思维模型22：避免待办事项清单---用于集中精力关注目前最重要的事情这个思维模型深入研究了一个不同的领域：生产力。 有时候，我们难以开始，是由于我们决定不了应该关注哪个领域。有太多事情可能引起我们的关注，有时候，我们分不清哪些是我们应该避免的，哪些是真正值得我们关注的。 每个人都知道待办事项清单的价值，但其实那并没有我们想象的那么有用，因为每个人本来就隐约知道自己应该做什么事，期限是什么时候。写下来的作用只是让人记住，比起没有待办事项清单，让人更有可能去做自己知道应该去做的事。 大多数人低估的问题在于，我们分不清事情的轻重缓急，因此，不知道自己应该做什么，不应该做什么。每一天，我们都需要选择对自己产生最大影响的任务，这里存在着许多隐藏的障碍。因此，跟待办事项清单同样重要的是，你要列出不该办事项清单。 不该办事项清单的内容或许会令人意外。要提升生产力，我们都知道显然不该做什么：上社交媒体，上网闲逛，明明要工作却在看《单身女郎》（The Bachelorette），或者边看书边学习吹笛子，这些显然对提升生产力毫无帮助。 你需要在不该办事项清单中填入会悄悄偷走你的时间、阻碍你实现目标的任务。这些任务是无关紧要的，会浪费你的时间，对你最看重的方面毫无帮助，你在这上面花越多时间，收益就越递减。这些任务是无用的，但区分真正的任务和无用的任务或许并非易事，需要认真思考。 或许跟其他反向思考的思维模型一样，我们只要清除不该办事项，就能够缩小优先事项的范围。配合前面章节讨论的艾森豪威尔矩阵，这是行之有效的做法。 不该办事项清单包含了几类任务。 第一，列入或许是优先事项，但由于外界环境，你目前还不能去处理的事情。 这些任务在一个或多个方面具有重要性，可是在等待其他人的反馈，或者要先等相关任务完成后才能去处理。你现在是没有办法去处理这些任务的，这只会无端地占据你的脑力，因此，你需要把这些任务列入不该办事项清单。 这些任务不会跑，等你收到别人的反馈，它们还在这里。只要记下，等待别人的反馈，如果你到哪一天还没有收到反馈，就需要跟进。记下来以后，把这件事抛诸脑后，因为这是别人的待办事项，不是你的待办事项。 你也可以向别人理清事项，询问问题，暂时把这些任务列入不该办事项清单。这样一来，你就把球抛给了别人，腾出空档，赶紧处理其他事务。 第二，列入对你的优先目标来说不能带来增值的任务。 有许多琐碎的事项是对你最看重的方面毫无帮助的，这些往往是鸡毛蒜皮的琐事会让你瞎忙活。你能否把这些任务委派、分配给别人，甚至外包呢？这些任务真的需要占用你的时间吗？换言之，这些任务值得你投入时间吗？如果你把这项任务委派给别人，除了你之外，会有人注意到区别吗？你若是亲自承担起任务，是否陷入了完美主义的泥沼呢？这些任务只是走过场、浪费时间，对全局其实并不重要。 你应该把时间花在推动整个项目前进的重要任务上，而不是花在目光短浅、微不足道的任务。 第三，列入目前持续进行，但即使花更多工夫或投入更多注意力也不能创造更多价值的任务。 根据收益递减规律，我们不应该为这些任务投入更多努力。 这些任务只会浪费你的精力，因为虽然这些任务还有改进空间（有什么是没有改进空间的吗），但可能做出的改进也并不会对整体成产生影响，或者投入的时间和精力与产生的微小成效不成比例。 实质上，这些任务应该算是完成了的。别在这些任务上浪费时间，别掉进把这些任务当成优先事项的陷阱。等你完成了要做的所有事情，再来评估一下想要花多少时间精雕细琢。 如果一项任务的完成质量已经达到你需要的90%，那么是时候环顾一下周围看还有什么任务需要从0做到90%。换言之，让三项任务的完成质量达到80%，远比让一项任务的完成质量达到100%更加有用。 第四点，也是最后一点，紧急任务！请参阅思维模型1。 当有意识地避免不该办事项清单上的事务，你就可以集中注意力，理顺安排。你不会浪费精力或时间，日产出会大幅提高。 办不该办的事，就像看一份没有菜式供应的菜单，是徒劳无功的。不该办事项清单可以让你避免精力涣散，免得在无谓的事情上浪费时间和注意力，而是优先处理重要事务。 你挂念的事情越少越好——多余的任务会造成压力和焦虑，只会妨碍或扼杀生产力。不该办事项清单可以消除大多数悬而未决的事情，为你减轻负担，腾出心思，专注一下飞来的球，沉稳地逐一击球。  |
|
|
