從稍後閱讀到各種筆記、資料庫服務,可以儲存各種「感覺有用資料」的工具是很多的,但是很多工具用久了,資料愈來愈龐大,但卻開始感覺工具愈來愈難用:
我自己早期使用這類工具,也會有這樣的問題,後來逐步修正自己的整理方法,到了現在,可以建立起一個「大量收集但用得到,簡單整理但找得到」的使用邏輯。 這個方法如果跳脫特定數位工具的功能,可以歸納成「3W資料收集法」,是我在收集任何類型資料時,一定會做的三大關鍵步驟。 Why 明確設定使用目的:如果隨便亂收集資料,那麼資料庫就會充滿無用但干擾的資料。但如果沒有當下收集,很多資料卻又會很難再找回來。於是問題在於:「如何判斷自己什麼時候需要收集這份資料呢?」 第一個關鍵步驟是: Why :
例如當我看到一篇不錯的網頁文章、案例故事,想要「收集」時,我會問自己「(Why)為什麼要收集這個資料?」如果我能確定這個問題的答案就收集,如果不能確定就放棄。
當我能夠確定時,我會在收集當下立刻「跟使用目的連結」,連結不用想得太難,可能是寫下一段話描述我的使用目也可以,或是修改筆記資料標題變成需要的任務名稱。 當我不能確定明確使用目的時,我會放棄這次的收集。你可能會覺得,這樣不會錯失某些好資料嗎?是有可能,但當無法設定使用目的時,這些資料在資料庫中就「無法處理」,而無法處理的資料會造成資料庫變成垃圾場。 這些資料其實就讓他們留在網路上,以後有需要用 Google 搜尋,其實意思跟搜尋資料庫中未處理、無法處理的資料是一樣的。 再進一步思考,真的有辦法收集資料前都知道自己的目的嗎?我們可以從兩個角度來看:
Where 放在之後一定會使用的位置:整理資料時,如果出發點是資料分類,很容易變成分類愈來愈多愈複雜,但大量的、多層的分類反而讓自己無法搞清楚自己有什麼資料,增加找到資料的難度。於是問題在於:「資料到底要儲存、擺放到什麼位置比較好?」 從結果來說,當然就是要擺放在「之後一定會使用的位置」,但怎麼樣的整理設計,可以算是之後一定會使用的位置呢? 第二個關鍵步驟 Where:
「放在以任務為焦點的統整單位」:延續只有設定明確使用目的才收集資料的邏輯,那麼資料就一定跟某個具體任務有關,這時候,我們應該以該任務為單位,把任務相關的資料統整在一起,避免分散:
「放在專案流程中要使用的位置」:如果說資料以任務為單位統整,那麼他的排序方式就應該是跟著專案的執行流程來排序。如果說可以建立目標的計畫表與行動清單,那麼資料就應該跟目標行動清單有一致的排序方式,而不是另外有一個屬於資料的整理方式:
Write 改寫成自己的資料:但是有時候資料擺放時間久了,就算之後要用時找回來了,但看著當初的筆記,卻好像完全不認識一樣,即使資料找到了,卻忘記如何使用?於是最後這些資料雖然整理到位,但還是許多的死資料,等到找到時發現怎麼不像當初想像得那麼有用?於是問題在於:「如何讓資料活起來,變成一個活性的資料庫?」 第三個關鍵步驟是: Write
收集資料主要是作為參考、引用、證據的用途,最後的任務成果往往不是資料本身,而是自己要創造的新東西。 這無論對應到寫論文,還是做一份工作企劃,甚至日常工作任務,其實都適用。所以,資料本身不能只畫重點或摘要。 常見的情況,以工作任務來說,文件檔案收集齊全,但真的要執行任務時,卻做錯步驟,或是忘記如何使用,漏掉需要的關鍵修改。 但是資料只有「自己知道如何使用」,才有價值,而這代表在收集資料時,也必須把自己的思考模式、行動清單帶入,要不然這份資料只要時間一久,就會變成「陌生資料」。 另外,自己的思考模式與行動清單是會改變的,所以一份好的資料,應該會在執行任務的過程中不斷修改,也只有保持更新修改的資料,才會是「最接近現在的自己」的「可用狀態」。(真實案例可以參考:如何整理學習筆記系統?不是堆積資料心得,5年食譜筆記為例) 結論:這是我目前在建立資料庫、知識庫過程的 3W資料收集法:
最後,補充一個反思。那麼,如果我就是想要博物誌的收集,難道不行嗎?我目前就是沒有目標,只想收集覺得未來好像有用的東西不行嗎? 當然,我也知道這樣的資料收集方法,或許無法適用所有情況,尤其這裡針對的主要是「個人使用」的資料庫、知識庫,而非要製作公眾使用的資料庫。在我多年的實踐中,用在:
都是確實有幫助的,也提供大家參考。 我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。 也誠摯跟大家推薦我在 2020 年底推出的線上課程:「高效能職場筆記法」,同樣有帶入相同的筆記資料整理方法論。 對資料收集、整理有興趣,或是苦於資料庫雜亂的朋友,也歡迎進一步參考: |
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