费用报销管理制度（辣爸当家）
第一章总则
第一条目的为准确核算，监督成本费用支出，加强公司内部管理，规范公司员工报销行为，合理控制费用支出,特制定本办法。
第二条报销范围
本制度根据相关财务制度及公司实际情况，将费用报销分为：
（一）营销费用类：业务招待费、广告费、业务宣传费、运费、B2B特训营培训费、流量费等；
（-）租赁费用：房租、物业费等；
（三） 差旅费；
（四） 交通费：市内交通费等；
（五） 行政办公类费用：水电费、办公用品类、会议培训类、电话费、快递费、保洁费、绿化费等；
（六） 中介服务费：审计费、评估费、咨询费、律师费、手续费、招聘费、服务费等；
（七） 福利费、团建费
（A）工作餐费、水费
（九）其他相关费用。
第三条适用范围
本制度适用于公司总部和各城市子公司的各业务部门，各职能部门。
第四条相关要点说明
（一） 审批人责任：审批人在审批付款时，有责任评价和保证费用核销的申请来自于真实且必须的业务活动，并符合该流程的相关规定；
（二） 经办人（报销人）责任：对其所持发票的真实性、有效性、合法性负责；
（三） 付款方式：为保证资金安全，所有付款均釆取银行转账方式进行结算；（四）报销期限：费用发生后15天内进行报销，由于特殊原因无法及时报销的，可以适当延长，最长延长期限不得超过费用发生后3个月。除年底12月发生的费用可以在次年1月31日前报销外，不允许费用跨年度报销；如果涉及到个人借支的，报销冲账期限按《员工个人借支管理制度》执行；
第二章费用报销
第五条各类费用报销的原则
（一）本公司发生的或以本公司名义发生的各项经营性、管理性费用；
（-）费用的发生是真实且经过规定的程序批准或授权的。
（三） 费用报销的凭据应是完整、合规、及时的，符合《企业会计准则》和相关国家财税法规规定。
（四） 对于先借款后报销的，应先冲减借款。借款大于报销款的，余额同时交出纳清账。
第六条各类费用报销的细则
（一）营销费用类：业务招待费、广告费、业务宣传费、运费、B2B特训营培训费；
1、业务招待费：是企业为业务经营的合理需要而支付的招待费用，包括不限于宴请、礼品赠送
1业务招待费标准
序号 职务 单人限定金额 总额限定金额 1 总监及以上级别 200元/人 1000元/次 2 经理级 100元/人 600元/次
1.2报销业务招待费需填写费用报销单并附上发票、业务招待费明细表、菜单，业务招待费明细表模板请见附件一《业务招待费明细表》，对于未超标的招待费，只需本部门一级负责人在费用报销单上签批，对于超标的招待费，还需总经理在《业务招待费明细表》上签批。
2、广告费：指企业通过各种媒体宣传，激发消费者对公司产品的购买欲望，以达到促销的目的所支付的费用。
广告费超过5000元，必须有合同，报销单上应注明发布广告的新闻媒体名称、时间、发布广告内容的简单描述等，并附上广告图片、发票，进行报销
3、 业务宣传费：指企业开展业务宣传活动所支付的费用，主要是指未通过媒体传播的广告性支出，包括企业发放的印有企业标志的礼品、纪念品等。
业务宣传费超过5000元，必须有合同，报销时需取得发票、合同（如有）、宣传策划方案、宣传效果图（如有）0
4、 运费
报销运费需取得运费发票、发运明细表，若承运方无法开据发运明细表，需报销人自己制作excel表，注明发运时间、起止地点、运输货物名称、运费金额。
5、 B2B特训营培训费：特训营培训中所产生的招待费、交通费、现金奖励、搭建费、场地费等其他相关费用
特训营费用报销需取得预算表、现金签收表（如有发放现金奖励）、培训中所产生的各类招待费发票、场地费发票、交通费发票、搭建费发票等其他相关费用的票据。
6、 流量费：公司为获得有效客资，在各渠道（如大众点评、淘宝、小红书、抖音、微信等）上进行推广产生的费用
报销流量费需要发票、合同（首次付款需要）
（二）租赁费用
1、 房屋租赁费：是指房屋租赁人付给房屋户主的房屋租金
报销房屋租赁费需有付款申请单、发票、房屋租赁合同（首次付款时）
2、 物业费:物业产权人、使用人委托物业管理单位对居住小区内的房屋公共建筑及其设备、公用设施、绿化、卫生、交通、治安和环境等项目进行日常维护、修缮、整治及提供其他与居民生活相关的服务所收取的费用。
