手把手教你「文件共享」，从此告别U盘和低效传输

最近，在朋友们聊天，发现大家平时办公中，经常遇到这 4 个问题：

1）微信上收发的工作文件，常常点开提示已过期或被清理。

2）团队的资料文件分散，没有统一存放，经常要花时间寻找。新人入职时没有统一的知识库可查阅。

3）老师收集学生作业/健康码、团队负责人收集团队成员的周报/月报时，得下载后整理，过程繁琐。

4）在团队项目中，需要协作的文档被多人反复修改，版本难以区分。

这些常见的问题，其实都能用小功能「共享文件夹」就能解决啦，不知道大家都用上了没？

它的可用场景非常多，十分好用，今天就来给大家具体介绍下吧！

01 

共享团队文件资料

实现认知同步、不怕微信清理

小金是公司的一个团队负责人，每逢新人入职，都是他最忙的时候。因为新人入职缺乏对部门信息和公司相关规章制度的了解，总是来问他要一些资料：

反反复复，忙忙碌碌，小金的工作总是被打断，效率不佳，只得夜深人静时独自抗下所有......

作为 WPS 用户的小金，其实可以......使用共享文件夹！简单三步，再也不要在新人入职时，成为人肉文件传输机：

1）在手机端 WPS 或者电脑端 WPS 新建一个共享文件夹 

2）把需要共享的团队资料，分门别类地放进共享文件夹中 

3）生成邀请链接，直接复制到微信、QQ上邀请团队成员加入

如此一来，成员加入后，成员便可以直接看到完整的共享知识库，哪里有疑问都能找到答案。

 

创建「共享文件夹」的具体的各端操作，大家可以参考下面的小教程：

❶  iOS、安卓手机端用户：

可左右滑动查看具体步骤 

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❷  电脑端用户：

可左右滑动查看具体步骤 

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创建完共享文件夹后，小金就可以把和团队所有相关的资料都放进共享文件夹里，无论是文件，还是图片，都不用压缩，全都可以存进来，也不怕被微信清理！

而加入的团队成员，便可直接看到文件夹中的所有内容。一个方便好用的团队共享知识库就此搭建成功，小金从此只需发一个链接就轻松搞定！

具体效果图如下：小金在团队知识库中，分门别类地上传了与本团队有关的所有公共资料，包含了团队各部门信息、报销须知、团队进行中的项目、已完成的项目、微信推送素材库、与本团队相关的研究资料收集等内容。

小金的团队知识库（效果图）

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小小的功能，却让小金一次性把所有的文件存储在云端，不需要再挨个找文件、发文件。

而要看文件的新人们或者团队成员们，也不用反复向同事请求发送文件，更不用担心微信上文件过期被清理。多全其美，岂不乐哉~

02

改进收集的方法

提高效率，减少反复工作

 

如果只用「共享文件夹」来做团队知识库，那你可就小看它了！

小金的朋友小檬是位教师，她不仅像小金一样，用共享文件夹来建立班级知识库（把课件、学习资料都放到一起），还巧妙地用共享文件夹解决了疫情期间收集作业、收集学生健康码的麻烦事。

 

小檬老师的其他同事，在收作业、收集健康码图片时，都要求学生每个人都发到她的微信里，然后再一个个核对、整理、催交......工作量真是浩大。

而小檬非常机智，她建立了一个班级共享文件夹，把孩子的家长都邀请进入了这一文件夹中。

在需要收集孩子和家长的健康码时，她只需要在班级微信群里告诉家长，上传的要求和规范，剩下的工作都由家长完成好了。井井有条，一目了然。

小檬接下来的工作：去共享文件夹欣赏一下自己科学工作方法的成果

小檬收集学生文件的共享文件夹

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小檬的班级共享文件夹

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小檬的同事知道小檬的这个方法，能不说一声 666 吗？！

03

文件云端实时更新

支持多人共同编辑，无须反复发送

除了能搭建团队知识库和高效收集文件，共享文件夹另一个厉害的地方在于：共享文件夹中的文档都在云端，无论有任何改动，可以实现实时多端同步。

 

以往小金和小檬在进行多人合作的工作场景下，不同版本的文件总需要在微信上传来传去，项目的资料也是通过微信发送，非常不方便。

而如果使用 WPS「共享文件夹」的话，小金的团队成员们就能直接打开文档，实现多人实时地编辑、实时保存，协作记录中也可以看到协作的历史，再也不用担心文件版本过多的问题啦。

共享云文档示意图

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提高生产力，加速团队合作，让工作变得高效快乐，就是 WPS 共享文件夹啦