【原】在Excel中创建动态的组织结构图

今天给大家介绍一种在Excel里制作动态组织结构图的方法。你可以像创建图表一样创建一个组织结构图。

在Excel中制作组织结构图是一个挺常见的需求。以前，我们可以用插入形状来制作，也可以用SmartArt来完成。我还见过用单元格来制作的例子。理论上，你还可以用图表来制作，不过那就过于复杂了。所以还是前两种方式比较常见。

无论是用形状还是SmartArt，都有一个缺点，那就是如果组织结构发生了变化，比如有人离职，调岗，升职等等，就必须手动修改做好的组织结构图。而在一个一定规模的公式里，这种变化几乎是每天都会发生的。所以，我们需要能够根据数据自动生成组织结构图，而且数据变化后，组织结构图能够自动适应这个变化。

本文介绍的方法可以在Excel 2016及以后的版本中使用。在Excel 2013中不能使用这个方法。但是，好消息是在Excel 2016中做出的组织结构图，在Excel 2013中可以查看。

实现方法

我们知道，微软的Office套件中有一个软件叫做Visio，可以用来制作组织结构图（实际上还可以制作各种各样的图）。当然，我们是不会用Visio来做的，一来，这个软件需要单独花钱，二来这个软件还是需要一定的学习的（尽管上手不太难）。

我们用的是一个Excel加载项，叫做“Visio Data Visualizer”。随之Office的最近的更新，这个插件已经成为Excel的内置功能了：在“插入”选项卡下，“加载项”组中右上角就是我们需要的加载项。

这个加载项可以让我们在没有Visio软件的情况下也可以使用Visio的功能。使用起来也非常简单。

如果你的选项卡中还没有这个功能按钮，可以通过下面的操作获取它：

点击“插入”选项卡下“加载项”工作组中的“获取加载项”：

在对话框中的搜索框中输入：

Visio Data Visualizer

开始搜索：

第一个就是我们要找的加载项，点击右侧“添加”按钮。即可添加成功。

1. 插入组织结构图

添加成功后，在Excel中就会插入一个对象，首先出现以下界面：

使用这个功能是需要登录的，而且普通的个人微软账户还只能使用部分功能，要想使用完全功能，需要使用Office 365订阅账户之类的才行。

不过，根据我的经验，个人账户的部分功能就够用了。所以，如果你没有Office 365的订阅账户完全没问题。点击“继续但不登录”：

这是这个加载项的主界面，左侧有3个功能，我们可以利用这3个功能制作基本流程图，跨职能流程图，和组织结构图。我们需要最后一个：组织结构图，点击该按钮，右侧有5种组织结构图形式，我们选择最后一种：混合：

我们看到，在工作表中插入了一个数据表，而加载项对象中插入了一个组织结构图。

2. 操作组织结构图

要制作动态组织结构图，对基础数据有要求。为了让使用者可以清晰的清楚这个要求，Excel就提供了一份示例数据，而显示的组织结构图就是基于这份示例数据的。

如果这个加载项对象位置不合适，挡住了数据，你可以将鼠标移动到加载项对象边框上，出现黑十字箭头边框时，移动这个对象。也可以将鼠标移动到边框的选择圆圈上，出现双向白十字箭头时，拖动改变加载项的大小。

有时插入 的组织结构图会显得字体过小，导致看不清楚。你可以通过加载项右下角的修改缩放比例来进行调整：

也可以当鼠标在加载项范围内时，按住Ctrl+鼠标滚轮进行缩放控制。

鼠标点击组织结构图区域，不松开鼠标左键，可以拖拽图表放在加载项区域的任意位置。

3. 动态组织结构图的原理

我们先来看数据：

数据有5列。我们先来看这个表中的第五列，这一列是角色类型，这些类型的作用是决定每个人的标签在组织结构图中的颜色：

主管——深蓝

经理——绿色

顾问——橙色

竖线——浅蓝

助手——黄色

注意其中的一个数据：竖线。很奇怪，怎么会有这样一个角色类型呢？我觉得是一个错误的翻译，实际上英文对应的是staff。

再来看其他几列数据。

前三列是一个员工的基本信息，员工ID，姓名，和职位。第4列记录了这个员工的经理ID。我们看第一条：Bianca Toscanno，ID是ID1，他的职位是董事，应该是这个组织的老大，他的经理ID列是空的，因为他上面没有任何经理了。而后面两条，ID2和ID3，是两个经理，他们的直接领导就是Bianca Toscano，所以他们的经理ID列都是ID1。

他们在组织结构图中的位置是依赖于第一列和第四列形成的关系决定的。例如第一条记录：

没有对应经理，所以就是组织结构图中的第一个元素：

又例如最后一条记录：

由于他的经理ID是ID7，所以在组织结构图中他是Aet Kangro的直接下属：

从图上我们可以可出，每个人的姓名下面对应的是职位，就是表中的第三列，这一列数据不会影响他们的相对位置关系。例如，我们把最后一条记录的职位改为设计师经理，在组织结构图的位置不变，只是显示标签发生了变化（修改数据后，需要点击刷新按钮才会反应在组织结构图中）：

只有改变他的经理ID才会改变他在组织结构上的位置。例如，我们把他的经理ID改为ID1：

刷新后，组织结构图上他的位置就发生了变化：

他成了老大的直接下属了。

4. 使用自己的数据

使用自己的数据很简单，只要按照示例数据的样子维护好一份数据：

然后将这份数据复制，粘贴到示例数据的表格中，刷新组织结构图即可：

总结及其他注意事项

我认为这个加载项是一个非常好的功能，为实现各种流程图提供了很好的支持。而且，尽管在Excel 2013中不能使用这个加载项，但如果你用Excel 2016做了一个组织结构图，你可以在Excel 2013中查看它。

下面介绍几个需要注意的点。

1. 保存图片