盘点计划篇 盘点需要对仓库方方面面都记录到位,要把当年的存货全部盘点清楚,想好如何处理,将仓库清点一遍,做到心中有数,该处理的要处理,务必确保不留下陈年旧账,账目数目都清楚了,也更方便把接下来的其他产品做好库存计划。 插入链接 仓储是物流的根本所在,一切物品的流转都需经过仓库,而现在各企业都强调“大物流”的概念,这就使得盘点工作尤其重要。 盘点的意义 所谓盘点,是指定期或临时对库存商品的实际数量进行清查、清点的作业,即为了掌握货物的流动情况 (入库 、在库 、出库的流动状况),对仓库现有物品的实际数量与保管账上记录的数量相核对,以便准确地掌握库存数量。 仓库盘点的作用主要有以下几点: 减少差错发生 物料因不断地收发,日子久了难免发生差额与错误,盘点可以确物料的现存数量,并纠正帐物不一致的现象,不会因为账面的错误而影响正常的生产计划。 为检讨物料管理的绩效,进而加以改进 例如呆账、废料多少,物料的保管与维护,物料的存货周转率等等,经过盘点可以认定并加以改善。 计算损益 寒露是二十四节气中的第17个节气,是干支历酉月的结束以及戌月的起始;时间点在公历每年10月8日或9日视太阳到达黄经195°(处于室女座)时。 对遗漏的订货可以迅速采取订购措施 采购部门因工作疏漏而漏下的订单,通过盘点,可以加以补救。 插入链接 为尽可能的做到帐务与实物的一致,并与财务要求保持一致,财务部一般会要求仓库每月盘点一次,以满足会计核算的要求,每个季度财务部与仓库部/生管部会同盘点一次,并以半年度盘点和年底盘点最为重要。 盘点中的常见问题 在大多数人的眼里,仓库盘点是一件很容易的事情,把材料成品数一数,记录一下品名和数量,就可以完工,但在实际的工作过程中,却发生很多账实不符的事情,发生这样的情况主要是一些细节没有做到。 下面列举一些盘点中容易出现的问题: 1.盘点前准备工作不足、部门之间的协调 除了临时盘点外,每次周期性或大型盘点前都有许多准备工作要做,如库位的整理、单据的收集、账目的清查以及盘点人员的安排等等。而恰恰是这些基础的工作却往往得不到重视。 1)库区摆放混乱 因为盘点中除去仓管员外,还有其他相关部门人员配合,而这些人员对仓库可能并不熟悉,仓管员在码放混乱的库区中极易让其他人员晕头转向。 2)单据的收集 确定盘点时间后,仓储人员未同相关人员协调好单据的截止期限,仅在盘点时将仓库单据收集起来,殊不知每张单据都会有流转的时间。例如回库、在途以及生产线上的物品等等。 3)账目的清查 不与财务事前核对相关数据,各种仓库往往都存在一些临时无单据的紧急进出货,而且财务以金额为依据,而仓库却是以数量为依据,这其中必然会出现一些差异,这都需要事前核对,统一起来。 4)盘点人员的安排混乱 盘点前无详细的盘点计划,人员分工混乱,这在盘点时就会产生一人身兼数职,而有些人却又无所事事。有的库区早早盘完,有的却迟迟不见动静,甚至有的库区无人监盘,也容易造成漏盘和数据的不准确性。 2.盘点中的问题 1)相关部门人员的监督不力 配合盘点的相关部门人员往往认为事不关己,加上对库区不熟悉,草草走个过场。仓管员有意隐瞒或过于自信,在盘点中快速带过。 2)临时的进出货 在盘点时尽量让仓库处在静止状态中。但在企业实际运营中必不可免的会出现临时的进出货,处理不当既影响运营又造成盘点数据错误。 3)盘点中的数据错误 盘点时一次盘过还是会有差错,无论人员如何认真还是会出现,尤其是在交叉盘点时。 3.盘点后的分析 仓库盘点后给人的感觉往往是轻松的,但盘点分析却是最重要的环节。各类仓库对库存物品都会有相应允许的盘点差异,往往让盘点人员在做分析时当成救命的稻草。帐实、帐账差异会有多种原因,不能简单的因为差异数在允许范围内而一笔带过。企业的运营中也有一些不规范之处,造成盘点人员将差异归咎于流程或部门之间的标准上。 插入链接 在仓库盘点的实际操作中存在着种种问题,造成盘点中的差错。众所周之,盘点要做到账账相符、账实相符,盘点中的数据不准确将直接影响到企业的正常经营。 如何做好盘点计划? 1.部门配合 一个正常生产经营的企业的物流是时刻变动的,是一个动态的指标,而企业盘点的目的,就是要查出某一个时间点的库存量,而库存量却是一个静态的指标,这就形成了一个矛盾,这就要求生产和销售部门在盘点期间暂时停止料物的收发运作,达到仓库所需要的无变动状态。 所以在盘点期间,即使生产出货照常进行,也要将生产所需物料提前发放到生产线上,以达到仓库物料的静态。