如何高效办公？用好这些工具能助你成为“U盘”型人才

前言

无论是体制内还是体制外，每个人都想提高工作效率，提升执行力，加强学习等，以致于达到高效完成各项工作任务的目标，什么是高效？标准是什么？如何才能达到高效办公？我相信，高效率的办公，是很多人需要的，随着现代社会发展的步伐越发的加快，然而自己工作效率低，抱怨工作压力大、工作量多、让人喘不过气。悟空结合自身工作实际，通过梳理自己的一直在用的方法和工具，总结了一下如何提高工作效率，谈谈对高效办公的理解，试图从技能、能力和思维三大方面，从大部分人都会涉及的工作领域来推荐几款软件、工具（方法）和思维模式。该工作方法适用于多个工作领域，对从事材料工作的人员来说同样适用。以下方法大多数适用于其他领域，比如高效学习、高效阅读等。有不当之处，或者有更高效的途径，请批评与指点。

图1：本文框架结构

一、高效的涵义

1、何为高效？

顾名思义，高效是指在相同或更短的时间里完成比其他人更多的任务，而且质量与其他人一样或者更好。

2、高效公式

由此可见，高效与时间成反比，与工作量和完成质量成正比。

如果用公式进行粗略简化的表示，E=q*Q/t

其中，E为高效值；Q代表工作量，不同工作性质可采取不同的单位；t为时间；q为工作质量，作为修正系数，可设定在[0，1]区间，其大小，即质量完成情况，取决于综合考核标准。

也就是说，在工作量不变的情况下，要实现高效完成工作任务的目标，要在短时间内快速完成，而且还要保证质量。如果质量不达标，即使完成速度再快，也是做了无用功，换言之，如果在时间不变的前提下，如果能够具有高效办公的能力，就能够完成更多的工作量。这个道理是众所周知的。

3、影响因素

从表面上来看，高效的影响因素有三个，即工作时间、工作量和完成的工作质量。然而，真正的影响因素是一个人的综合素养，大体分为三类，即技能、能力和思维，呈金字塔型结构，越往上越难掌握。只有从本质上提高了综合素养，才能真正的提高工作效率。如果同时具备了这三类的人才，称之为“U盘”型人才，也是是高效办公所必备的。

图2：U盘型人才综合素颜金字塔结构

2013年罗振宇在脱口秀节目《罗辑思维》向“80后”朋友提供的一个生存困境解决方案中提到的词语。U盘”型人才具有U盘的属性：自带信息，不装系统，随时插拔，自由协作。U盘化生存的思维方式，独特的一个社会节点价值，插到哪儿都可以运作。笔者从上大学至今一直有类似的理念，所谓铁饭碗，不是在一个地方吃一辈子饭，而是一辈子到哪里都有饭吃。这对于体制内的朋友来说尤为重要。

技能，是指完成工作所需具备的知识、技能、经验等。是岗位胜任者和卓越绩效者所需的实际操作技能。按照各个行业自身的标准，对就业者有着具体工作能力要求和规范。不同的岗位，有不同的工作技能要求。有的人只有理论知识，不能实际操作，工作技能强调的是操作技能，也就是实际动手、动笔的能力。比如，写作技能、office等相关软件操作技能。

能力，在人力资源管理学上，是指对一个人担任一个职位的一组标准化的要求，用以判断是否称职。能力通常是指一个人能够发挥的力量。人的能力包括本能、潜能、才能、技能，它直接影响着一个人做事的质量和效率。比如，学习能力、沟通能力、管理能力、解决问题的能力等。

思维，是人脑借助于语言对事物的概括和间接的反应过程。思维以感知为基础又超越感知的界限。通常意义上的思维，涉及所有的认知或智力活动。它探索与发现事物的内部本质联系和规律性，是认识过程的高级阶段。比如，创新性思维、系统性思维、逻辑性思维、逆向思维、辩证思维等。

无论从事什么工作，都需要不断的学习新的技能，最少让自己在某一个方面有独特之处，专业高人之处，锻炼各方面的能力，逐渐转变并形成多样的思维模式，当自己有了足够的看家本领就可以在职场U盘化生存，进行高效的办公。