报销物业费需有付款申请单、发票、物业合同（首次付款时）、物业费催缴通知单（三）差旅费
1、差旅费报销标准严格按照公司已发行的《差旅管理制度》执行;
2、报销差旅费需填写《差旅费报销单》，在《差旅费报销单》中，分起止时间和地点详细填写；差旅
费报销单后需附上火车票、汽车票、机票行程单、住宿费发票原件、出差申请方能进行报销。
（四）交通费
1、市内交通费:员工为公外出产生的出租车费、公交费、滴滴车费
出租车费:
报销出租车费时，需要的士费票，并填写交通费明细表，注明用车原因、同行人以及出发地点和目的地、出发时间，交通费明细表请见附件二《交通费明细表》；
报销滴滴打车费时，需要打印出滴滴电子发票，行程单（可通过滴滴打车软件直接下载打印）；
自驾车费经申请同意，因公外出自驾车员工，公司予以报销由此产生的过路费、燃油费，报销标准如下:
1、过路费报销原则：凭出差期间产生的过路费凭据实报实销;
2、燃油费报销原则：按照1元/每公里标准执行;
燃油费报销附件要求：上车时及下车后油表拍照图片、起始地至目的地导航图片
（五）行政办公费用
1、办公用品费
报销办公用品费需有《办公用品申购计划表》、发票、销售货物清单（如果发票上列明商品清单的可无需此项）。
办公用品申购计划表请见附件三《办公用品申购计划表》，销售货物清单请见附件四《销售货物单》
2、电话通讯费
电话费发票后必须附签字版的《话费充值明细单》，列明部门、城市、姓名、型号、手机号、充值金额，话费充值清单请见附件五《话费充值明细单》。3、快递费
1如果是公司月结的快递费，统一由行政部贴票并附上《快递邮寄费用信息汇总表》，快递邮寄费用信息汇总表中需区分月份、公司、一级中心、二级部门、快递单数量、金额，与快递公司核对无误后，需快递公司人员签字确认，快递邮寄费用信息汇总表见附件六《快递邮寄费用信息汇总表》。
2如果是非月结的快递费，需提供快递费发票，快递明细表（如果是网上下单，可直接截图打印出运单列表详情），快递明细表中列明寄件日期、运单号、寄件收发地址、金额，运单列表请参加附件七
3、 培训费：公司组织培训所发生的费用，主要包括培训场地费、茶水费、外聘讲师费等一切培训过程中发生的费用，其目的主要包括提高员工专业知识培训、企业文化培训等。
报销培训费，除需发票外，必须在报销单后附培训的签到表、培训行程安排计划表、培训现场图片。
4、 会议费：公司组织会议所发生的费用，主要包括会议场地租用费、会场布置费、茶水费等
报销会议费需费用相关发票、会议签到表、会议现场图片
5、 水电费：报销水电费需水电费发票、水电明细单（电费要有上月表底数和本月抄表数），且水电费明细单需经办人签字
6、 保洁费、绿化费：保洁费、绿化费釆取外包形式的，需提供发票、外包合同（第一次报销时提供）
（六） 中介服务费
中介服务费包括：审计费、评估费、咨询费、诉讼费、手续费、招聘费、服务费等。原则上所有中介服务费必须签订正式的中介服务合同并取得相应的发票。
诉讼费：报销诉讼费需《诉讼费报销明细表》、诉讼费专用票据、其他为诉讼而产生的辅助费发票诉讼费报销明细表请参见附件八《诉讼费报销明细表》。
（七） 福利费、团建费
福利费：主要包括生日会、三八妇女节、端午节、中秋节节日慰问食品、礼品等。
报销福利费需要购物发票、采购货物清单明细团建费：公司为了提高团队的积极性、凝聚力，组织的员工拓展、聚餐、旅游等活动
部门内部自己组织的团建活动（如部门内部聚餐）报销需要发票
公司组织的团建活动报销需要发票、活动方案计划、团建活动图片、合同（如有）
（A）工作餐、水费
工作餐、水费报销仅限于员工为公产生的餐费、水费，如：爆款搭建员工餐、城市会议餐。
报销餐费、水费需填写费用报销单并附上餐饮发票、菜单及付款截图
报销标准：餐费人均20元一餐，水费人均3元一瓶，超过部分不予报销。
（九）其他相关费用
未列举详尽的其他相关费用报销时原则上应取得相关发票、合同，可参照房屋租赁费报销要求。
第七条报销单填写要求
1、 字迹必须工整清晰，尽量用碳素笔或签字笔填写；
