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上市公司临时股东大会召开流程指引

2021-02-03  IPO上市律...

上市公司临时股东大会召开流程指引

本篇文章结合资本市场律师的实务经验,以科创板上市公司为讲述主体,以期为广大致力于上市的企业提供服务,欢迎律师界的同仁交流和指导。

一、召开股东大会涉及的法律法规

《民法典》(2021年1月1日起施行)、《公司法》(2018修订)、《上市公司股东大会规则》(2016年修订)、《公司章程》、《公司股东大会议事规则》、《科创板上市公司持续监管办法(试行)》(证监会令〔第154号〕)、《律师事务所从事证券法律业务管理办法》(中国证券监督管理委员会、司法部令第41号)、《律师事务所证券法律业务执业规则(试行)》(中国证券监督管理委员会、司法部公告〔2010〕33号)等。

二、临时股东大会的召集

(一)股东大会分类

股东大会分为年度股东大会和临时股东大会。

备注:发行无记名股票的,应当于会议召开三十日前公告会议召开的时间、地点和审议事项。

(二)临时股东大会的召开





备注:若公司不能在上述情形出现后2个月召开股东大会,应当报告公司所在地中国证监会派出机构和公司股票挂牌交易的证券交易所,并说明原因并公告。

  









以下,本篇文章将讲述科创板上市公司董事会为临时股东大会的召开流程。

三、临时股东大会的准备工作

(一)拟讨论的事项(议案)的公告

1.经董事会审议通过

根据上市公司章程,如拟讨论的事项需事先经董事会审议讨论的,必须先经过董事会审议。

备注:

根据上市公司章程,如拟讨论的事项需事先经董事会审议讨论的,必须先经过董事会审议1.1如拟讨论的事项需独立董事发表意见的,在发出股东大会通知或者补充通知时在上海证券交易所网站披露独立董事的意见及理由。

1.2根据《证券发行上市保荐业务管理办法》,该拟讨论的事项如需及时通知或者咨询保荐机构意见的,在发出股东大会通知或者补充通知时披露保荐机构的核查意见。如发生关联交易、为他人提供担保、变更募集资金及投资项目等承诺事项。

2.披露议案

根据上海证券交易所发布的科创板上市公司信息披露业务指南,如拟讨论的事项属于信息披露范围的(关联交易、变更会计事务所等),在发出股东大会通知时必须按照相应事项的披露要求在上证所网站披露。

(二)公告召开临时股东大会的通知

1.公告通知的时间要求

召集人应当在临时股东大会会议召开前15日,在证监会指定的披露媒体刊登公告,通知各普通股股东(含表决权恢复的优先股股东)。

2.公告通知的内容要求

2.1会议的时间、地点和会议期限;

2.2提交会议审议的事项和提案;

2.3以明显的文字说明:全体普通股股东(含表决权恢复的优先股股东)均有权出席股东大会,并可以书面委托代理人出席会议和参加表决,该股东代理人不必是公司的股东;需附上授权委托书模板;

2.4有权出席股东大会股东的股权登记日;

2.5会议常设联系人姓名,电话号码。

备注:参见上海证券所网站披露的股东大会通知模板

3.其他要求

3.1股东大会采用网络或者其他方式的,应当在股东大会通知中明确载明网络或其他方式的表决时间及表决程序。

3.2议案若涉及中小投资者(除公司董事、监事、高级管理人员以及单独或合计持有公司5%以上股份股东以外的股东)的利益,必须明确载明对中小投资者单独计票的议案;

3.3采取累计投票制还是非累计投票制,如涉及拟讨论董事、监事选举事项的,需要采取累积投票制;

3.4议案涉及关联股东的,必须明确载明关联股东应回避表决的议案;

3.5载明有无特别决议议案

3.6载明有无涉及优先股股东参与表决的议案;

3.7载明涉及融资融券、转融通、约定购回业务账户和沪通股投资者的投票程序、有无公开征集股东投票权等。

(三)补发股东大会通知

1.临时提案

单独或合计持有公司3%以上股份的普通股股东(含表决权恢复的优先股股东),可以在股东大会召开10日前提出临时提案并书面提交召集人。召集人在收到提案后2日内发出补充通知,公告临时提案的内容。

2.提案的内容应当属于股东大会职权范围。

3.通知发布后不得修改或者增加议案

除了本款第1项外,召集人发出股东大会通知后,不得修改股东大会通知中已经列明的提案或者增加新的提案。

(四)会议资料披露

1.时间要求

股东大会通知和补充通知应当充分、完整披露所有提案的具体内容即会议资料披露。根据上证所要求,上市公司最迟应当于临时股东大会交易日前一日,披露会议资料。

2.披露内容

2.1会议须知:

为了有序召开股东大会,会议须知主要针对会议的秩序和股东发言的议程作出安排。特别是股东发言环节,可作出详细告知。比如参会股东应当在大会主持人点名后有序进行发言,应当围绕股东大会的议案阐述观点和建议,发言时间应当控制在5分钟之内等。

