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发票地址错误被罚!2021年起,收到这14种发票一律退回!1月30日前,务必做好这5项检查!

2021-01-23  刘刘4615
会计人注意了!费用报销发票审核不严,武汉某公司被查了!今天起,收到这14种发票一律退回,1月30日前务必做好自查! 

01

发票地址错误,被定性偷税! 
又一家公司栽在了费用报销发票上!

一张物业费发票因地址错误,竟然收到了税务行政处罚决定书!进项税转出,企业所得税调整,我们来看看是怎么回事!


违法事实:

处罚决定:

02

今天起,这14种发票不能报销了! 
会计请收到一律退回!

1、发票信息不全或错误的发票,不能报销

①  增值税普通发票,没有纳税人识别号

《国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告》 (国家税务总局公告2017年第16号) 第一条:自2017年7月1日起,购买方为企业的,索取增值税普通发票时,应向销售方提供纳税人识别号或统一社会信用代码。销售方为其开具增值税普通发票时,应在“购买方纳税人识别号”栏填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用代码。不符合规定的发票,不得作为税收凭证。

②  发票业务适用税率开错

增值税不用业务适用税率不同,收到适用税率开错的发票不得报销。

③  没有编码简称或简称错误的发票

2018年1月1日及以后的增值税(电子)专用发票、增值税(电子)普通发票,“货物或应税劳务、服务名称”或“项目”栏次要有“简称”且“简称”正确才合规。如果出现类似“*运输服务*+“不动产”这样的错误,即使税率选择正确,也不可以抵扣进项税及所得税前扣除。

④  收到发票备注栏未填写、填写项目不全或填写错误

发生下列业务,备注栏需必须要填写,且收到发票备注栏信息必须正确,如租入不动产发票不动产地址与实际地址不一致的,不得报销!


⑤  发票附有清单的,清单不是从防伪税控系统开具打印,而是自行用A4纸打印的不能报销!
2、与实际业务不吻合

《国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告》 (国家税务总局公告2017年第16号) 第二条:销售方开具增值税发票时,发票内容应按照实际销售情况如实开具,不得根据购买方要求填开与实际交易不符的内容。

①  发票开具商品统称,如办公用品、礼品、食品、家具等,没有具体明细不能报销!

②  发票与实际业务不吻合,比如买的是香烟,开的却是办公用品,涉嫌虚开发票,不能报销!

③  没有发生实际交易,直接虚开发票,不能报销!

3、发票章不规范的发票,不能报销

①  盖章错误(盖财务章或者是公章)、模糊、或者未加盖发票专用章

发票应清晰加盖发票专用章,但提请注意的是,通过增值税电子发票公共服务平台开具的新版电子普通发票可以没有发票专用章,纳税人使用OFD阅读器打开发票,右键点击电子发票上的税务监制章,可进行查验。

②  印有旧版发票监制章的发票

《关于增值税电子普通发票使用有关事项的公告》(国家税务总局2018第41号公告)规定,2018年12月31日后旧版监制章的发票不能继续使用。    

新启用的发票监制章形状为椭圆型,内环加刻一细线,上环刻制“全国统一发票监制章”字样,中间刻制“国家税务总局”字样,下环刻制“××省(区、市)税务局”字样,如下图。


4收到第三方发票,不能报销

接受第三方发票,例如向A公司采购货物,通过A公司介绍,接受B公司开具的发票。

经济交易过程中,不能保证资金流、票流和物流(劳务流)相互统一,则可能涉嫌虚开发票,若被税务部门认定为虚列发票,不能所得税税前抵扣,不能增值税进项抵扣;如果已抵扣,补交税款、滞纳金、罚款;但也有税务局认可的特殊情况。

5成品油发票规定

①  没有”成品油“这三个字,不能报销!

成品油增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票左上角打印“成品油”。退货开具红字发票左上角第二行打印“销项负数”,普通发票(卷式)无此要求。

②  成品油发票“单位栏”、“数量”栏填错,不能报销!

