谈谈办公室的文字工作（上）

【编者按】本文选自在原单位的机关业务培训交流材料，是主讲者对机关文字工作经历的一次回顾、总结和升华。文中所引用的材料，均为个人主笔或参与撰写的原创性文稿成果。此次摘编，除对若干敏感字眼和部分内容做了适当处理之外，尽量保证了原讲稿的原汁原味，以期能给读者带来一定的收获和启迪。

这次新入机关人员业务培训，领导分配给我的任务是谈谈如何写好办公室的文字材料。说实话，讲这个专题我还是有不小的压力，感觉确实不大好讲。尽管我在高层机关干过两年，之后在多个机关业务组干过，在撰写工作汇报、领导讲话、调研报告等综合性材料有过一些实践，但机关文字的写作和讲清如何写好文字材料还不是一回事，更何况自己并不具备“写好”文字材料的能力，也只是一个刚刚入门、“道行”尚浅的小学生而已，讲起来底气不足。

我考虑，主要是利用这个机会，围绕机关文字材料与大家共同作一个交流，而不是讲课。原则上，我不谈或少谈共性的知识概念，更多地是想结合自身经历，汇报自己“山寨版”的实践体会，所援引的基本上也都是这些年自创或参与写的材料，不一定全面、准确、详实、到位，希望能够起到一个抛砖引玉的作用，肯定会有很多不当之处，欢迎大家共同商讨、批评指正。主要是针对办公室文字工作，谈一谈“怎么看”与“怎么办”。

第一个问题，办公室文字工作“怎么看”

办公室文字工作，就是俗称的“写材料”。无论是否有过机关、领导工作的经历，无人不知“材料”的重要和“写材料”的艰辛。最近“材料”一词躺着中枪了，被网络和媒体推上了风口浪尖。起因是微信里有个叫“兵马行”的公众号，以“兵小马”名义创作的“漫画+文字”《加班熬夜写材料的八大好处》、《我是一只想转业的加班狗》走红，引发广大网友尤其是“笔杆子”们（估计绝大多是党政军机关人员）吐槽、热议，高声叫好者有之，一笑置之者有之，激烈批驳者有之，连《解放军报》“锐评”栏目都对此刊发评论《材料本无过，何处惹尘埃》。一一读来，仁者见仁、智者见智，刨除那些过于偏激、极端、宣泄的“负能量”言论，大流还是比较客观、公正的，并且有不少真知灼见。

对材料这一话题，任何一级机关都不可能置之身外。那么，身处我们单位机关，我们每一名机关人员究竟应该怎么对待办公室的文字材料工作？毋庸置疑，文字材料工作很重要，这项能力是做好机关工作的基本功，特别是对新入机关干部来说，更是非常重要、亟待提高的基本功。我感到，对办公室文字材料，可以从地位作用、素质要求、工作特点、行业现状、成果质量等五个角度来认识和看待。

一、从地位作用看，文字材料主要有“三个功能”

一是交流传递思想的主要工具。人与人是需要交流的，单位与单位也是如此。对上、对下、对内、对外，无论是汇报情况还是请示事项，无论是部署任务还是推动建设，无论是协商办事还是密切感情，如果没有思想、观点、情况、感情的交流，仅靠生硬的手段方式都很难达到目的。交流传递的基本方式无非是口头和文字，文字材料就是思想、观点、情况、感情的载体和外壳，是内心所思所想的外化固化。办公室作为党委、首长的智囊和外脑，撰写文字材料绝不是纯个人的创作，而是“代公立言”“代公发声”，体现的是一个单位、一级组织的思想、观点、情况和感情，传递表达这种思想，离不开机关精心准备的汇报、总结、讲话、经验、调研等各种材料。

二是辅佐履职尽责的主要依托。文字材料是为机关谋划决策和工作指导服务的，是领导机关工作的主要内容，这一点在高层机关表现尤为突出，古人讲“文能提笔安天下”。在高层机关工作过的同志一定有这样的体会，大量时间和精力都用在了起草各种各样的文字材料上，无论是对上呈送的、还是对下下发的，都离不开材料，即便是一个电话通知也要提前打好底稿，哪怕是一个事项协调都要提前打好腹稿。我们单位尽管是一个业务性的单位，虽然架构不大，机关相当一部分精力还是在受领任务和落实、协调、组织上，但文字材料依然是维持机关流转、履行机关职能不可或缺的要素，特别是诸如对上汇报、情况反映、建设论证等材料任务还是相当重要的。

