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毕业答辩技巧之如何做好口头汇报

 解螺旋 2020-08-27

解螺旋公众号·陪伴你科研的第1837天

口头汇报(oral presentation)是一门注意观众需求,仔细编排,注重陈述的艺术。

在我们求职或职业生涯的许多阶段,我们都会被要求做口头报告。能够做一个好的口头报告是一项重要的技能,在此给大家介绍口头汇报常见的陷阱,并提出了做一个好的口头汇报的建议。

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前期准备工作

准备工作阶段我们应该考虑以下几点:

(1)你的目的

你的目的是什么?是为了传递知识吗?是为了引发辩论吗?还是为了引起人们对你研究的兴趣?如果你不确定你的演讲的目的,那么你不能期望你的听众会对你感兴趣,而且你的演讲不太可能有效地利用任何人的时间。

(2)你的听众

你在跟谁汇报?他们在这个问题上的专业水平如何?在讨论要点之前,你是否需要阐述基本原则?这一点很重要,因为如果你的演讲不比他们现有的知识更深入,那么你的演讲可能无法刺激你的听众,你的听众很有可能会失去兴趣。然而,你也可能因为在一个他们还没有掌握的问题上讲太多的细节疏远了你的听众。

您需要根据您的受众调整您的演示文稿(PowerPoint, PPT),而不是简单的将以前的PPT重复使用。作为一般规则,在口头汇报中简单地阐述一下基本原则是十分必要的,因为你的听众通常会有不同专业知识水平。

对于较小的受众群体,可以很方便的向听众提出问题与听众进行交流。当听众数量过多时,也有与听众交流的方法,例如使用听众响应系统(如投票键盘),让听众键入对问题的答复。

(3)你的时间

你有多少时间准备和收集信息?和任何项目一样,时间意识非常重要。如果汇报内容涉及一个你不熟悉的主题,你需要留出更多的时间进行研究和阅读。多听取他人的意见,从更有经验的同事那里寻求建议,并根据他们的反馈修改你的PPT可以节省时间。

你的目标应该是尽早准备好你的PPT,以便有一段时间的思考和练习,在这段时间里你可以对你的演讲进行微调。

还需特别注意你被分配给演讲的时间,一个好的汇报者应该对内容进行取舍在规定时间内完成全部内容。否则会被人认为是没有做好准备。

(4)你的技能

每个人的表达能力与口头汇报的经验各异。然而,口头汇报永远是我们职业生活的一部分,值得建立信心和技能。我们可以在日常的学术活动中向经验丰富的老师或前辈们学习汇报技巧。

2

整理内容与视觉陈述

口头汇报在很大程度上可分为两个部分:内容和视觉陈述。没有内容,纵使视觉效果再美也没有丝毫营养;如果没有好的视觉演示,又会变成一场枯燥而乏味的演讲。以下是一些关于内容和视觉表现的建议。

(1)根据汇报目的来整理汇报内容

当你有诸多任务要完成时,你很容易就会被细节所吸引。然而,提醒自己你的目的,根据目的来整理需要汇报的内容。

(2)明确汇报的结构

在演讲开始时用简洁的介绍让听众清楚地了解演讲的结构,并在整个演讲过程中使用标题,以便在新主题开始时引起听众注意。这将确保您的受众能够记住这些标题所重申的几个关键点。值得注意的是人们通常不会保留超过五个关键点。最后要有一个明确的结论,并以此为契机提醒听众涉及的所有要点。

(3)开场白决定成败

在演讲开始时,听众的注意力跨度是最大的。这也是你的听众会决定你的演讲是否值得关注的时候。在演讲厅里有很多分散注意力的事情,如果你不利用这种集中注意力的方式,你可能就会失败。试着想出一个有趣的开场白或轶事,让你的听众很容易进入你将要汇报的内容中。

(4)集中注意力

为抓住观众的注意力,你需要保持这种高度的注意力。在此推荐给大家以下几种方法。根据不同的设置,为听众分配任务(例如小组讨论)可能是合适的。这将使听众有时间反思已经介绍过的内容,并积极与他们接触。任何观众的自然注意力跨度在大约10分钟后就会下降,因此每隔10分钟巩固关键点也是必要的。

(5)适当使用幽默

口头汇报时使用幽默来活跃气氛是很好的,但是要因人而异。如果它不适合你,就不要强迫自己去幽默。记住,没有人希望你变得风趣;毕竟,期望你既是一名喜剧演员,又是一名关于你的主题的专家,这将是一项艰巨的任务。

(6)一图胜千言

不要在PPT上塞满一长串句子,只要有可能,就用图片来表达观点。科学研究发现人们能看到和听到的东西最多保留50%,所听到的东西只保留20%。从PPT上逐字朗读是一种迅速让听众昏昏欲睡的可靠方法。图形和图表也是实用的,但它们必须有明确的标签,以便于受众快速的理解。为了清晰起见,避免使用三维及多维图表。