此时的盘点要求只局限于仓库本身,如果年底全面盘点,生产和一切物流要全部停止动作,生产线上没有完工的物料在逻辑上还要退回仓库,再进行全面的盘点。 2.人员配置 仓库的盘点必须配备一定的人员,参与盘点的人员必须具备一定识别和计量物料的能力,对于盘点工作,同时各部门还要有相应的监督机制,除仓管员以外,其他部门的人员也必须参与盘点,比如生产部和财务部,生管部需要检查库存品名数量,财务部不仅要对品名数量进行监督,还要对库存的价值进行计算,各部门人员的共同参与,一定程度上还增强了盘点人员的队伍,加速了盘点工作的进行。 3.盘点时间 仓库的盘点时间一般选择在月底的最后一天,当然也会由于临时的需要进行月中盘点。 选择在月底盘点的优势很多: ①月底盘点与仓库每月结账时间保持一致,更利于查找差异,分析差异原因; ②月底盘点与财务结账保持了数据的共享与协调,提高了数据的使用效率; ③月底盘点为生产各项数据报表与财务月报表提供了真实有说服力的数据; ④月底盘点后的数据真实可靠,为下月仓库数据的准确性提供了相应的保障。 插入链接 4.前期准备 对盘点前的物料,仓库管理员应该提前做准备。第一,将同一类别,品名的物料放在一起,以便于盘点工作的顺利进行;第二,检查物料卡的收发结存记录,并核对实物数量。 5.详细记录 盘点人员在盘点期间,必须认真核对实物的品名,数量,料号,做到准确无误,对实物过小的原料,还要借助一定的计量工具(如电子称,卡尺等)进行计量,进行专门的称量计算。对于贵重材料成品,还要进行重点记录,精确计量。 6.复盘 根据概率论原理,同一工作失误犯第二次的可能性是很低的。在进行第一次盘点以后,有条件的企业还要对经过盘点的实物进行复盘,以提高数据的准确性,减少工作中的失误。 7.查找差异原因 盘点结束以后,相同的品名要将账存数量与盘点数量相比较得到差异,如果差异率超过企业的规定的范围,就必须对差异做出说明与原因分析,差异在合理的范围内,也需要分析差异原因,最后调整帐务,做到账实相符。在这里需要提示的一点:次月的月初数应该与本月的盘点数相等,而不是与帐务结存数相等,否则就会将差异数带入到下月的帐务当中,盘点也自然失去了它应有的意义和效果。 8.临时事件处理办法 仓库在盘点期间,如果碰到必须的物料收发,比如急需的供应商送货,成品的入库及客户送货,通行的做法是可以将收发的单据日期推后一天(到达下一个月份),并对入库的原料进行隔离处理(不参与盘点),对出库的成品在发货前盘点(需参与盘点),目的就是在这种紧急情况发生时,避免造成帐务的混乱和实物的不相符,保持帐务逻辑关系的顺畅。 盘点实施篇 仓库盘其实是一个技术活。本文所说的盘点方法指的是盘点的作业方法,即怎么去盘点,盘点时怎么去做。可能有人会问,怎么去盘点还不知道呢?不就是点点数吗?当然不是,如果这么认为的话,那就是不知道怎么去盘点。盘点是个技术活,下面,我介绍常见的四个盘点作业方法。 通常采用人工点数、电脑扫描、PDA手持终端等盘点工具(暂不包括RFID等盘点场景) 仓库盘点作业的方式: 1.账面盘点法 通常对在库的“次要”物品采用账面盘点的方法进行盘点面盘点,一般一个月或一个季度进行一次实物盘点。 2.实物盘点法 通常对在库的“重要”物品采用实物盘点的方法进行盘点。对“重要”物品在每天或每周至少对实物清点一次。 3.账物盘点 通常对在库的“一般”物品采用账物盘点的方法进行盘点。如相对“重要”物品在每天或每周至少对实物清点一次,而相对“次要”物品则采用账面盘点,一般1个月或1个季度进行一次实物盘点。 插入链接 一、盲盘法 盲盘法是什么呢?盲盘法就是在不知道物料库存数量的情况下进行盘点的作业方法。 采用盲盘法进行盘点的具体做法和步骤如下: 1、打印不包括物料库存数量的盘点表(仅仅是没有库存数量,物料的其它属性比如单位规格生产日期等需要完备),盘点表上需要保留空白的数量栏。 2、盘点人员在进行盘点作业时,将实际盘出数量填写在空白的数量栏处。 3、盘点计数完成,账务人员导出库存账面数,将库存账面数与实际盘点结果进行对应和对比,查核差异或账实不符。 4、对盘点差异项进行查检和复盘。 5、制作正式的盘点表。 当然,采用盲盘法也可以不打印盘点表,由盘点人员拿张白纸,盘一个写一个。不打印盘点表有个前提,就是盘点人员需要非常熟悉物料编码和统一的物料名称,否则,盘点后进行对数与核对工作量巨大。 盲盘法一般适合以下三种仓库:一是物料定位不确定或不明确的仓库,即物料存放库位不确定的仓库;二是一物多放的仓库,即同一个编码的物料,存放在多个库位的仓库;三是SKU单一或SKU少的仓库。 