档案整理之什么是“档号”？档号结构和档案排列编号

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档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。

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什么是“档号”？

中华人民共和国档案行业标准《档号编制规则》(DA/T 13-1994)中对档号的定义为：档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。

档号编制原则：

（1）唯一性原则
档案馆（室）内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
（2）合理性原则
档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。
（3）稳定性原则
档号一经确定，一般不应随意改变。
（4）扩充性原则
档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
（5）简单性原则
档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。

档号结构分类

档号结构分为三种：
第一种结构为：全宗号 -案卷目录号 - 案卷号 -  件、页（张）号。
第二种结构为：全宗号 - 类别号 -案卷号 -件、页（张）号。
第三种结构为：类别号 - 项目号 - 案卷号 - 件、页（张）号。

国家档案局在新颁布的《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）中，增加了归档文件档号结构和编制要求，标准规定：归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。 、

档号结构和档案排列编号（参考）

文书档案

1、排列编号方法：

按照同一年度，同一保管期限进行排列编制件号；

2、档号：

由全宗号-年度-保管期限-机构号-件号组成；

如：

声像档案

1、编号排列方法：

按照载体不同设置二级类目；照片档案在同一保管期限内、同一盒内进行排列，编制件号，件号在盒内流水，其它载体类档案按照文件类型（01-录音文件、02-录像文件、03 数据文件、图片文件、04-其它）再设置二级类目，在盘号内对文件进行编号。

1.1 照片档案档号：

全宗号—分类号—保管期限—盒号—件号。

如：

1.2 声像档案档号：

全宗号—分类号—二级分类号—件号。

如：

审计档案

1、排列编号方法：

在一级类目下，按审计项目设置编号；

2、档号： 

全宗号—分类号—项目号—案卷号—件号

如：

会计档案

1、排列编号方法：

在一级类目下，按照二级类目编制目录号和案卷号；

2、档号：

全宗号—目录号（一级类目代字+二级类目代字+年度号）—案卷号；

二级类目为：凭证 1、账簿 2、报表 3、其他 4。

其中根据公司实际运作情况，可将财务档案按“类别—机构—年度”的分类方法，按不同机构进行立卷归档，分别给予目录号，只有一个机构的，可不做机构号区分。如 SH1.1 表示上海公司第一本会计凭证目录号，其中，第一个“1”表示会计凭证，第二个“1”表示年度号。SH2.1 表示上海公司第一本会计账薄目录号，以此类推。

如：

设备仪器档案

1、排列编号方法：

在一级类目下，按设备种类或型号设置；

2、档号：

全宗号—分类号（SB）—设备种类（型号）—案卷号

如：

实物档案

1、排列编号方法：

按照实物载体不同设置二级类目，在同一年度内，编制件号；

2、档号：

全宗号— 一级分类号（实物）—保管期限—件号

如：

来源：CHN档案管理培训

编辑：SAN