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自我管理系统

2021-02-06  kelvin_hu...

一、确定并管理目标

1、确定目标

展望愿景

  • 关注六个高度
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  • 给五年后的自己写一封信
    • 憧憬未来,描述未来的自己是怎样的
    • 赋予自己人生伟大的意义
    • 写下自己的愿景

用九宫格平衡愿景

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  • 由于愿景可能太多,需要取舍平衡
  • 首先把愿景分类,并放入九宫格中
  • 通过九宫格对愿景调整,平衡人生
  • 参考工具:微信小程序『滴答九宫格』

将平衡后的愿景孵化为目标

  • 如何孵化:问自己——为了实现愿景,接下来的一年要达到什么样的目标?
  • 愿景孵化目标三步骤:
    • 首先明确定义目标究竟是什么
    • 其次制定实现目标的计划
    • 最后,根据计划确定较为详细的下一步行动

2、管理目标

用SMART原则落实目标

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将目标转化的习惯、项目、任务

  • 有些目标是养成一个习惯——参考工具:『滴答清单打卡』
  • 用思维导图展开项目
    • 中心写下目标为项目
    • 找到主干框架(一级分支)
    • 将框架细化为下一步行动(二级分支……)
    • 参考工具:『幕布』、『ProcessOn』
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  • 用甘特图管理项目
    • 第一列写项目名,列标题为月份
    • 表格主体用底色标明计划情况
    • 可以用不同底色标明计划月份、计划提前执行月份、计划内执行月份、计划外超期执行月份,再把实际完成月份在表格内标明OK
    • 这样就可以从整体反馈项目进度情况
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  • 用5W1H法计划任务
    • Why:为什么,了解清楚目的才不会跑偏
    • What:是什么,清晰且明正确的定义
    • Where:什么情况下做,准备对应资源和策略
    • Who:谁来做,学会委派他人和团队协作
    • When:几时做,计划好时间
    • How:如何做,明确方法、步骤和验收机制等

3、定期回顾九宫格愿景及项目甘特图

  • 目的:达成愿景和目标
  • 定期回顾进度情况——对计划进行适当调整
  • 定期回顾进行中目标——总结改进
  • 定期回顾未进行目标——适时启动目标
  • 只有定期回顾,才能心中有数

二、管理自己的精力

1、管理精力的原则

  • 首先需要达到效能,其次才是提高效率,
  • 首先需要管理精力,其次才是进行时间管理

2、管理精力最重要的是把注意力放在目标上

  • 注意力>时间>金钱
  • 网络时代主要的浪费注意力行为
    • 围观网络热点
    • 别人做什么我也做
    • 瞎操心别人的事
  • 如何合理使用注意力
    • 首先,把注意力放在自己的成长上;
    • 其次,把注意力放在自己的目标上;
    • 最后,把注意力放在自己的项目上。

三、日常任务管理系统

0、日常任务管理流程(GTD)

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1、收集

  • 目的:清空大脑中杂事、想法、任务、信息,集中注意力做正确的事。
  • 工具:『滴答清单』收集箱、手机『备忘录』
  • 工作方面收集提示清单(供参考)
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  • 个人方面收集提示清单(供参考)
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  • 以上收集提示清单来源于GTD
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2、处理

  • 目的:对收集箱的材料进行思考分析,它是什么,意味着什么,需要什么样的行动。
  • 判断为垃圾的——删除;
  • 非垃圾但不需要行动的——存档【参考资料】
  • 非垃圾但近期(1-2月)不打算采取行动的——列入【将来也许】清单
  • 将属于的目标用SMART原则落实目标,将目标转化为项目或【下一步行动】
  • 将多阶段的项目归入【项目清单】,用思维导图展开项目,分解成可执行的任务集
  • 对任务运用5W1H计划法进行分解,分解成可具体执行的【待办任务】
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3、组织

  • 目的:计划每一个下一步行动
  • 10分钟可以完成的事立即去做
  • 更适合由他人完成的委派他人,等待他人完成
  • 不能立即处理但可安排具体处理时间,加入日程事项
  • 不能立即处理且暂不明确具体处理时间,列入待办任务
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4、执行

分清工作的轻重缓急

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合理的分配时间——80/20原则

  • 避免将时间花在琐碎的多数问题上,因为就算你花了80%的时间,你也只能取得20%的成效。所以,你应该将时间花于重要的少数问题上,因为掌握了这些重要的少数问题,你只需花20%的时间,即可取得80%的成效。
  • 掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。一旦一项工作计划成为危机时,犯错的几率就会增加。我们很容易陷在日常琐碎的事情处理中;但是有效进行时间管理的人,总是确保最关键的20%的活动具有最高的优先级。

做最重要的事(MIT——Most Important Thing)

  • 每月列出MIT(最重要的事)
  • 每周列出MIT
  • 每天3件MIT
  • 把精力和注意力投入到MIT任务上

有可能的话:一次只处理一件事,提高效率

5、回顾/简化

  • 回顾简化的频率
    • 每日回顾完成任务情况
    • 每周回顾,简化任务清单
    • 每月回顾,简化任务清单
    • 每年回顾,总结并制定下一年度计划
  • 回顾简化的步骤
    • 首先,再次做收集
    • 其次,更新各个清单
      • 检视待办任务
      • 回顾本阶段已完成任务
      • 检视下一阶段的日程表
      • 检视等待他人完成任务
      • 检视项目清单
      • 检视习惯养成情况
    • 最后,创造和简化
      • 检视【将来也许】清单,确定开始做的转化到项目或下一步行动,确定不再行动的删除;
      • 再次思考头脑中还有什么新鲜、疯狂的点子,加入【将来也许】清单。

以上是个人学习总结并在日常执行的自我管理系统,欢迎大家探讨

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