发票“单位”栏应选择“吨”或“升”,蓝字发票的“数量”栏为必填项且不为“0”。

③  2018年3月1日起,成品油发票不是通过增值税发票管理新系统中成品油发票开具模块开具的不能报销!

03

收到不合规发票怎么办? 
今天统一回复清楚!

企业取得私自印制、伪造、变造、作废、开票方非法取得、虚开、填写不规范等不符合规定的发票以及取得不符合国家法律、法规等相关规定的其他外部凭证,不得作为税前扣除凭证,应及时要求对方补开。补开、换开后的发票、其他外部凭证符合规定的,可以作为税前扣除凭证。

企业在补开、换开发票、其他外部凭证过程中,因对方注销、撤销、依法被吊销营业执照、被税务机关认定为非正常户等特殊原因无法补开、换开发票、其他外部凭证的,可凭以下资料证实支出真实性后,相应支出可以或追补至该支出发生年度税前扣除(追补年限不得超过五年)。


在汇算清缴期结束后,税务机关发现且告知企业的,应自被告知之日起60日内补开、换开或提供可以证实其支出真实性的相关资料。

04

会计人注意!费用报销
不能只附一张发票!

对企业开支的审核工作,是不断完善内部控制的一个重要环节,同时也是企业所得税法判断能否税前扣除的重要依据。

根据《企业所得税法》第八条规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。

所以企业税前扣除,应证明企业支出是与企业取得收入有关的合理的支出。仅仅靠一张发票显然不能支撑业务的真实合理性,那么应附带哪些资料呢?我们为大家整理了常见的附件清单,供大家参考。


05

建议收藏!费用报销
审核要点及流程!

费用报销如此重要,那么如何做好费用报销的审核工作?我们来看一张图。

1、华为费用报销的流程

在华为员工报销费用,可能既见不着会计人员,也见不着出纳。华为实现了费用报销IT流程化处理。

十年前,智能手机尚未普及,华为就已在互联网上开发了SSE费用报销系统。能上网的地方华为员工就能登录SSE系统填写费用报销单,填写完毕后费用报销单系统会自动提交领导审批。

以员工报销差旅费为例:

首先上网填报费用报销信息,信息流转到主管处;
主管需确认差旅事项的真实性及费用的合理性;
主管确认后,再由上级权签人审批。

同时,报销人员需将费用报销单打印出来,附上相应发票,提交给部门秘书。

华为每个部门都配备有秘书,秘书会集中将部门的费用报销单快递至财务共享中心。
财务共享中心签收后,出纳会集中打款,这时,整个报销流程结束,剩下的就是会计做账了。

在员工费用的过程中,华为财务对几个环节进行了优化。

审批环节,由电子审批代替人工审批。以前报销员必须找到领导面对面签字,现在,电子流审批即可。

单据流转环节,实现集中快递处理。以前是报销人员挨个拿着单据送到财务部,现在只需快递寄至财务共享中心。

付款环节,系统批量处理代替了逐笔打款。以前要由出纳一笔一笔给报销人员打款,现在系统能归集员工姓名、身份证号、银行账号等信息,与网银对接后可批量转账,大幅减少出纳的工作量。

账务处理环节,由系统自动化处理代替手工录入。以前每报销一笔费用,会计就要做一笔分录,这样不仅效率低下,而且容易出错。现在,通过SSE费用报销系统与财务软件对接可直接生成会计凭证。

华为的财务总监孟晚舟女士在2017年新年致辞《却顾所来径,苍苍横翠微》中提到,在会计核算领域,我们积极尝试自动化、智能化,将标准业务场景的会计核算工作交给机器完成。

目前,年平均约120万单的员工费用报销,员工在自助报销的同时,机器根据既定规则直接生成会计凭证。

2、华为费用报销审批要求

首先,由主管领导对下属费用报销的真实性和合理性把关。

华为的会计人员一般不对费用发票做实质性审核,不审核有几个原因:

第一,费用的真实性应由报销人员的主管领导把关,因为他们才真正知情;
第二,费用审核工作量很大,成本效益上不划算。

譬如,公司全年120万笔费用报销,每一单审核需要3分钟的话,总计耗时需360万分钟。这360万分钟的费用审核需要多少人工去完成呢?