三是工作成果宣传的主要载体。雁过留声、人过留名，工作干了就要有反映，文字材料正是宣传成绩、扩大战果、转化成果的重要方式，有时候甚至是唯一的成果、唯一的方式，也是记录历史、载入史册最为重要的载体。在很多情况下，首长、机关和兄弟单位是通过各单位的材料来了解认识这个单位的。对我们单位而言，工作要总结，信息要反映，成绩要宣传，经验要提炼，问题要反思，措施要研究，开个评审会、鉴定会都要写评审、鉴定意见。就连我们的建设成果展厅，在我看来，也就是在反映数十年建设成果的主题汇报材料行文体例下，各种影像图和各种实物按纲归位、各就各位，接受参观和检阅。他们是不会开口说话的，还是要靠文字辅助和讲解员介绍。我甚至认为，这个展厅的本质还是文字材料，是文字宣介功能的外延拓展，对我们单位扩大知名范围、提升地位作用上功不可没。

二、从素质要求看，文字材料体现为“三个具备”

一是具备文化水平和文字能力。做好文字材料工作，要具有较高的文化水平和较强的文字能力，这是基本条件，但只有这一点是不够的。如果是仅靠这一点就能做好机关文字工作的话，只要从学校里挑选一些中文系的学生，或者选调那些具有一定文学功底的人来机关工作就可以了，这样的人也不在少数。事实上根本不是这样，选调一个机关的“写手”每次都很让领导和职能部门头疼。

二是具备工作经验和创新能力。起草文字材料特别是首长讲话、工作报告、年度要点、专项方案等重要材料，实际上也就是机关工作人员落实领导意图，参与谋划决策和工作指导的过程，这就决定了写材料的人应该具备较多的工作经验和较强的创新能力，不熟悉这方面业务，不了解这方面情况，对工作缺乏必要的实践和研究，是没办法写这种材料的。看一份材料的好坏，可以看出写材料的人对工作的掌握情况。比如，我们写某力量运用向××转型，就应该具有较为丰富全面的业务工作经验，特别要熟知掌握这一手段的特性优长、能力现状、发展演变、××运用等情况，这样写出来的材料味道才会“正”，不会是“外行话”。

三是具备思想素质和政治水平。要写出好的文字材料，对于讲什么、怎么讲、讲到什么程度，不仅仅是一个业务水平问题，也不仅仅是一个文字表达水平问题，而是一个思想素质问题，是政治经验问题。前段时间，单位组织研究××、××力量的任务定位及相互关系，对文字材料分寸的把握，以及怎么下结论、怎么提建议，都具有极强的政治性、政策性，是对参与这项工作同志的思想素质和政治水平的考核和检验。

一句话，从事文字材料工作，要具备一定的思想素质、工作能力、实践经验和文字水平，也就是常说的综合能力、综合素质。

三、从工作特点看，文字材料主要有“四个特性”

和其他业务工作相比，文字材料工作有四个鲜明的特点：

一是材料题材的多样性。可能一些业务性比较强的组办同志对这点体会不是很深，但综合口、××口、政工口、论证口等业务部门的同志对这一点体会应该会很深刻。机关材料种类很多，仅正式分类的就有十几种，没有固定格式的公文材料就更多了，我们单位自身还有装备论证、建设、运行、保障、科研、信息等各类材料，每种材料都有各自的写作特点，题材非常多样，格式要求不一。

二是主题内容的重复性。一个单位，每年都是年初部署、半年小结、年终总结，年复一年，往返轮回。这就决定了机关文字材料特别是综合性材料主体内容的重复性。工作总结也好，年度要点也好，发言汇报也好，无非就是思想政治、信息保障、手段建设、业务训练、后勤服务；今年是这几个方面，明年还是这几个方面；今年是这些问题，明天差不多也是这些问题，基本内容重复性很强。

三是时限要求的急迫性。这是机关文字材料与院校、科研机构搞研究明显的区别。院校、科研机构搞研究有比较充裕的时间，而机关有的时候时间比较充裕，但相当多的时候，材料要得很急，常常是一晚上、一天半天就要拿出材料。特别是当前上级机关刚刚组建，各业务口边组建、边运行、边磨合，对基层情况还不熟悉、不托底，向各业务组要材料、要情况都很着急，有时恨不得一打电话立马就拿到。

四是审定标准的多元性。比如办公室牵头给单位主要领导起草一份材料，极个别时候是主笔人员直接对主要领导，中间省掉了若干环节。但大部分情况不是这样直达式报送，而是主笔人员写好了要组长看，组长看完了要部门副职看，部门副职看完了要部门正职看，部门正职看完了要单位副职看，经过若干层级的阅改后才能到单位主要领导那里，每一级都可能会提出一些或大或小的修改意见，甚至会推翻重来，有的时候难免会有一些抵触情绪。刚才讲到，机关文字材料写作，是办公室的一项工作任务，不是个人随笔、随感式的文学创作，要适应这种按级负责、逐级呈报的特点，消除抵触不良情绪，融合汇总各级意见，努力形成最大共识，在不断修改完善中得到更多锻炼和提高。

