大家好,今天的文章源于一名读者的要求。前段时间,神助攻的读者群有位朋友问:在日常工作生活中,我对资料整理是变了态的严格,习惯将所有文件弄得整整齐齐,并有一套自己的归类逻辑。所以我很少出现资料找半天甚至找不到的情况,基本在 1 分钟之内就能找到需要的文件。给大家看看俺的强迫症指数。这是我个人电脑的开始屏幕 👇。小助理看完,居然说要付费请我帮她整理!我当然是:丑拒! ▲ Win 10 的「开始」屏幕早在高中时代,我就逐渐走上「变态」之路。到了大学,一发不可收拾,这是那会儿搜集的课件。是的,每一门课的资料,我全部都还留着,整整齐齐,赏心悦目地躺在百度网盘里。 ▲ 本科期间的课件(部分)工作之后,我也保留了良好的资料整理习惯。下面是我搭建的神助攻编辑部素材库和资料包库,看着就很爽有木有?! ▲ 石墨文档里的素材库(部分)上面这些只是冰山一角,不知道大家看完后是不是觉得:助攻姐,你真的有点「变态」诶!如果你有兴趣知道我背后的思考,那么继续往下看!放心,思路很简单,只要你肯动手,就能立马上手!为了鼓励大家撸起袖子加油干,文末我还设置了专门的互动福利活动!请一定要看到最后!如果你的「懒癌」已深入骨髓,那么再好的方法也救不了你。但如果你是缺乏整理思路,那么跟助攻姐一起来思考这样一个问题:整理混乱背后的原因是什么?我结合自己走过的弯路以及询问身边人的经验,认为主要原因有三个:来,现在做个数数游戏,打开你的电脑或手机,看看自己手上正在使用的资料整理工具,是不是一只手都数不过来了?找的时候是不是经常一脸懵逼:咦,这个文档我放哪来着?大多数人都有囤积症,不过常常是收藏一时爽,用时火葬场。像下图这样的场面,大家都不陌生吧?这就不得不 cue 到我的小助理了。她早期给我发消息的时候,经常会整一些「无头」文件。所以她的桌面那么乱,找个资料要半天,我也顿时能理解了。就这,搜索大法也拯救不了她呀。所以抛开无可救药的懒惰,工具多、分类杂、命名乱,是资料整理的三大元凶。这个非常简单,就是要敢于做减法。比如文字管理工具,常见的有:石墨文档、腾讯文档、飞书、印象笔记、有道云笔记、OneNote,我们是不是要每一个都用呢?在你不知道哪一个更适合自己的时候,可以花点时间挨个体验一遍,确定之后,建议留下 1~2 个。石墨由于出色的在线协作能力,已经成为我办公的得力工具。印象笔记,我把它当成第二外脑,工作以外的事情都往里丢👇,我个人喜欢工作和生活分开。要想解决这个问题,关键在于建立一套自己的归类体系。我之前看过很多相关文章,但发现过于个性化,实际很难应用。于是,我就在思考这样一个问题,有没有一套适合大众的分类体系?答案是肯定的,而且我自己就在用,效果还挺好。资料整理,在我眼里无非就三大类:工作资料、学习资料、生活资料。这是一个大的框架,适用于每一个人。在这个基础上,还可以有临时资料、常用资料、存档资料。 这套体系,我应用在资料整理的方方面面,比如这是桌面文件的整理 👇(生活类的我都不放电脑上,哈哈,都存在百度网盘或者印象笔记里) 这是我微信读书上的书架分类 👇,正在读的书我会单独拎出来,读完的书我也会进行存档,归到「读完」文件夹。 我的浏览器书签,同样是按照这种思路去整理的 👇 这是大的整理框架,但很多人的问题出在细分部分,因为大家的情况各不相同。但我认为,仍然可以努力找到一个共同标准,这一点我觉得麦肯锡的 MECE 法则非常合适,我也一直在践行。
指导方向有了,新的问题又来了,怎么做到不重叠、不遗漏? 我在看秋叶大叔的《写作 7 堂课》——「框架式写作」部分时,得到了莫大的启发,确定了两个整理思路:按时间划分和按空间划分。 我举两个例子,大家就明白了。 比如我目前是做新媒体多平台的运营,除了公众号,我还负责微博、知乎、今日头条等平台。按照空间划分,还得符合 MECE 法则,那么可以分成这样 👇
具体到每一个账号的运营,就可以尝试按照时间划分,这里以职场神助攻的内容运营为例。 大家看到的每一篇文章,从选题到推文,按照前、中、后的思路,就是这样 👇
不仅是公众号的运营,就连微博同步文章这件小事,我也是从时间维度出发,非常清晰地阐述了每一步都要做什么。实习生在执行的时候,也可以做到思路清晰,快速上手。
▲ 微博文章同步流程 通过上面的案例分享,大家发现没有,按照空间和时间的维度去整理自己的文档,思路真的就会清晰很多。 当然,时间和空间并不是割裂的,更多时候,两者需要结合起来使用。 最后,我们来解决第三个问题:命名乱。 我之前学过很多文件、文档的命名方法,但发现真要用的时候,哈哈,一个也想不起来! 所以后来,我就继续延续之前的分类思路,只不过为了排序,会在前面加一些数字,比如这样 👇。 方框里的内容用于描述文档所属的领域,然后再用一句话说明这个文档是做什么的。 通过这种简单的命名方式,我在搜索的时候也可以快速找到需要的内容。 至于项目文件夹怎么命名,这类方法网上很多,助攻姐就不再赘述,大家搜关键词「电脑文件 整理方法」就会出来一堆文章。
好了!关于资料整理,助攻姐的分享到这里就结束了。 如果你觉得助攻姐真的很「变态」,那么就来留言区留言告诉我啊! 统一格式:助攻姐你真变态! 请大家保持队形统一。
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