二、点盘法 在盘点方法中,与盲盘法相对应的就是点盘法,也有人称作明盘法。 点盘法或明盘法与盲盘法最大的不同是,盘点表上有物料的库存数据,即盘点人员知道物料的账面库存是多少,按照账面库存数到现场去清单。 点盘法的作业步骤中,不需要导出账面数,其他的步骤与盲盘法一样。 点盘法因为盘点表上有库存数据,所以能及时的发现盘点差异和问题,可以立即进行复盘。所以,在正常情况下,点盘法的效率要比盲盘法高。 不过,因为盘点人员知道库存的账面数,所以,点盘法最大的不足是盘点人员容易做假,容易人为的提高盘点准确率。而盲盘法在盘点作业未完成前不知道账面数,可以有效的防止盘点人员做假的问题。 点盘法和盲盘法各有优缺点,具体采取点盘法还是盲盘法,需要根据企业的实际情况和即时管理的目的来选择。 三、双向盘点法 一般情况下,盘点是单向进行的,即一个人或一组人从头盘到尾,除了查核差异的复盘外,不会对同一个产品进行二次盘点。但双向盘点法不同。 双向盘点法,又称复式盘点法。是由两个人或两组人,从相反的方向对向盘点,盘点结束后相互复核盘点结果的一种盘点方法。 当然,双向盘点法也可以一个人或一组人进行,就是一个人或一组人从相对的方向盘点两次。 双向盘点法的主要作用是减少盘点错误。双向盘点法为什么可以减少错误呢?我列一组数据,证明这个问题。 如上图所示,假如盘点人员的盘点准确率都是90%(即差错率都是10%)。采用单向盘点的话,就只有90%的准确率。 而如果采用双向盘点法,由两组人盘点,盘点后两组结果一核对,都准确部分为90%*90%=81%,都差错部分(即核对时发现不了的差错)为10%*10%=1%,剩下的18%就是知道肯定有一个人错了的。这样,我们去复盘时,就会有针对性的很快的发现和调整这18%的错误。调整后,整个盘点差错率就降为1%,准确率提升到99%。 四、综合盘点法 仓库盘点是个技术活,体现在盘点的分类上,体现在盘点的流程上,也体现在盘点方法上。 盘点方法是指盘点的作业方法,常见的仓库盘点作业方法有四种,分别是盲盘法、点盘法、唱盘法和双向盘点法。这四种盘点方法并不排斥,可以组合使用,成为综合盘点法。比如双向盲盘法,双向点盘法等。 盘点是保障库存数据准确的最后防线,为了盘点准确,需要根据仓库的实际情况采取适合、有效的盘点方法。 盘点实分析 盘盈盘亏 1、盘盈处理方法 因收发计量或核算误差造成的应补办入帐手续。 2、盘亏和毁损处理方法 (1)属自然损耗的应转作“管理费用”入帐; (2)若是超额短缺,能确定过失人的应由过失人负责赔偿;属于保险责任范围的应及时向保险公司索赔;扣除过失人或保险公司赔款后,计入“管理费用”。 (3)属于非常损失造成的,除扣除保险公司赔款后,计入“营业外开支”。 (4)对有关人员进行奖惩。 对盘点结果的分析。 仓库盘点的原因分析主要分为两个方面。 1、账实不符的原因分析。这一点说的是,为什么会库存不准,库存不准的原因是什么。我们只有找到了库存不准的原因,才能知道我们问题出在哪里。必须要求找到了原因,才能进行后一步的账务处理。只有分析了账实不符的原因,找到了真正的原因,才能提升我们的仓库管理水平。 2、表现异常的原因分析。什么叫表现异常,就是说当次的表示和平常完全不一样。比如说平常盘点准确率都挺高,在到了98%以上,突然这次变低了,只有90%;或者,之前都挺低(90%左右),这次却大幅度提升(99%)。这些,就是表现异常。我们要分析这些异常,对为什么以前高现在低,或者为什么以前低现在高,进行深入的原因分析和经验总结。 原因分析 对盘点结果的分析。 仓库盘点的原因分析主要分为两个方面。 1、账实不符的原因分析。这一点说的是,为什么会库存不准,库存不准的原因是什么。我们只有找到了库存不准的原因,才能知道我们问题出在哪里。必须要求找到了原因,才能进行后一步的账务处理。只有分析了账实不符的原因,找到了真正的原因,才能提升我们的仓库管理水平。 2、表现异常的原因分析。什么叫表现异常,就是说当次的表示和平常完全不一样。比如说平常盘点准确率都挺高,在到了98%以上,突然这次变低了,只有90%;或者,之前都挺低(90%左右),这次却大幅度提升(99%)。这些,就是表现异常。我们要分析这些异常,对为什么以前高现在低,或者为什么以前低现在高,进行深入的原因分析和经验总结。 |
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