【原】年底了，用思维导图来准备考核和检查，如何？

职业生涯规划师 2020-10-16

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一，背景

年底了，各种检查和考核都接踵而来，让人喘不过气。

检查和考核的手段，一般除了听取汇报之外，肯定还有查阅材料，或者再加一些群众调查之类的。

其中，最麻烦的，当属查阅材料。

检查人员要查阅材料，被检查的人，则要准备材料。

准备材料的过程，大概可以分解为五个步骤：

1、对照考核指标体系，想好呈现哪些佐证材料。
2、找到佐证材料。该汇总的汇总，该截图的截图，该打印的打印，该弥补的弥补。
3、编辑整理材料。材料找到后，按照一定的逻辑结构编辑整理好。
4、呈现材料。或者装订成册，一本一本的；或者装在文件框里，一框一框的。
5、保存材料。检查过后，需要收回去再用的，被拿回去了，比如会议记录之类的。其他的材料，大部分都被放在一个柜子里或者抽屉了，保存起来。

最痛苦的，当然是前面三个步骤。

步骤1，会纠结，到底要呈现哪些材料？多了，太累，似乎也没必要；少了，太难看。有一些内容，不好把握，得请领导定夺。

步骤2，很费力。找到了，还好，无非就是花点时间，截图的截图，打印的打印，就好了。有些内容，压根没有，巧妇难为无米之炊，不知道怎么办。

步骤3，考验的是对考核指标体系的掌控能力，选择呈现什么样的内容，以什么顺序呈现，怎样呈现，都很有讲究。

这三个步骤，最辛苦，最费力。

步骤4，也蛮花心思，怎样呈现，呈现出什么样的规格，都很值得研究。据说有个学校搞教学评估，有位辅导员就是在步骤3和4这里下了苦功夫，受到了专家的好评，为学校通过评估立下汗马功劳，然后就被提拔了。

年终将至，除了报销之外，最痛苦的，恐怕就是整理材料了。没干过这些事情的人，很难体会各种滋味。

每到年终的时候，下面的段子就会流行起来，揶揄理材料这件事，很能够说明整理材料的心情：

君子坦荡荡，小人理材料。少壮不努力，老大理材料。
春眠不觉晓，醒来理材料。举头望明月，低头理材料。
子在川上曰，我在理材料。商女不知亡国恨，一天到晚理材料。
洛阳亲友如相问，就说我在理材料。垂死病中惊坐起，今天还没理材料。
寄意寒星荃不察，我以我血理材料。人生自古谁无死，来生继续理材料。
众里寻他千百度，蓦然回首，那人正在理材料。
。。。。

二，技术可行性

用思维导图来准备材料，技术上完全没有问题，很值得尝试。

第一步，对照考核指标体系，想好呈现哪些佐证材料。

首先用思维导图来解构考核指标体系。通常指标体系都有几个二级指标，几个三级指标，再包含几个观测点。这个结构，跟思维导图的结构完全吻合，直接呈现在导图上即可。

接着，对照这些观测点，把想到的材料都罗列出来，可以把呈现顺序都理好。材料需要怎么样准备，也都可以备注好。

还可以用图标，明确材料的重要程度。整理的过程中，可以用图表来标示材料的完成情况。一目了然。

一般指标体系都比较庞大，一张思维导图呈现起来，怕比较吃力，怎么破？

没关系，xmind思维导图软件有上钻、下钻功能，还有从主题创建新画布功能，可以以任何一个子主题为中心主题，重新打开一张画布，只呈现这个子主题的相关内容，这样的画面就很简洁了。

第二步，找材料。这步，思维导图无能为力，估计任何工具都使不上劲，只有人有用。

第三步，编辑材料。根据第一步的思维导图梳理，这一步可以先在思维导图上把材料编辑好，然后线下呈现即可。

第四步，呈现材料。如果需要纸质版的，那没有办法，要一个一个打印出来，装订好。如果只需要电子版的，那太好了，思维导图在这里可以发挥巨大的作用。

第五步、保存材料。思维导图可以让你准确判断，哪些材料该保存，哪些不用保存。

三，如何用思维导图呈现材料？

操作很简单，只有三步：

1、将所有的资料，放在一个文件夹中，将该文件夹下的所有材料全部复制，如图：

2、打开思维导图软件（以xmind为例），点住中心主题，直接粘贴即可。结果如图：

3、改名，调整。将本案例中心主题改名为求职与就业课件参考手册（与原文件夹同名），然后将格式选择为平衡图（顺时针），就可以了，效果如图：

有两点需要注意：

1、材料粘贴进思维导图后，自带文件链接的。比如第一章“搜集就业信息”那个word文档，最后有word图标的，点击这个图标，就自动打开word文档了。其它exe、pdf、ppt、mp4等格式都一样。这对于检查和考核来讲，实在是太方便了。直接在一张图上，就把所有的材料都呈现了。
2、图片呈现比较麻烦。它是呈现大图的，而不是一个小图标，或者干脆只显示图片名。如果文件夹中图片太多的话，打开的思维导图将会很庞大。

目前我还没有找到将图片只显示图片名的方法，那样的话，整个思维导图就会简洁很多。

当然，用这个做法来整理电脑文件夹，效果也是相当惊人了。