4、原则

我一直提倡身边的朋友多学习一下麦肯锡的工作方法。麦肯锡是高效办公的代名词，以专业、敬业、高效著称。韩国麦肯锡的创始人赤羽雄二曾经在麦肯锡公司工作14年，他就以高效著称。在他的著作《零秒工作》这本书中，赤羽雄二分享了自己高效工作的几个原则：

第一，形成整体印象，工作不要过于细致。赤羽雄二认为，在开始工作之前，需要先明白目标是什么、为达到目标需要哪些因素、按照如何的步骤和流程、从哪些方面突破才最有效。在工作中，很多领导习惯给出模棱两可的指导意见，这时有必要多次向上司确认你的计划和他的想法一致。

第二，对改善方法本身这件事做持续地改善。工作中很多细节都可以完善，进而帮助你提高工作效率。比如提前准备下一步需要的材料，但在此基础上还可以更进一步改善。比如说事先从公司内部的有关资料中选出经常会用到的部分，制作一份简单的索引；材料工作者制作整理常用词汇句子标题并持续更新等等。

第三，凡事提前，先行一步。计划中的工作，只要是在能够完成的范围之内就都尽量提前一些完成，对于多余的工作和不必要、不紧急的工作根据优先顺序来进行调整。当你在截止日期前完成分内的工作，你就有更多的时间来提前思考问题，作出判断。这要求理解工作要求和标准，理解工作流程，确认哪个部分容易犯错，做到系统思考、变化管理、超前管控。（这12字管理理念，是我一非常尊敬和欣赏的领导所倡导的。）

工作的本质在于把我们的单位时间最大商业化。只有综合素养不断提高，提升高效办公的能力，争做U盘型人才，在单位时间能创造的价值越多，适应性更强，才能不断享受不断上涨的价值\工资\级别，从而在未来，当你年龄变大、体力下降时，才能维持高品质生活。

二、技能（SKILL)

有关提升高效办公水平所必备的工作技能，比如word、ppt、excle、ps等软件技巧、写作技巧等不多赘述，这些都是工作必备的，根据自己的工作性质和技能水平可选择性充电提升。我在此，介绍几款我平时一直在用而且确实能够提高工作效率的应用软件。

1、思维导图

思维导图又叫心智导图，是表达发散性思维的有效工具，它简单却很有效，是一种实用性的思维工具，用思维导图进行头脑风暴或信息梳理，激发灵感，高效梳理思路。可用于写材料、分析问题、学习、阅读、计划等。

当前思维导图软件多如牛毛，核心功能都类似。比如比较出名的Xmind,Mindmaster、印象笔记，亿图图示等。各有特点，本人用的是Xmind和亿图图示，根据不同需求，选择不同的应用。如上面两张图，图一用的Xmind，图二用的亿图图示。根据不同的领域，内置了各种各样的模板。

图3：Xmind界面

Xmind，是一款全球比较专业思维导图软件，用户最多，其优点在于：在同一个文件中可以绘制多张思维导图；2、自动设置的格式相对丰富，能对几个主题社一个总外框；3、使用快捷方便，更人性化；4、安装方便，安装后即为中文版。其缺点在于：1、能导出的格式中，最有用的只有“图片格式”，其余一般用不着；2、过于丰富的格式使得图片过于花哨、凌乱。

图4：亿图图示界面

亿图图示，是一款跨平台的全类型图形图表设计软件。使用它可以非常容易地创建有专业水准的流程图、组织结构图、网络图、商业展示、建筑平面图、思维导图、科学插画、时尚设计、UML图、工作流程图、程序结构图、网页设计图、电气工程图、方向地图、数据库图表及更多。其最大的有点在于模块丰富，思维导图只是其中的一个功能模块。由于本人平时工作中需要多种功能模块，所以，用亿图图示较多一些。

PS:此两款软件均为收费，免费版有功能限制。支持正版软件。

2、时间管理类软件

管理好了时间，就管理好了人生。这也是自律之人所必备的素质。

时间管理APP不是为了控制自己，而是改变心态，使我们在一种良好的感觉之下掌控时间，变成自己的Time Leader，让自己变成能够掌控时间、有目标、有计划、有行动的自律者。

时间管理类软件也很多，比如简约时间、Days Matter（倒数日）、I Hour、Do！，等等。

个人比较推崇简约时间，以下是首界面和扩展界面如下图。此软件为收费版，免费版有功能限制。优点在于功能丰富，也或许是把双刃剑，功能丰富的同时显得有些臃肿。最大的缺点，我认为是不能云储存，和开发者说为了用户隐私着想。总体来说还是不错的一款时间管理软件，其他时间管理类、打卡类软件不再详细介绍。

