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背 景 辅助材料简称辅材，如：在钢铁企业是指钢材产品生产过程中所使用的辅助性生产材料和检、维修用材料等。在W公司生产总成本中，每年辅材消耗金额约60亿元，辅材消耗每年只要降低2%，就会产生上亿元的经济效益。辅材管理业务涉及采购、仓储、计量、配送、验收、结算等各个环节，具有金额大、流程长、风险高等特点，辅材业务流程上存在一定的监管空白。以降本增效为目标的辅材管理审计，深入企业生产一线，全流程梳理业务，了解企业班组成本管理活动，深入分析实物消耗、费用控制、事故损失等主要指标，找出管理漏洞，帮助提高企业成本管理水平。因此，开展辅材管理审计降低辅材成本，对提高企业效益具有重要的现实意义。 实施过程 固定布局 01 做好审前调查，确定审计目标 W公司辅材明细品种繁多，达上万余种，使用单位分布于各生产厂，涉及面广，从计划采购到消耗使用结算流程复杂。为扎实做好辅材管理审计工作，负责审计的处室投入全部审计力量组成审计项目组，收集辅材采购、使用、结算等单位数据资料，做好充分的审前准备工作。 审计项目组根据摸底情况了解到，W公司辅材包括电工材料、化工材料、石油制品、建筑材料、包装材料、耐火材料等七大类品种，每年辅材消耗金额约60亿元，占W公司生产总成本的6.4%，仅次于原、燃料及动力成本。审计项目组进行认真讨论，基于审计现实意义，确定本次专项审计的主要目标为降低辅材成本，提升辅材管理水平。 02 围绕审计目标，确定审计重点内容 审计项目组根据辅材管理审计目标，按照「全面审计、突出重点」的原则，确定了辅材管理审计的重点内容。全面审计包含两个方面含义：一是「纵向到底」，即审计范围涵盖从计划采购到消耗结算全流程，二是「横向到边」，审计对象涵盖辅材采购、仓储、配送、使用、结算等每家单位。突出重点即是根据辅材管理流程特点和各业务管理单位辅材品种重要性程度，有目标地选择审计具体内容，以确保实现辅材管理审计目标。 审计组根据辅材管理流程中的重要性水平和风险大小，确定的审计重点内容有：检查复核公司辅材有关管理制度的健全性、有效性和落实情况；抽查公司各类品种辅材计划、合同、采购、仓储、验收、结算及消耗使用等流程和环节管理情况，检查是否存在管理提升空间；抽查辅材相关品种与供应单位结算情况进行核对，检查有无实物与结算不符等情况。 03 应用目标管理法，分解实施审计目标，调动审计积极性。 根据目标管理法理论，目标管理是以目标的设置和分解、目标的实施及完成情况的检查、奖惩为手段，通过员工的自我管理来实现总目标的一种管理方法，总目标与分解后的目标共同构成目标体系。 辅材管理审计目标体系由审计项目目标、审计分小组目标以及审计人员个人工作目标等组成。辅材管理审计项目目标、分小组目标、个人目标，上下一贯，彼此制约，融会成目标结构体系，形成目标连锁，实现项目内部权责利的统一，充分调动和提高审计人员的积极性与责任感，提高审计效率与效果，从而最终实现审计项目目标。 审计组在确定审计目标的基础上，进行内部分工，将项目组分成若干个项目分小组，每个分小组负责具体的审计内容和工作目标。在分解工作内容及项目目标时，项目组遵循以下「SMART」五原则： 审计组成员根据「SMART」原则对辅材管理审计工作方案进行了专题讨论，编制了审计工作方案。审计工作方案对每个分小组的工作内容、时间进度进行了详细的分工和规定，将项目总目标逐一分解到各审计分组。如，审计项目在对W公司各主体厂进行全面审计的基础上，由各分组对每个厂有针对性选取金额比重较大的辅材品种进行抽查，如烧结厂皮带、钢材，炼铁厂高炉钻杆，炼钢厂合金、耐火材料，热轧厂及冷轧厂包装材等。这样既不失全面性，又突出了检查重点，做到有的放矢，既节约审计资源，又能确保审计目标的实现。 现场审计时，审计人员之间保持畅通的信息沟通与共享，审计组长根据实际情况适时对分组目标进行检查、调整，最大程度调动审计人积极性，提高审计效率与效果。 04 灵活运用审计技术方法，提高审计质量水平 整个审计过程中，以目标为导向，审计人员自我管理，与被审计对象管理层之间有着充分广泛的交流，具有充分的自主权和极大的审计积极性，可以根据审计对象情况灵活运用审计方法，使得各种审计方法在遵循一定原则的基础上，很快得到可靠的应用，显著提高审计质量水平。 审计人员对于审计方法的选用遵循以下原则： （4）审计效率原则，选用的技术方法能够及时弄清事实真相，节约审计时间和资源成本，提高工作效率，如在审计具体对象种类繁多的情况下，必须有代表性地采用抽样的方法。 在辅材管理审计项目中，审计人员既灵活运用现有的审计技术与方法，又通过不断总结创新，不断充实，最终达到预期的降体增效的审计目标。针对W公司辅材管理特点和审计实际情况，审计项目分组在辅材管理审计过程中，重点选用了下表中的审计方法。 表一：辅材专项审计方法
