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如何召开一个完美的GJB5000推进的启动会?

 东北十三少 2021-08-04

如果组织把推进GJB5000、获取GJB5000资质看作一个项目,那么,很多项目管理的理论都可以得到应用。

比如,召开一个完美的项目启动会。

重要的事儿,得有个仪式,得让大家有个仪式感,这样才能引起大家的重视。

一个完美的项目启动会对于一个成功的项目来说,是至关重要的。因为项目启动会可以统一各利益相关方对项目的期望,可以提振士气,更重要的是获得有关各方的支持。

推进GJB5000,绝不是一两个人或者一两个部门的事。在组织外部,它和军代室相关;在组织内部,它离不开高层领导的支持,离不开人力资源部门的培训,离不开质量、计划、信息化部门的配合,当然还有开发部门、档案部门的参与。

所以,推进GJB5000的启动会,要让相关方全部到场,公布推进计划,各方的职责,获得各方的支持。

要确保启动会取得实效,可以采用结构化的方法来设计会议的日程、关注的问题和细节。

  • 项目启动会的议程

启动会的会议议程可以包括以下内容(示例)

序号议程
1会议议程介绍
2推进GJB5000对组织的意义和重要性
3项目目标和范围:通过GJB5000二级正评,获得GJB5000二级资质
4项目约束:组织为了推进GJB5000,给于XX经费支持,用于外购管理平台、开发和/或测试工具,开发部门要投入至少4个软件项目组,质量部门要投入组织体系编写、维护的人员,总投入的工作量不低于XX人天,争取在2年内通过正式评价。
5项目组织机构及主要分工:成立MSG和EPG,组成如下……,其中MSG负责重要事项的决策,负责高层验证;EPG负责
6进度和里程碑:X年X月,完成GJB5000体系建设;X年X月,完成
7控制机制:EPG每周向MSG汇报
8各部门的承诺
9下一步工作
  • 关注的问题

组织启动会要想好以下问题:

序号问题参考建议
1谁做启动会的主持人?高层领导
2启动会为谁召开?启动会是组织行为,是为确保推进GJB5000项目的成功而开,是为所有相关方而开
3谁来讲项目目标和范围?高层领导
4谁来讲项目组织机构及职责?高层领导
5哪些人参加?高层领导、部门领导,所有相关方
6历时多久合适?一般30分钟到1个小时
7重点对谁介绍分工?重点对部门领导介绍分工,并获取他们的承诺
8启动会的结果是什么?形成会议纪要,获得相关方的书面承诺
  • 关注的细节

组织启动会,要关注以下细节的落实:

序号细节
1通过启动会了解各方对推进GJB5000的期望和态度
2会上应尽可能地获取各方支持,求同存异
3将各相关方的责任以及项目约束等讲清楚
4要让各相关方对推进GJB5000充满信心
5要落实好下一步工作

这些结构化的议程、问题思考清楚了,重要的细节也能得以落实,一个完美的推进GJB5000的启动会就会如期而至。

这正是:

项目启动大事情,会议细节要想明

不唯要有仪式感,获取支持是关键

参考书目:极简项目管理:让目标落地、把事办成并使成功可复制的方法论,作者:郭致星,出版社:机械工业出版社

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