图5：简约时间APP截图 （左：扩展界面。右：主界面）

以下是酷安官方对简约时间的介绍：

简约时间：用简约的方式管理您宝贵的时间。

简约时间是款适合做长期规划的自我提升app。

简约时间是一款界面简洁操作方便的时间管理型效率软件。

简约时间包含今日待办，习惯打卡，番茄钟，四象限，单核工作法等多种实用功能。

简约时间也可用作目标管理，旅游管理，日程管理，清单管理，任务管理，精力管理。

简约时间功能性强且实用，操作简单方便。曾多次获【最美应用】推荐。

3、电子笔记——oneNote

oneNote，从字面上看就知道这是一款电子笔记软件。作为Microsoft office自带的一款软件，却鲜有人用到，确实是一种巨大的浪费。本人就是用这款是最新版本Microsoft OneNote 2016在写这篇文章。

图6：onenote

根据官方介绍：Microsoft OneNote是一套用于自由形式的信息获取以及多用户协作工具。OneNote最常用于笔记本电脑或台式电脑，但这套软件更适合用于支持手写笔操作的平板电脑，在这类设备上可使用触笔、声音或视频创建笔记。Ps:本人现在用的三星Note10+，结合手写笔用起来确实很便捷高效。

OneNote就像一个存储空间无限大的电子书架，可以在这个电子书架上存放自己写的电子书，而每本电子书的结构和普通的纸质书一样。可以手机、电脑云同步，实时记录，实时存储，其功能相当强大，使用技巧和功能不做详细介绍。

图7：印象笔记

电子笔记类软件也比较多，比较出名的还有印象笔记，其最大的亮点在于一款智能笔记本硬件，用电子笔在笔记本上做记录时，内容会同步上传至app，纸屏内容实时同步，手写笔记和电子笔记同步归档。

PS：三星note系列自带的三星笔记也不错。

4、云存储——onedrive/金山文档

图8：onedrive

在办公领域，云存储软件用户较多的是WPS的金山文档和微软自带的onedrive，二者的核心功能都是云存储，WPS功能丰富，但是个人觉得臃肿，而且广告较多；onedrive简洁，关键在于具备在线Office功能，能够使Office与OneDrive结合，可以在线创建、编辑和共享文档，而且可以和本地的文档编辑进行任意的切换，本地编辑在线保存或在线编辑本地保存。在线编辑的文件是实时保存的，可以避免本地编辑时宕机造成的文件内容丢失，提高了文件的安全性。只要有网络的就能够随时随地访问我办公电脑里的文件。

这两款软件都不错，详细功能不多介绍。

5、远程控制——向日葵

图9：向日葵远程控制软件

这是一款提供远程控制服务的软件。向日葵远程控制支持主流操作系统Windows、Linux、Mac、Android、iOS跨平台协同操作，在任何可连入互联网的地点，都可以轻松访问和控制安装了向日葵远程控制客户端的设备。整个远控过程，可通过浏览器直接进行，无需再安装软件。向日葵远程控制开发了多款智能硬件，如开机棒、开机插座、控控、向日葵UU等，通过软硬结合的方式， 解除部分用户使用软件限制，有更完善的远程控制体系。

简而言之，我可以用手机随时随地控制、访问办公室的电脑，包括开关机（需要另购智能硬件）。

6、python+pycharm

图10：python

Python是一种跨平台的计算机程序设计语言。 是一个高层次的结合了解释性、编译性、互动性和面向对象的脚本语言，而pycharm是比较流行的编辑器。随着人工智能和大数据的应用而火爆起来。最大的优点在于简洁性、易读性以及可扩展性，具有丰富的扩展库，编程小白也能轻易上手。需要批量处理的工作，基本上都能够用python实现，比如常见的工作内容：批量获取数据、批量下载文件图片等、excel数据分析、word批量处理、邮件自动化处理、批量修改word、文本挖掘，等等。对于非程序员来说，其实没必要学的太深，能看懂代码并根据所需修改代码就基本能满足工作需求了。