有人担心,有人虚假报销怎么办呢?除了前端主管领导的把关,华为在后端通过审计抽查对此予以监督。审计抽查是一种事后监控模式,如果抽查发现有问题,弄虚作假者会受到较重的处罚。

其次,限定领导电子审批的时间。

为了保证费用报销审批的及时性,华为规定了电子审批的时限。自电子流流转到审批人之日起超过一定时间没有审批的,系统将自动跳转到下个环节,默认本环节审批人已经同意。

当然,默认审批通过出了问题的,仍需由该审批人承担。另外,公司会定期提取审批时效记录予以通报,超时审批会给予批评。

第三,限定员工费用报销的时限。

华为员工费用报销原则上要在费用发生后三个月内进行。如超过三个月,但未超过六个月,需说明未及时报销的原因申请特批。超过六个月的,不能报销。

第四,丢失发票只报销费用的50%。

如果员工不小心将发票弄丢了,只要能证明费用真实发生了,也可报销。但报销时需要写详细的情况说明。审批通过后可报销费用的一半。

为什么只报销一半呢?一方面,发票丢失了,所报销的费用不能在所得税前扣除,这意味着公司要承担25%的所得税损失,这部分损失是员工造成的,理应由员工负担。另外的25%带有处罚性质,可视作对个人粗心大意弄丢发票的惩处。

3、华为内审对员工费用报销的监督

华为给每个员工都建立了费用报销诚信档案,每个员工都有诚信分值。这个分值会决定个人费用报销被审计抽查的概率。

员工刚入职时初始分为80分,B等。以后每报销一笔费用,没有出现差错的话,就可以加1分,最高可累加到120分。
诚信分数为80-90分,内审的抽查比例是20%;
90分以上,抽查比例是10%;100分以上,抽查比例是5%。
分数在80分以下,所有的费用报销都需要检查。
另外,分数低于70的,每笔费用报销财务都要事先审核,这将导致费用报销时限拉长,对报销人不利。

华为审计对费用报销的抽查非常较真,即便对任正非本人也不例外。

很多人可能在朋友圈看到过这样一张照片,任总自己拖着拉杆箱排队等出租车。华为的创始人难道出行没有下属陪同吗?

华为的差旅费报销制度规定,只有病员出差才允许有人陪同,领导出差时陪同人员的机票不能在公司报销,需由领导个人负担。

去年年末,内部审计要对董事会成员进行廉洁审计。某次审计时抽查发现任总有次出差报销了洗衣费,华为的差旅费报销制度不允许报销洗衣费,这属于不当报销。

审计将此写到了审计报告中,任总为此做了自我批评,并将不当报销金额退还给了公司。

4、华为内审对领导审批的监督

前面提到,华为员工的费用报销一般情况下会计不会一一审核,主要由主管领导把关。

如果主管领导把关不严怎么办?

华为某位领导对下属的费用报销未能认真履责,导致很多不当费用报销,审计抽查时发现了这一情况。华为是怎么处理呢?

第一,要求这位领导承担连带赔偿责任,如不当报销费用的员工已离职,由审批人赔付不当报销金额。

第二,停止这位领导费用报销权签权力三年。

如果这位领导本人希望恢复该项权力,需做两件事。这两件事做完后,才能恢复他的费用报销权签权力。

首先,自费请两名注册会计师对他过去三年所审批的费用报销单做一番审计;

审计如发现还有不当报销,也像前面那样承担连带赔偿责任。
文章来源:武汉税务、国家税务总局、财务第一教室、梅松讲税。内容仅供读者学习、交流之目的。文章版权归原作者所有。如有不妥,请联系删除。

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