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每天一点小技能 职场打怪不得怂  编按：在EXCEL工作中，文件后缀名是很多人常常忽略的存在。但是，如果不能精准地掌握它，它就会变成一个重大工作隐患。例如，当保存EXCEL文件时，选择了错误的后缀名进行保存，你的文件（特别是含有宏或VBA）数据就有可能缺失或无法正常运行显示，前期工作功亏一篑……  【前言】 用了这么久的EXCEL，如果问大家EXCEL的后缀名是什么？大家能回答出来吗，或者说你能说出几种呢？同学们肯定想不到EXCEL不同后缀的文件也有很多特定功能在里面的。今天我们就一起来看看EXCEL的后缀名，和它们不同的意义吧！ 【正文】 当我们有一张工作薄需要保存的时候，按F12快捷键，就会弹出“另存为”窗口，然后点开“保存类型”下拉菜单，在这里就可以看到EXCEL被保存的文件格式类型，下图，以EXCEL2016版本为例： 擅于使用这些文件类型，让一个文件在不同的使用环境中起到不同的功能，有着很重要的作用。 ►►►.XLSX格式 这是从EXCEL2007版面市后才出现的后缀名，也是现在大部分EXCEL（因为大部分人都已经使用07版以上的版本了）文件保存后的默认后缀名。设计此后缀，主要是为了和其他电子表格软件可以兼容，例如Apple Numbers、Google Docs和OpenOffice。 ►►►.XLSM格式 这个格式也是从EXCEL2007版开始的后缀名称——“启用宏的工作薄”。如果在EXCEL2007文件中使用了宏代码、宏表函数，这时我们就要把电子表格文档保存为.XLSM格式的文件，否则关于宏的内容很容易就会消失。 笔者E图表述认为，微软的这次改进是有着相当重大的意义的。在笔者使用EXCEL2003版的时候，无论是否使用“宏表函数或者使用VBA代码”，文件的后缀名都是一样的。试想：如果别有用心的人，将一段恶意代码放到电子文档的OPEN事件中，再起一个非常有诱惑力的工作薄名称。 一旦打开这样的文件，后果不堪设想，所以现在就可以通过后缀来判断这个文件是不是带宏，如果不是正当途径的外来表，大家可以自己判断是否存在潜在的危险。 ►►►.XLSB格式 “二进制工作薄”。当大家的数据记录较多，或者使用了大量的易失函数（尤其是大量的统计函数）后，工作薄的容量就会很大，有时会有几十MB、上百MB。打开或者运行这种工作薄会变的很慢，此时大家就可以将文件另存为.XLSB文件，可以起到增加运行速度、减少容量大小的作用。 如果文件中有宏，也可以保存为这个格式，宏代码依然可用。 ►►►.XLS格式 这个就不多说了，微软对于版本的向下兼容性一直做得很好。这就是97-2003版本的文件扩展名。现在很多的系统软件导出EXCEL文件时，依然采用这个后缀格式，就是为了兼容更多的电子表格软件。但是有一点要注意，当你的系统导出EXCEL.XLS格式时，最大的记录行数只有65535行，如果系统中导出数据大于这个值时，一定要分批导出（例如按时间段分几次导出），否则数据不全！ ►►►.CSV格式 Comma-Separated Values，一种纯文本文件，将记录条用逗号或者其他分隔符间隔后，形成一个字符串，其主要作用于数据交互转换的过程中。例如：大家需要将EXCEL的数据内容上传到某个网站，那么这个网站上就可能需要.CSV格式的文件，大家此时就可以将文件另存为此类格式。 ↑↑↑模拟另存为的.csv格式，以逗号间隔的字符串 笔者用的是EXCEL2016版，所以有两种.CSV格式，CSV UTF-8和CSV；在07版的EXCEL另存为中只有CSV格式，这是因为电脑字符编码不一样。在以前微软只选择了支持ANSI和UNICODE编码，然后再通过UTF转换格式，而现在可以直接保存为UTF-8格式，方便使用。 ►►►.XLTX .XLTM .XLT格式 这三个后缀名的文件格式，笔者就放在一起讲了。同学们仔细看看它们和刚才讲的有什么联系吗？ 将S改成T，就可以将文件改成一个“模板格式”，下面举一个例子： 新建一个文件，把它另存为.XLTX文件，此时大家应该注意到，默认的保存路径就会自动改变。 点击保存后，再依次用鼠标点击“打开”-“新建”-“个人模板”，就可以调用这个模板了。 这就是刚才建立的模板，同时大家也可以把这个文件传给别人使用，接受人将这个文件放到本地的“自定义 OFFICE 模板”中，就可以从接受的本地电脑中，使用这个模板了。 ►►►.XLAM .XLA格式 这两个格式是“加载宏”的格式。例如这里有一个用VBA写的自定义函数： 在工作表中任意单元格内输入函数=SC（），就会显示这个工作薄中创建了几张工作表。此时大家可以按F12快捷键，另存为.XLAM格式的文件。 注意一点：此时保存路径会自动跳转到本地微软根目录下的ADDIN（外接程序）文件夹下。 保存路径可以手工改到别的地方。对于不熟悉加载宏的同学来说，一定不要保存在这个目录下，会有“提示加载不成功”而打不开工作薄的危险。 当保存后，如果大家需要在其他的本地或异地工作薄使用时，有一个很简单的方法。如下： 打开其他工作薄，将.XLAM文件拖拽进去（工作表界面不会看到任何反应，但是在VBE界面就会加载了这个文件中的代码），然后代码或者自定义函数就可以使用了。 使用.XLAM格式的文件时需要注意几点： 1.在代码中一定要写清代码操作的文件为ACTIVEWORKBOOK文件。 2.如果使用自定义函数，并保存关闭后，大家会发现这个函数会有一个外部链接的地址，指向.XLAM加载宏文件；如果没有拖拽打开这个文件，更新后，此函数为#NAME报错。（大家可以在运行后，将其保存为值即可。） 加载宏是一个很高深的技巧，如果大家感兴趣，可以留言，我们后期可以安排此类内容再做深论。 【编后语】 笔者还有几个格式的文件没有给大家介绍，是因为那些内容实在是用到的机会较少，都是一些和其他数据类型互通兼容的文件格式。不过及此，大家也就知道，EXCEL对于数据格式还是可以达到很高的兼容性，可以和很多现在很流行的软件互通。 好了，文章就先到这里，希望能给大家带来一些启迪。  |
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