还有很多能够提高办公效率的软件，没有最好的，只有最适合自己的。

三、管理方法（工具）

以下几个管理工具具有普遍性，能够广泛用于工作、学习和生活中。当这些方法形成习惯后，办公效率会大有提升。

图11：时间四象限法

1、时间四象限管理：

时间四象限是指把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行时间划分的一种方法。

把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。

按处理顺序划分：先是既紧急又重要的，接着是重要但不紧急的，再到紧急但不重要的，最后才是既不紧急也不重要的。

“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题，必须非常小心区分。另外，也要注意划分好第一和第三类事，都是紧急的，分别就在于前者能带来价值，实现某种重要目标，而后者不能。

结合前面介绍的时间管理软件、onenote效果更好。

2、PDCA循环

图12：PDCA循环模型

PDCA循环的含义是将质量管理分为四个阶段，即Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查) 和 Action(处理)。在实际工作中，把各项工作按照作出计划、计划实施、检查实施效果，且循环不止地进行下去的科学管理方法。

3、5W2H分析法

5个以W开头的英语单词和两个以H开头的英语单词进行设问，发现解决问题的线索，寻找发明思路，进行设计构思，从而搞出新的发明项目，这就叫做5W2H法。

图12：5w2h分析法

（1）WHAT——是什么？目的是什么？做什么工作？

（2）WHY——为什么要做？可不可以不做？有没有替代方案？

（3）WHO——谁？由谁来做？

（4）WHEN——何时？什么时间做？什么时机最适宜？

（5）WHERE——何处？在哪里做？

（6）HOW ——怎么做？如何提高效率？如何实施？方法是什么？

（7）HOW MUCH——多少？做到什么程度？数量如何？质量水平如何？费用产出如何？

用5W2H分析、解决问题，会比较全面，结合思维导图、MECE等利用，效果更好。

4、MECE分析法

MECE分析法，全称 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，由麦肯锡提出，中文意思是“相互独立，完全穷尽”。 也就是对于一个重大的议题，能够做到不重叠、不遗漏的分类，而且能够借此有效把握问题的核心，并成为有效解决问题的方法。帮助分析人员找到所有影响预期效益或目标的关键因素，并找到所有可能的解决办法，而且它会有助于管理者进行问题或解决方案的排序、分析，并从中找到令人满意的解决方案。

图13：MECE分析法的应用步骤

其他管理工具不再详细介绍，比如smart原则、8D、头脑风暴法等，请自行查阅。

四、书籍推荐

高效办公的书籍太多了，在此仅推进麦肯锡系列。

图14：麦肯锡系列丛书

《金字塔原理》，属于麦肯锡系列，这本书我多次向朋友推荐。金字塔原理简单说就是，

结论先行、上层概况下层、同层独立穷尽、纵向疑问问答、横向四大顺序（结构、时间、总分、演绎）、序言情景冲突。

即：任何事情都可以归纳出一个中心论点，而此中心论点可由三至七个论据支持，这些一级论据本身也可以是个论点，被二级的三至七个论据支持，如此延伸，状如金字塔。对于写各类材料、做工作汇报、分析问题、做PPT等。

结合思维导图软件、5w2H、MECE等效果更佳。

图15：金字塔原理

其他麦肯锡系列丛书：麦肯锡是全球著名的咨询公司，一种高效的工作方法《麦肯锡问题分析与解决技巧》、《麦肯锡工作法》《 麦肯锡精英的39个工作习惯》《零秒思考：像麦肯锡精英一样思考》《麦肯锡意识麦》《肯锡用人标准 未来的人才标竿》等等，麦肯锡系列书籍，能够教会我们学会学习、学会思考、学会工作、学会交流、学会写作，不仅是一种方法论，还是一种高效的思维模式。感兴趣的朋友可以选择性学习。

其他还有很多优质书籍，不再一一介绍。

五、总结

提升高效办公水平，重在平时的学习和积累，不断提升技能水平、各种能力和思维模式。技能能够在短时间内提升，而能力和思维是需要长时间训练才能达到的。技能是一个人的专业精神、干一行爱一行，钻一行精一行，做到专心、专注、专一，使自己的能力素质始终与岗位责任相匹配。思维是一种境界，是修养、学识和道德上所达到的高度和水平；能力是一个人的人格、品质、胸襟、胆识、技能、阅历等因素的内在综合。