先来回想一下,你在和别人沟通中是否会说着说着就跑题了?还有是否会聊了半天也不知道在说什么?这种情况在职场中是最常发生的,特别是在开会的过程中。 本来这次会议是要解决这个问题的,但在讨论过程中就会引出别的问题,结果就是花了很长的时间在开会,本来要解决的问题还是没有解决,新的问题也不是重点。 如何在交流过程中能够把握住重点,而且不跑题呢?可以在每次交流或者组织会议之前先来简单画一张思维导图,用思维导图来进行引导。 中心主题第一步还是先来画中心主题,思维导图是要围绕中心主题来进行发散的,交流讨论也一样,所以确定主题也是减少跑题关键的一步,最好是一次讨论一个主题,如果有多个主题,那就要画多张导图了。 这次开会主要是想解决一下项目延期的问题,那中心主题就可以概括为“解决XX项目延期”。 背景目标接着先画一个分支出来,把你这次要交流的背景是什么,最终的目标是什么先来列一下,让参与交流讨论人先统一思想。 背景是项目工期只剩10天了,但按现在进度来看会延后3天左右,延期交付会给公司带来一些损失,所以目标就是1天也不能延后,要争取按时交付,而且还要在不增加人力,不减少功能的情况下进行。 明确了背景,可以减少人们讨论一些不必要的问题,比如为什么必须要按时完成,只延后3天没什么影响等。明确目标条件可以缩小讨论范围,不再去讨论通过加人来解决等。 话题观点接着可以先来列一下这次交流讨论都要说到哪些话题和观点,可以在交流讨论之前自己先来列一下,也可以在会议一开始让大家先来提一下,只提观点,不讨论。先把话题观点列出来,再来一个一个讨论。 要解决延期问题,不能加人,那能不能让现在的人加加班赶一下工期,先把这个解决方法列出来;还有可以看看现在是不是每个人的工作都是饱和的,可以再重新分配下;还有看能不能改变下工作流程,把后在需要等待的工作提前来做一些,也能提前一些工期。先不管到底有没有用,先把这些列出来。 列完后,再来一个一个进行交流讨论,要做到讨论完一个才能下一个。如果讨论中又出现新的解决方法,也是先列出来,不继续讨论,等把当前的讨论完,有了结果再来讨论新的。这样可以减少跑题的情况。 明确重点最后都讨论完了,哪些解决方法是可行的,哪些是不可行的,哪一个是重点考虑,要优先执行的需要来标明一下。 先把没用的解决方法标上删除,再把重点的,下一步就要执行的标明重点。这样一眼看过去就能找到重点了。 |
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