图片只是为了使PPT看起来更好,方便听众理解。删除不必要的图形或贴画,比如一只可爱的卡通猴子。谷歌图片是一个很好的资源库,但要注意版权问题。

(7)小心使用多媒体

如果多媒体使用得当,视频和声音可以帮助使主题变得更加生动。然而,要确信他们会帮助你表达你的观点,而且你并不是为了使用而使用。视频保持简短,长视频对PPT没有多大帮助,时间上也来不及。如果您使用的是视频或声音,请事先确保它在您将在当天使用的计算机上工作,如果不能,则有一个备份计划。

(8)保持PPT之间的一致性

为所有幻灯片确定一个通用的设计,以便颜色和字体在整个PPT中保持一致。如果您是代表您的医院或部门,很可能存在部门的徽标的模板幻灯片可用作参考。最好是坚持一个简单的背景与对比强烈的文本。避免花哨的字体,或使用戏剧性的幻灯片过渡或动画。在PPT设计中一个原则是:少就是多。

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进行口头汇报

做好所有准备工作后,进行口头汇报是最后一步了,这将使你的努力工作得到公正的评价。虽然有些人可能天生比其他人更有信心,但每个人都有能力通过实践有效地完成任务。

(1)练习、练习、练习

和大多数事物一样熟能生巧,很少有天生的演说家。看起来轻而易举的完美表现背后是无数次的练习。有些人建议自己录制视频,这样你就可以回放录音,然后找出坏习惯或调整不顺畅的地方。

练习还可以确保汇报当天少出现错误,在正式场合出现错误可能是灾难性的。面对友好的观众进行彩排也是无价之宝。你还可以预测一些可能会被问到的问题,事先准备好答案。

(2)把握好时间

如果你能在规定时间内完成汇报,你的听众将会欣赏你的演讲,你接下来的演讲者也会按照规划的时间来汇报。如果你超过了时间限制,大多数主持人会阻止你,这可能会妨碍你作出一个有效的结论。

如果你确实发现由于某种原因你不得不减少你的演讲时间(例如,你高估了你的内容,或者之前的汇报者占用了太多时间),你不应该匆忙地完成你的演讲,试着事先考虑一下你可以在不失去演讲内容的情况下安全地省略哪些内容。

(3)调整你的语调和速度

单调的汇报不会使你受到听众的喜爱,更重要的是,单一的语调和语速不能充分的强调要点。例如,在讨论一个关键点时慢下来,这就是在向你的听众发出信号,你所说的话是很重要的。调整自己的节奏是很重要的,因为太多的汇报者会快速的完成他们的汇报,而听众却很难听懂。

(4)肢体语言

肢体语言对口头汇报十分重要。说话时尽量与几位听众保持眼神交流。记住,如果你真的对你的汇报的主题感兴趣,你的肢体语言很可能会自发出现。然而,过多的肢体语言(如过度的手舞足蹈或过分热情的手部动作)同样会使人分心。

目前在汇报中使用激光笔变得越来越流行,但务必注意这可能会限制自然的身体运动。如果使用激光指针,它应该在一个点上保持稳定,而不是绕圈或下划线,并且不应该在幻灯片上太快地划过。此外,还需要检查激光指针是否在最后排可见。

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汇报结束之后

在结束了你的汇报并走下讲台之后,下一步是什么?

(1)获得反馈

在这一阶段,反馈仍然是非常重要的。尽管准备确实增加了做好口头汇报的可能性,但这并不能保证做好口头汇报。听众的提问本身就是一种反馈形式,听众的问题可能会引发一场辩论或热烈的讨论,这反应你已经和你的听众很好地联系在一起了。

(2)一个意想不到的问题?

尽管演讲者经常热衷于澄清观点和回答听众的问题,但可以肯定的是,这个意想不到的问题是任何汇报中最可怕的部分。有很多方法来处理这种预料之外的情况。

首先,确保你仔细听了整个问题,不要进行打扰。然后停下来,把问题重复一遍。这样做不仅让你有时间吸收答案,也有助于向其他听众强调这个问题。这是有用的,因为你可能会发现,一些听众会对这个问题有意见。

做完这件事后,尽你最大的努力回答这个问题。诚实的承认你将不得不做更多的研究,以充分解决这个问题。最后,把它变成与观众讨论的跳板。你可以把这个问题和听众的另一个问题联系起来。

(3)抓住每一个机会

无论你认为你的演讲做得多么好或多么糟糕,你的演讲技巧只会随着更多的练习而变得更好。即使是最简单的演讲,比如小组教学,也可以用来提高你的技能。从不同群体的人那里获得反馈会给你提供进步的可能,并且可能会带来一些你以前没有注意到的事情。

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结论

本文分享了如何使用一个基本框架来进行口头汇报,但这不是一个详尽的指南。就像大多数技能一样,一个好的导师将是你最好的资产。如有可能,向一位经验丰富的资深同事寻求建议,并观察在场的优秀演讲者,以获得灵感。希望大家能够进行一个精彩的口头汇报!

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