注：「磅」是打印字符的高度单位，1磅=1/72英寸≈1/28厘米） 其实，方法2设置固定值，相对比较麻烦，我一般很少用，我更习惯用方法1，取消网格线限制后，我可以按其他字符一样，正常设置1.5倍行距、多倍行距，非常自由！ 2 文档中的网页超链接或论文中的西文专业词汇通常都比较长，如果太长而超出了行尾，则这一串西文会整体自动换行，导致上一行剩下的字数偏少，这时候就很尴尬了：如果左对齐，则行尾会空出一大片；如果两段对齐，则字符间距又会过大，逼死强迫症！ 我们可以通过以下方法解决： 【段落格式 → 换行和分页 → 勾选「允许西文在单词中间换行」】  当然，在校生写论文时，通常会要求「将西文单词从自动换行的位置处断开，某位添加一个短横线（连字符）」。在MS Word中，还可以通过「断字」功能或者「Ctrl+- 手动插入连字符」功能解决，不过用起来体验比较差。 3 页面底部明明有足够空间还可以再容纳一行甚至多行，为什么段落文字不先填满这一页，而是直接提前换到下一页？浪费纸张！ 可能的原因一：段落格式中设置了「孤行控制」。科技论文等长文档中有时需要对孤行单独加以控制，整个段落直接提前一行换页，避免一行字作为一个段落孤零零的出现在页面尾部末行或页面顶部首行。 孤行有两种情形：下图左，页面尾部末行为孤行；下图右，页面顶部首行为孤行。  孤行控制对应的也有两种情形：下图左，页尾孤行会耐不住寂寞而跑到下一页，与段落中的其他行小伙伴团聚；下图右，段落中的其他行小伙伴会可怜页顶孤行，而集体跑到下一页去陪陪她（多么感人~）。无论哪种情形，都会在上一页产生空白区域（下图红色区域）。 可能的原因二：段落格式中设置了「段中不分页」。这种情况更容易理解，段中不分页顾名思义，就表示禁止同一段文字跨页显示，即一段文字所有内容必须在同一页。如果当前页面剩下的空间不足以显示下一段，那么会把整个段落都放到下一页，这样势必会在前页产生空白区域（下图红色区域）。 以上两个原因是最常见的，解决方法很简单： 【段落格式 → 换行和分页 → 分别取消勾选「孤行控制」和「段中不分页」】。 其他可能的原因还有很多，比如段落格式中设置了「与下段同页」、文字表格中未勾选「允许跨页断行」……这些我们日后在其他文章中再细说。 关于格式问题，就到这里吧，更多技巧我们后续在其他专题中继续讨论。 |
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