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石头说 在某些大单位，往往都是科长或处长亲自呈批送文件，为什么呢？就怕年轻人说不清楚，把事情搞砸了。 不然，领导问到，你一问三不知，不被骂才怪呢。 还有就是，要反复校正文件。 校正内容有：是否缺页，是否有错别字，页码编号是否连续，字体是否一致，有无空白页，有无打印不清晰页等。 02 形象要注意 都是成年人了，更要注意自己的形象。 比如，个人仪容仪表方面，着装、胡子、头发等，平时就要按要求整理好。 不要觉得不修边幅是个性，不拘小节是成大事者的共同品格。 那样的话，只会给自己找麻烦。 特别是很多领导，对下属仪容仪表看得都比较重，你标新立异的话，领导不训你训谁？ 再比如，个人卫生方面。 有的人平时喜欢嚼槟榔、抽烟，还喜欢吃大蒜，又不注意及时清洁口腔。 他们往人群中一站，异味扑鼻而来。 试想一下，你满嘴口腔异味在领导面前呈批文件，领导心情会如何？ 还有就是，汇报声音不要太大、语速不要过于急促，不然领导以为你在急他呢，势必会反感你。 汇报时，要站有站相坐有坐相，你跟领导的距离最好保持在1.5米至2米这个范围内，这是一个心理安全距离，不至于距离太远觉得陌生，更不会因为距离太近觉得压抑。 03 细节要把控 我们既要关注文件本身，更要关注文件以外的事物，要把控好细节，不能顾此失彼。 比如，手机要及时设置为“静音”或“振动”。 不然，领导正看着文件呢，你手机铃声突然想起，有的领导难免会认为你“不尊重他”“不注意细节”，会对你印象不好。 要准备好本和笔。 有时候，领导会有工作要求与提示。 准备本和笔的好处是，可以及时把这些记录下来，以便后续抓落实，这也是对领导的一种尊重。 再一个，笔最好能准备两根，并且提前试写保证好用。 如果领导没有笔或者笔写不了了，你可以把笔递给他。 不要三心二意。 给领导送文件时，不要有这些不好的习惯：看手机，回复微信；掏出手机看时间；东张西望等。 不然领导会有想法：呈批文件也就几分钟时间，你心不在焉，丝毫不尊重我。 04 要有眼力见儿 比如，领导正跟其他人交谈呢。 如果文件不急，那就缓一缓、等一等再去呈批。 否则，可以在办公室门口“晃悠”一下，尽量让领导看到你，如果领导示意你过去，那就赶紧把文件送过去。 如果文件非常急，实在不行，敲门经领导同意后再送文件，也未尝不可。 比如，领导心情不好呢，前一个人不小心激怒了领导，而你好不容易在领导办公室排队排到了，是直接跑过去送文件还是？ 如果文件不急，暂时把送文件的事情放一放吧。 再比如，签文件时，你看到领导茶杯空着，是给他续杯还是干站着不动？ 领导办公室物品摆放乱，你是帮他整理还是不动他的东西？ 这个要看领导的习惯来，如果领导不喜欢别人动他的东西，那你还是什么都不要做保险一些。 05 要有灵活性 如果领导不在办公室，文件该怎么呈批？ 这就涉及到灵活性问题了。 如果文件不急的话，可以先放一放，等领导回来。 当然，同时要咨询领导司机或其他知情人，掌握领导回来的大概时间，免得耽误事。 如果文件急，那就要电话、微信汇报。 电话、微信跟领导报告时，要注意时间，最好不要在休息时间进行。 一般地，如果想跟领导打电话，电话前，可以微信请示领导，看其是否方便接听电话。 跟领导汇报工作时，要简洁、明了，三两句话就把事情讲清楚，可以这样组织语言： 领导好，我是某某某，现在收到了来自上级某部门的文件，请示您现在是否方便看文件。 需要注意的是，千万不要问领导在哪里、在干什么，更不要给领导提要求诸如“请某个时间前给我答复”等。 这些，你都没资格说。 送完文件，得到领导批示后，千万不要瞎客套、罗里吧嗦一大堆。 说声“谢谢领导”即可，不然会让人觉得你虚伪至极。 呈批文件后，要切实抓好落实，及时跟领导反馈工作进度。 总之，职场无小事，我们要不断加强学习、加强总结，不断提升职场适应力，以展示更加美好的自己。 作者：办公室顾问团 浪子燕青 |
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