四、从行业现状看，文字材料可分为“三个层级”

这些年的工作经历，有幸与单位机关、各下属单位和其他单位写材料的同志打过一些交道，有些是上级机关和兄弟单位的高手、大家。个人感觉，从事机关文字材料的同志大致可以分为三个层级。

一是难写怕写。这是机关少部分同志的状况，其中也有一些干机关工作相对比较久的同志。客观地说，机关有不少工作是上传下达、组织协调、服务保障等具体性事务，这些工作很重要、很辛苦，从事这类工作的同志写文字材料少一些、实践机会少一些，可能更多地局限于提供一些情况素材，遇有重要工作时会写一篇要讯投稿。久而久之，组织、协调、办事、落实能力锻炼得很强了，但文字能力没有得到同步提升，写文字材料都觉得难，看见材料就头疼，遇到材料就绕道，实在躲不过去就应付了事。

二是能写愿写。这是机关大部分同志的状况，有一定的业务基础和文字基础，对文字材料不排斥、不抵触，愿意花一定的时间精力把属于自己份内的材料任务写出来，基本上能够完成文字材料任务，有的完成任务质量会高一些。领导布置任务后，能够比较准确地领会意图，把自己所负责工作的进展情况写清楚，对一些矛盾问题、措施建议也能够表述到位，要素齐全，该有的都有，多数时候能有七八成的样子，达到或基本达到完成任务的一般性要求；时间比较充裕的时候，思考得再成熟一些，有的能够达到八九成，再作局部性调整修改甚至是个别微调就可以了。

三是善写爱写。对写材料有热情，把起草每一份材料当成一种幸福、一种快乐，“五加二”“白加黑”“点灯熬油”也在所不惜，而且写什么像什么。特别是有的同志，对材料有一种敬畏和崇高，接到任务眼睛就放光、就兴奋，精雕细刻、不厌其烦，“语不惊人誓不休”，一出手就是发人深省、振聋发聩的精品，读罢能让人心潮澎湃、热血沸腾。具有这种境界层次的人非常少，是推动事业发展的中流砥柱，让人敬仰、膜拜。坦率地讲，我和在座的各位差不多，距这一层级差距还很大，但完全可以在“能写愿写”上做得更好些。

个人认为，要追求一个“到底”的标准，就是说，领导把这个材料任务交给我，我能够做到最后从我这里出手；而且不管领导有什么要求，我都能想方设法在我手中实现，而不是中途换人、另起炉灶。

五、从成果质量看，文字材料表现为“六个问题”

可以概括为“空、淡、散、乱、旧、涩”，这些大部分是共性的、易犯的问题，在我们机关层面或多或少有所体现。

空，是指材料空洞、要素不全，要传递表达的信息有缺项，这是机关公文最大的忌讳。我们知道，新闻有五要素“5W”（when、where、who、what、why），机关公文的基本要素大致也是这些，在不同情况下可以有所取舍，但必不可少的是观点、例子、数字、效果。

淡，是指材料清汤寡水、味道不够。一个材料有没有含金量、有没有分量，关键看思想含量够不够，如果没有思想支撑，没有鲜明观点，就成了白开水，过于平淡。

散，是指不凝炼、不集中。有的材料信息量也足够，该有的要素也不缺，也有观点支撑，就是深入思考不够，写起来成了脱缰野马，洋洋洒洒一大堆话，与阐述观点也有联系，但没有讲到位、讲透彻。

乱，是指行文逻辑性不强，有的刻意追求“无三不成文”，可是憋了半天只有两条，没办法硬是再拽一条凑数，反而乱了逻辑；有的是霸王硬上弓，用“就是要这样”来论证“必须要这样”，“不管你信不信，反正你必须信”，而不是依靠逻辑的力量来以理服人；有的过度跟风、追求时髦，不管什么主题内容，流行什么词就贴什么标签，有人形象地总结为“掰不开硬掰、说不通硬说、扯不上硬扯”。

旧，是指材料观点不新颖，事例不鲜活，看问题角度也不新，翻来覆去炒剩饭、搞复制品。形势在变化，事业在进步，新矛盾新问题也是层出不穷，即使是老问题也会有新的表现形式，写机关文字材料要及时跟进，有针对性地提出新思想、新判断、新要求。

涩，是指通俗性不强，读起来生涩难懂。我们单位所从事的业务专业性很强，大家一般是院校毕业直接到业务室工作，然后选调到机关工作，这就决定了所写的公文材料里不可避免会有专业术语、业务知识，书生味、学术气比较重。在这方面要下功夫，用朴素、浅显、形象的语言，把专业的问题讲通俗、复杂的问题讲明白。

第二个问题，办公室文字工作“怎么干”（待续）