这20个不起眼的注意事项，你不会不知道吧？

小叶子们好，这里是秋叶编辑部。

小叶子们在给别人发文档的时候有没有注意小细节呢？因为负责人面对的往往都是几十个人甚至成百上千的文档整理的工作量~

今天这篇文章就是曹老师总结的文档交接的经验~这不仅有利于对自己文档的整理同时也方便了他人工作~

快跟着曹老师学起来吧！

作者：曹将丨ID：CJPPTAO

编辑：毛毛

今天的主题与文档相关，曹将整理了 20 条自己之前犯过的错、积累的经验，分享给大家。

❶ 通过社交软件发送 Word 或 PPT 时，也同步发一个 PDF 版。一方面方便阅读，因为文件一般更小；另一方面也不容易乱码，对方直接打开后即可看到成品。

▲ 同时发PPT和PDF两个版本

❷ 提供给他人的 Excel 表，如果行数太多，记得冻结标题行。如果预感对方要打印，那可以设置好打印区域。

❸提供给他人的文件，不要取名字「修改稿」「新建文件」「111」，至少要把主题加上，例如「2021年半年总结」。

❹ Word 篇幅如果太大，可以考虑加上一个目录。如果你有余力，还可以加上一段摘要，说明清楚基于什么背景、解决什么问题、大概步骤有哪些。

❺ Word 一定要加页码，这样如果别人有修改意见，也方便说「第几页的第几段要修改」。

❻ 引用外部数据时，一定要加上数据来源。这既保证了数据的严谨性，也方便日后更新数据。

▲ 数据来源很重要

❼ 如果发给他人的是修改后的版本，最好注明修改了哪几处，这样对方也可以重点看这些内容。

❽ 务必校稿。很多人不会因为你做得多好夸你，但会因为有错别字觉得你不认真。最好是找一个没有参与这份材料的朋友校稿，因为你自己已经太过熟悉，很容易忽略细节。

❾ 务必排版。排版不一定说是美得出众，但至少保证它的「正式感」。比如 Word 里首行缩进，标题字号与正文字号不同。即使是内部文件，也建议排版，它传递的信息是「你的认真靠谱」。

❿ 打印出来的文稿，可在重要页面处贴上便利贴，再交给他人。这样对方也知道哪里是重点。

⓫ 重要的 PPT 演示前，一定要提前到现场测试。有的地方可能不支持你的电脑，而官方用的电脑可能没有你的字体、不能播放你用的视频，甚至不能放映你的PPT（可能是因为太大）。这样你可以及时找到解决方案，比如将 PPT 存为 PDF 放映。

⓬ 重要的文件记得备份。可以是备份到网盘，也可以是备份到移动硬盘。否则电脑被丢或者硬盘出故障，损失就无法估量。

⓭ 电脑桌面可以扮演临时收纳箱，但是要定期清理。否则桌面就像塞满物品的仓库，挤不进去，也难以找到想要的文件。

⓮ 推荐一个免费的搜索软件，叫做 Everything 。只要安装后，搜索文件就是几秒钟的事，前提是文件的标题容易被搜索到。

⓯ 文件标题要容易被检索。比如一份年终总结，可以改成「2020年-年终总结-定稿-曹将-重要」，这样，你就可以通过多个维度定位到它。

⓰ 发送给他人的材料里，删除掉对他人无用的信息。比如你之前做的备注，比如之前用来分析数据的数据透视表。把它当做一个交付物，每个信息都对对方有用。

⓱ 每次开会时，尽量拿到会议文档，或提前了解会议内容，并准备好一些发言思路。这样临时被叫起来，也可以回答出来。

⓲ 汇报之前准备两个方案，一个是完整版，另一个是简略版。因为你不知道对方是不是会临时有事，只给你 5 分钟把事情说清楚。

⓳ 帮他人递文件做沟通，只要不是机密，便要熟悉内容。因为收到文件的人大概率会问：这是什么？我需要关注什么？

⓴ 平时积累一些好用的图片、免费字体，在需要制作 PPT 时可以更快完成。

▲ unsplash.com 高清版版税图片

▲ 字魂网上的免费商用字体

以上便是 20 条与文档相关的好习惯，希望对你有所帮助。

‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍

🎁