行政处罚案件事实，可用“五何”要素来概括。即何人、何时、何地、何事、何情节。查清“五何”要素，是查清案情最基本的要求，也是实施行政处罚做到事实清楚所必须查清的案件要素。
一、何人，即违法主体是谁。查清何人，是指查清该违法主体的基本情况。对法人或其他组织，首先应查清该组织是否依法成立，是否具备法人资格，其性质是企业、事业、社会团体还是国家机关；其次应查清其名称、住所或经营（办公）场所、法定代表人或负责人、经营范围（经营方式）或职能范围、组织形式等情况。对自然人，首先应查清其身份证编号、姓名、年龄、性别、民族、文化程度、所在单位、住所或现住的地址等情况；其次，还应查清其是否属于办了营业执照的个体工商户，如果办了营业执照，应查清其注册时间、执照注册号、经营范围、经营地址等情况。
二、何时，即违法行为发生的时间以及查处的时间。查清此要素，关系到违法行为是否在追究时效内，是否在相关法律法规规章的生效期内。只知违法行为发现时间，不查明违法行为发生时间，是不对的。
除法律另有规定外，行政违法行为在两年内未被发现的，便过了行政处罚追究时效，不应再追究相关当事人的行政法律责任。追究期限，从违法行为发生之日起计算。违法行为发生之日是指违法行为完成或者停止之日；违法行为有连续或继续状态的，从行为终了之日起计算。
另外，我国的法律法规和规章一般没有溯及既往的效力，只能适用于在其有效期内发生的行为和事件。因此，查清违法行为发生的时间非常重要。
三、何地，指违法行为发生地。查清违法行为发生地，对于确定行政处罚的管辖机关非常重要，也是实施行政处罚首先要解决的问题。根据《行政处罚法》第二十条的规定，除法律、行政法规另有规定外，行政处罚由违法行为发生地的县级以上地方人民政府具有行政处罚权的行政机关管辖。
四、何事，指构成何种行政违法行为。关系到对案件的定性以及由哪个行政执法机关主管的问题。因为行政执法机关都有自己的职能范围，不同的行政违法行为由不同的行政执法机关主管。行政执法机关查获不属自己主管的行政违法行为时，应当及时移送有管辖权的机关。
五、何情节，指违法主体实施违法行为的具体情况，应尽量详细、准确。对于违反市场管理法律法规规章的违法行为，首先，要查清该违法经营者是初犯还是屡犯，主观上是否有明知或应知情节，违法经营的时间、非法经营额、销售额、违法所得额或非法获利额、造成的危害程度等情况；其次，还应查清该违法主体是否有法定的从轻减轻处罚或免以处罚情节。只有查清违法情节，行政执法机关才能正确行使自由裁量权，公正地实施行政处罚。
有的案件，需要查清行为人的主观过错。如：（1）为无照经营行为提供生产经营场所、运输、保管、仓储等条件的，在行为人知道或者应当知道是为无照经营行为提供便利的情况下，才能实施行政处罚；（2）为商标侵权行为提供仓储、运输、邮寄、隐匿等便利条件的，主观上故意才构成商标侵权；（3）串通招投标、串通拍卖，要求行为人主观上有相互勾结串通的共同意思；（4）商业贿赂，要求经营者是为了销售或者购买商品而给付不正当利益；（5）服务业的经营者将《产品质量法》禁止销售的不合格产品、掺杂掺假、以假充真、以次充好产品、明令淘汰产品、失效变质产品，用于经营性服务的，且主观上知道或者应当知道涉案产品真实情况的，按销售者进行处罚。
