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在工作中，文稿经领导批准后，印制正式报告。这时选择用于复印正式报告的原始文件，就是一个重要细节。有的是直接用经批准后的报批件进行复印，有的则是从电脑里调取该报告的电子文档，重新打印一份再复印。这两种工作习惯，前者显然优于后者。因为报批件在上报过程中，已经多次核稿校对并经各级领导审核把关，以它为原始件复印制作文件，可以确保万无一失；而重新从电脑里调取的电子版，由于稿件修改遍数往往很多，有时所调文件不是最后一稿！有时在重新调取和打印过程中难免操作失误，比如意外触碰键盘后文件错行、多出空格、字母或文字，又如将电子版拷贝到其他承办人电脑中打印，导致排版出现错乱，等等。因此，应尽量选择以报批件作为用于复印的原始件。当然，如果在上报过程中对报批件有所修改的，例如落款日期，只能调取该件电子版加以修改、重新打印并用于复印上会文件，但这时就特别需要注意修改后文件与原件的核对。 修改后文件与原件的核对，可采取多种方法。一是与原件对比看，逐字逐句核对是否一致，原件上标明要修改的地方是否均修改过来了，等等。二是对修改后的文件单独看，从头至尾认真读修改后文件，看文句是否通顺，是否有错别字或者其他错误。三是承办案件的两名承办人员，可采取一人读报批件、一人核对修改后文件的方法进行校核。此外，可请对该件接触较少的同志帮助阅看，这一办法往往行之有效，承办人员由于对文件修改和阅看遍数过多，不易发现问题，但以生眼来看却常常容易发现错误和问题。 由于文件从承办人起草到正式制文，往往是数易、数十易其稿，反复修改，这其中就容易出现错误。如在修改中，多删除了几个字，或者漏掉几个字没有删，等等。在工作中，时常还要提前准备后续工作环节的稿件，以提高工作效率。这样做是非常必要的，但其中一个环节的稿件修改了几处，后续稿件中的相应地方也要依样修改，这个过程中也容易出错。 修改稿件中常见的错误如下。 例如，标题序号出错。原来一个问题中有（一）、（二）、（三）三个小标题，其中第（二）个标题在修改中被删去，文中剩下（一）、（三）两个标题，却没有注意修改为连续的序号。 再如，简称出错。原文中多次出现如“东方进出口贸易有限责任公司”，于是在首次出现时注明“（以下简称东方公司）”，但经多次修改，后面提到该公司的地方全部被删除，但却没有注意将首次出现时注明的简称删去；还有的时候，修改时在稿件中靠前的地方增加一段文字并提到了“东方进出口贸易有限责任公司”，但简称依然加注在后面出现该公司的地方，没有注意调整到前面来。 又如，涉案人员职务出错。如首次提到某涉案人时，应写“某某公司副总经理张三”，以后提到其仅写张三即可。在修改中，首次出现张三的段落被删除，但却没有注意在后面提到张三的地方增加其职务、身份，造成全文中均没有交代清楚张三是什么职务。还有的时候前后使用的张三职务不同，造成搞不清是不是同一个人。 还有如，稿件替换出错和格式出错。有时一个10页的文件已经完成正式制文20份，但发现其中第3页有错误，修改后替换所有20份的第3页，其中就容易出现新制第3页的最后一行与原第4页第一行内容不连续的错误。有时制作一个文件是用其他案件相关文件修改而来，如制作李四违纪案的处分决定书，是用此前其他违纪案的处分决定格式为模板，这时文书的尾条、附件等处往往成为容易疏忽而没有修改的地方。在格式方面，还要注意如果两个案件同时呈报，由于不同承办人的工作习惯往往不同，这时应横向比较两个正式呈报文件的格式、字体、标题、尾条等是否一致。 |
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