如：审计组在对钢材仓储、验收、配送、使用、结算等环节进行审计时，应用穿行测试法，发现钢材管理业务全流程在内部控制方面的缺陷； 在采购环节：发现绝大部分钢材通过中间商采购，增加了采购成本； 审计人员在发现上述钢材管理问题后，及时与相关被审计单位进行沟通，引起高度重视。相关单位严肃处理了相关责任人，并对钢材管理流程进行优化，堵塞了漏洞，有效降低了钢材使用单位成本。 05 适时调控审计目标实施过程，把握审计重点 审计过程，往往会出现审计实际情况与预计情况不一致，导致预先设定好的目标可能难以实现或需要耗费较长时间才能完成。为了节约审计资源，提高效率，这时就需要对目标实施过程进行调控，以抓住重点问题。 如在对某厂包装材进行审计时，预计目标是全流程理清包装材采购、加工、使用等过程，以发现其中的问题。审计人员发现，该种包装材由供应商从W公司订购，包装材经加工后，销售价格由原料价格、成材率和加工费组成，其购买定价过程较为复杂，涉及的单位较多。要全流程梳理清包装材业务，将是一件极为复杂且耗时的工作。 审计项目组及时调整审计目标，抓住包装材定价方式作为审计突破口。经对重点环节进行审计后发现，该包装材成材率及加工费标准是基于手工包装方式下确定的，W公司一批新产线相继投产后，包装工艺改变，而定价没有随新工艺的变化而及时调整。 继续深入现场收集相关资料后证实：部分包装材在新产线自动包装机组上对产品直接进行包装，仅少数特殊情况需简单加工，但价格仍沿用手工包装方式下的定价标准，该种包装材每年有上千万元的降成本空间。这一审计发现最终直接推动了包装材承包制改革，每年节约辅材成本上千万元。 06 加强审计沟通，有效转换审计成果 审计的作用在于通过发现问题促使被审计单位整改后优化管理，最终帮助被审计单位提高经济效益。因此，审计成果最终转换为经济效益是审计单位与被审计单位双方合作的结果，审计过程中双方之间的沟通与支持尤为关键。 在辅材管理审计过程中，审计组及审计部门始终重视与被审计单位之间的沟通，强化与被审计单位的沟通，以减少审计双方摩擦，取得被审计单位配合与支持。 在现场审计期间，审计人员往往在后一个单位进行审计的同时又与前一个单位进行沟通。审计人员认真听取被审计单位意见，同时不失审计原则，有理有据，以理服人，最终就审计问题与整改意见达成共识。 如在抽查某厂以承包制使用某种辅材时发现，该厂实际消耗数量较结算数量少，多结算价款147.76万元。发现问题后，审计人员与该厂就审计问题、整改意见进行反复沟通，最终达成共识，追回了多结算的辅材价款，为公司挽回了经济损失。在审计报告发出后，由于辅材管理审计的整改时间跨度长，涉及的单位多，审计项目组指定专人定期与相关部门和单位进行联系，跟踪整改进度，督促整改落实，收到了良好的效果。 07 寻根溯源，揭示深层次系统性管理问题，提高审计成效 现场辅材管理审计过程中发现的问题都是每个单位零散的问题，如某某厂合金管理存在流失风险，某某厂皮带库存高、消耗管理不到位等等。现场审计结束后，审计部门在撰写审计报告前认识到，并不能简单地将这些问题进行罗列，否则，「头痛医头，脚痛医脚」，就达不到预期的审计效果。 审计组结合公司管理现状对发现的问题进行了深入分析总结和讨论，寻根溯源，进一步查找深层次体制机制方面原因。如，W公司辅材基础管理薄弱，大多数单位没有建立规范完善的辅材管理制度；采购单位对辅材管理职责履行不到位，部分业务人员对制度标准执行不到位，形成管理上的漏洞，造成资产损失和流失风险；公司没有明确辅材归口管理部门，辅材费用无统一预算管理及考核机制，不利于辅材成本控制等等。 为了解决这些系统性管理问题，审计组将这些辅材管理深层次原因作为一个独立部分写入辅材管理审计报告，并编写了《审计内参》对部分全局性重大问题进行了阐述，引起了公司领导的高度重视。W公司主要领导在经济活动分析会上，全文宣讲审计报告，责成相关部门和单位落实整改问题。 审计成效 固定布局 01 有效降低了生产成本 辅材管理审计通过审计部门与职能部门及各生产厂的管理互动，使得公司辅材成本得到了明显下降。下属子公司等单位通过上缴、冲抵等方式收回多结算的辅材款，直接创造经济效益290多万元。公司根据审计建议，将降低辅材成本列为W当年公司降成本十大重要举措之一，并制定了辅材费用统一预算目标，取得了良好的成效。当年W公司辅助材料单位成本为134.78元/吨，较预算考核指标降低6.22元/吨，累计降成本1亿多元。 02 提升了辅材管理水平 此次辅材管理审计纳入审计报告的管理问题多达23项，W公司组织专班对辅材管理流程进行优化，推进了辅材管理水平的不断提升。如: 包装业务实施吨钢承包，其价格形成机制、业务流程和管理细则已纳入常态化管理，包装质量管理投入ERP运行，有效遏制包装质量下滑趋势；清理和完善运输部用钢轨、高线用打捆线等内部领用物流制度，提高钢材自产自用比例；针对部分辅材验收流于形式问题，制订辅材验收流程，加强对辅助材料入库验收的管理，重点加强对用量大、单价高及对质量影响较大的材料进行重点监督，加大入厂检验力度;针对辅材部分计量点管理失控问题，相关单位更新了设备，进一步提升自动化水平，并加强了监管力度等。 03 促进了管理制度的完善 公司新制订并下发了辅助材料管理办法，对辅材计划、采购、验收、库存、消耗等全流程管理进行了规范，明确了相关单位的管理职责。针对包装材管理情况，新制订了钢材产品包装管理办法，强化包装管理质量。子公司辅材采购及使用单位分别对近20项相关制度进行了修订完善。 |
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