电子文件的归档包括电子文件及其元数据的收集、电子文件格式转换、归档数据包组织和存储等工作。
电子文件归档与纸质文件材料归档的主要区别是增加了电子档案必须具有真实性、可靠性、完整性、 可用性的“四性”要求。
真实性要求电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致;
可靠性要求电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实;
完整性要求电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失;
可用性要求电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解。
达不到真实性、可靠性、完整性要求的电子档案就不能与纸质档案一样具有法律效力;达不到可用性要求的电子档案是没有保存意义的档案。总之,达不到'四性'要求的电子档案就不是真正意义上的电子档案。
保证电子档案'四性'的目标是格式统一、数据规范、长期可读、便于共享。落实这个目标主要依靠统一电子文件格式和保存电子档案元数据。