2.2股东大会会议议程

告知会议召开形式、会议时间、现场会议地点、见证律师、现场会议议程。

2.3大会拟审议的议案

可附上本次大会的议案公告文件。

四、临时股东大会的召开

(一)出席现场会议的股东登记、入场环节

1.参会股东

股权登记日登记在册的所有普通股股东(含表决权恢复的优先权股股东)或其代理人,均有权出席股东大会,公司和召集人不得以任何理由拒绝。

优先股股东不出席股东大会,所持股份没有表决权,但《上市公司股东大会议事规则》第二十三条第2款规定的情形除外。

2.股东登记

会议召开方式,通常采用现场和网络相结合的方式。

出席现场会议的股东应当按照股东大会通知的登记时间、登记地点,持股票账户卡、身份证或者其他能够证明其身份的有效证件或者证明进行登记。代理人还应当提交股东授权书和个人有效身份证明。

3.股东资格的合法性的验证

现场会议入场时,召集人和见证律师应当依据证券结算机构提供的股东名称对股东资格的合法性进行验证,并登记股东姓名或者名称及其所持表决权的股份数。

3.1上市公司需要事先准备好会议签到表,应当分门别类制作,分为股东、董监高、见证律师和其他人员等或者在同一签到表上备注清楚;

3.2在股东大会股东登记环节或者在入场环节时,上市公司可提前与出席会议的股东进行沟通,询问其是否有意向发言提问,公司做好发言登记表;根据发言内容,可设置专门交流环节解答并针对具体问题指定人员回复;

3.3如有融资融券股东出席现场,需要具体问题具体分析。根据上证所的

要求,其需要提前委托会员公司进行网上投票,如在交易日前未委托,则现场不能参加投票。

(二)董监高应当列席或者出席会议

1.是否必须全部现场出席或者列席

首先,法律规定公司召开股东大会,全体董事、监事和董事会秘书应当出席会议,经理和其他高级管理人员应当列席会议。但是该规定并非是强制性规定,也未强制性规定必须现场出席或者列席。

实践中,尤其是疫情期间,董监高全部现场出席或列席若存在困难,可通过视频形式参会。

2.部分董监高未出席或列席,是否影响股东大会决议效力

部分董监高不参加会议,不会对股东大会的决议效力造成实质性的影响,但可能会对董监高的勤勉义务的履行有一定影响。

3.律师见证需要如实披露

如部分董监高未参加会议,对于律师的见证工作来说,法律风险也不是很大,但需要如实披露此情况。

(三)会议的时间、地点

1.会议的时间与地点须与股东大会的通知载明的一致。

2.现场会议与网络会议的时间协调问题

法律规定股东大会网络或其他方式投票的结束时间不得早于现场股东大会结束当日下午3:00,股东大会会议现场结束时间不得早于网络或其他方式。故在存在现场会议与网络会议不同步的情况下,怎么处理为好?

现场会议的时间设置,需要视具体情况而定。如果现场会议设置的时间是上午,则需要安排复会环节。上午投票表决后休会,视情况宣布下午复会的时间,待下午网络投票结果后,统一计算投票结果。

会议如定在上午,对上市公司而言,上证所网络信息公司会反馈网络投票的情况,如果网络投票缺乏积极性,可鼓励更多股东参与网络投票。

(四)会议主持人

股东大会由董事长主持。董事长不能主持的,则由副董事长主持;副董事长不能主持的,由半数以上董事共同推举的一名董事主持。

(五)投票表决

1.表决前,推举股东参与计票和监票

股东大会对提案进行表决前,应当推举两名股东代表参加计票和监票。审议

事项与股东有关联关系的,相关股东及代理人不得参加计票、监票。

2.表决时,律师、股东代表与监事共同负责计票、监票。

3.股东大会审议议案时,不得对提案进行修改。

4.同一个表决权只能选择现场、网络或者其他表决方式中的一种。同一表决权出现重复表决的以第一次投票结果为准。

5.表决时,议案应当区分普通议案和特别议案;

6.表决时,关联股东应当回避,其所持有表决权的股份不计入出席股东大会有表决权的股份总数;

(六)宣布会议决议

会议主持人应当在会议现场宣布每一提案的表决情况和结果,并根据表决结果宣布提案是否通过。

(七)法律意见书

《上市公司股东大会议事规则》第五条,公司召开股东大会,应当聘请律师对以下问题出具法律意见并公告:

1.会议的召集、召开程序是否符合法律、行政法规、本规则和公司章程的规定;

2.出席会议人员的资格、召集人资格是否合法有效;

3.会议的表决程序、表决结果是否合法有效;

4.应公司要求对其他有关问题出具的法律意见。

在主持人宣布会议决议后,由见证律师宣读法律意见书。该法律意见书必须由律所负责人签字并加盖律所公章、两位见证律师签字,于股东大会结束后当日下午7点前披露。

(八)会议决议和会议记录

股东大会会议决议,需要于股东大会结束后当日下午7点前披露。披露的会议决议不需要签字和盖章。该会议决议和法律意见书作为报送证监会的报备文件,需按照《科创板上市公司信息披露业务指南第6号》的要求,与会董事和记录人签字确认并加盖董事会印章。

出席会议的董事、董事会秘书、召集人或其代表、会议主持人应当在会议记录上签名。(《上市公司股东大会规则》41条)

(九)主持人宣布会议结束

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