Excel 的主要功能（Excel 2016应用大全）

Excel 有哪些主要功能呢？你是否有真正的了解过吗？

Excel 拥有强大的计算、分析、传递和共享功能，可以帮助用户将繁杂的数据转化为信息。

数据记录与整理

孤立的数据包含的信息量太少，而过多的数据又难以厘清头绪，利用表格的形式将它们记录下来并加以整理是一个不错的方法。Excel 作为电子表格软件，围绕着表格制作与使用所具备的一系列功能是其最基本的功能，可以说是与生俱来的。

这方面的功能大到多表格视图的精确控制，小到一个单元格的格式设置，Excel 几乎能为用户做到他们在处理表格时想做的一切。除此以外，利用条件格式功能，用户可以快速地标识出表格中具有特征的数据，而不必用肉眼去逐一查找。利用数据验证功能，用户还可以设置允许输入何种数据，而何种不被允许，如图 1-5所示。对于复杂的表格，分级显示功能可以帮助用户随心所欲地调整表格阅读模式，既能“一览众山小”，又能“明查秋毫”，如图 1-6 所示。

图 1-5 设置只允许预置的选项输入表格

图 1-6 分级显示功能帮助用户全面掌控表格内容

Excel 还提供了语音功能，该功能可以让用户一边输入数据，一边进行语音校对，从而让数据的录入更加高效。

数据计算

在 Excel 中，四则运算、开方乘幂这样的计算只需用简单的公式来完成，而一旦借助了函数，则可以执行非常复杂的运算。

功能实用的内置函数是 Excel 的一大特点，函数其实就是预先定义的，能够按一定规则进行计算的功能模块。在执行复杂计算时，只需要先选择正确的函数，然后为其指定参数，它就能快速返回结果。

Excel 内置了 400 多个函数，分为多个类别，如图 1-7 所示。利用不同的函数组合，用户几乎可以完成绝大多数领域的常规计算任务。在以前，这些计算任务都需要专业计算机研究人员进行复杂编程才能实现，现在任何一个普通的用户只需要点几次鼠标就可以了。

图 1-7 内置大量函数的 Excel

图 1-8 展示了在一份进销存管理表格中使用函数公式进行复杂的先进先出法计算的示例。

图 1-8 使用函数公式进行复杂计算

使用 Web 引用类函数，还可以直接从互联网上提取数据，如图 1-9 所示。

图 1-9 引用函数直接提取数据

数据分析

要从大量的数据中获取信息，仅仅依靠计算是不够的，还需要利用某种思路和方法进行科学的分析，数据分析也是 Excel 所擅长的一项工作。

排序、筛选和分类汇总是最简单的数据分析方法，它们能够合理地对表格中的数据做进一步的归类与组织。“表格”也是一项非常实用的功能，它允许用户在一张工作表中创建多个独立的数据列表，进行不同的分类和组织，如图 1-10 所示。

图 1-10 Excel 的“表格”功能

数据透视表是 Excel 最具特色的数据分析功能，只需几步操作，就能灵活地以多种不同方式展示数据的特征，转换成各种类型的报表，实现对数据背后的信息透视，如图 1-11 所示。

图 1-11 快速挖掘数据背后信息的透视表

此外，Excel 还可以进行假设分析，以及执行更多更专业的分析，这些内容都将在本书第 4 篇中详细介绍。

数据展现

所谓一图胜千言，一份精美切题的商业图表可以让原本复杂枯燥的数据表格和总结文字立即变得生动起来。Excel 的图表图形功能可以帮助用户迅速创建各种各样的商业图表，直观形象地传达信息。

图 1-12 精美的商业图表能够直观地传达信息

图 1-13 则展示了利用条件格式和迷你图对普通数据表格做的优化，使之更易于阅读和理解。

图 1-13 直观易读的数据可视化

信息传递和共享

协同工作是 21 世纪的重要工作理念，Excel 不但可以与其他 Office 组件无缝链接，而且可以帮助用户通过 Intranet 或 Internet 与其他用户进行协同工作，方便地交换信息。

自动化定制功能和用途

尽管 Excel 自身的功能已经能够满足绝大多数用户的需要，但用户对计算和分析的需求是会不断提高的。为了应付这样的情况，Excel 内置了 VBA 编程语言，允许用户定制 Excel 的功能，开发自己的自动化解决方案。从只有几行代码的小程序，到功能齐备的专业管理系统，以 Excel 作为开发平台所产生的应用案例数不胜数。本书第 7 篇中介绍了这方面的内容，用户还可以随时到 http://club. 网站去查找使用 Excel VBA 开发的各种实例。