2、 报销单上的摘要必须与发票内容一致，例如发票为办公用品发票，则报销单上的摘要不能是报销业务招待费；
3、 内容一旦填写，不允许私自涂改，如有错误，需要重新填写；
4、 填写小写金额前面需写上人民币符号“￥”；
5、 金额空白栏画斜杠“/”
6、 单据上大写处的金额，必须和小写合计金额保持一致，且大写处左侧无数字部分用③填充，右侧无数字部分填零，大写数字示例：零、壹、贰、巻、肆、伍、陆、染、捌、玖、拾、佰、仟、万；
第八条发票要求
（-）发票的要求：
1、报销人所在报销单位为一般纳税人的，需取得增值税专用发票，如果确实无法取得增值税专用发票
的，需注明原因（如对方为小规模纳税人），报领导审批后方可报销；如果供应商为一般纳税人而未取得增值税专用发票的，①财务从报销款中扣除税金支付；或者②报销人退回供应商重新开具增值税专用发票；
2、 发票付款单位名称必须写公司全称，发票抬头必须与相应的费用实际发生公司一致，即哪家公司发生的费用，就开哪家公司的发票；
3、 提供的发票项目一定要与出票单位经营范围相符，如办公用品商店开具发票项目为餐费，则超出该店的经营范围，为不合格发票；
4、 任何发票上必须盖有收款单位的发票专用章或税务局代开发票印章，无此两种印章的发票为违规发票，不予报销；
5、 根据《根据国家税务总局公告2018年第28号第九条》的规定，单笔业务报销金额在500元以内的，可以用收据报销，在收据上应载明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息；超过500元的，除行政事业单位开据的收据外，需取得正规发票进行报销；
6、 发票金额必须大于或等于报销金额；
7、 发票项目必须与报销项目相符；
8、 如为购置办公用品、办公设备、固定资产类等，发票中应填写购置物品的具体名称，若无具体名称，应附发票明细并加盖印章；
9、 邮寄快递费应向快递公司索取正规的发票，并有快递公司的盖章，快递单不可作为发票来报销；
10、 无论是机打发票还是手写发票均不可有任何涂改；
（二）发票粘贴的要求
1、 单据需整齐的粘贴在票据粘贴单上，发票粘贴后不得超岀票据粘贴单范围。粘贴时从左侧开始依次粘贴。单据粘贴后必须能显示税务章，发票号，发票代码，发票金额等信息；
2、 每张发票需粘贴在单据粘贴单上，请不要使用订书钉钉在发票粘贴单上；
（三）报销中无需提供发票的项目
1、行政事业单位盖有地方财政部门收费专用章的专用收据;
2、金额在500元以下的，可以使用收据;
第三章费用报销流程
第九条审批程序
（一）日常报销：办理报销时填写《费用报销单》，提供合法的单据，并在单据上注明每笔费用的用途，把所有开支单据分类整理好按照要求整齐地粘贴在费用报销单后经审批报销。
（-）报销审批流：报销人一二级部门负责人审批一一级部门负责人审批一会计审批一财务经理审批一财务总监审批（借支金额超过5000）-总经理审批（借支金额超过5000）一出纳付款
（三） 上一审核人未审核签字导致漏审漏签，下一审核人不应审签或直接代行上一审核人职责
第十条审批内容
（一） 报销人：按照报销要求粘贴报销单据，并根据原始单据内容，按照费用报销单列示，分别填写费用性质和金额及相关项目；如为总部线下审批，报销人需自己负责找相关审批人签批。
（二） 部门负责人：重点审核费用发生的真实性、完整性；
（四） 财务部：重点审核票据及费用是否符合财税法规和会计准则，费用是否在预算之内，原始票据粘贴是否合规，票据金额及张数是否填写正确，确认报销方式、财务手续是否完整、合规；
（五） 总经理对费用报销行使审批权；
第四章附则
（一） 本规定由公司财务中心负责解释和修订。
（二） 本规定经CEO批准后，自发布之日起执行。
附件一《业务招待费明细表》
业务招待费明细表
招待日期 招待人数 招待事由 招待地点 金额 是否超标： 口是 □否 一级部门负责人审核： 总经理审核:
附件二《交通费明细表》
交通费明细表
日期 起点 终点 乘车人 用车原因 金额
附件三《办公用品申购计划表》
办公用品申购计划表
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