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什么是档案利用工作？  档案利用是以档案馆（室）藏档案信息资源为基础，根据特定利用者的需求或社会需求，通过一定的方式、方法提供档案信息为利用者服务的一项档案业务工作，也是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程。 档案利用工作的重要意义与作用 1、档案利用工作对各项档案基础业务工作有检验和促进作用。 一方面，通过档案利用工作，能够比较客观地检验档案基础业务工作其他环节工作的好与坏。优与劣，如档案收集是否齐全完整，整理是否系统规范，鉴定是否科学准确，保管是否有序安全等；另一方面，为了确保档案利用工作的顺利开展，要不断提高档案基础业务工作其他环节的水平，如加强档案收集工作，丰富馆（室）藏资源，编制各种检索工具，提高检索效率，推进档案数字化，采用先进的技术手段等，这些措施能够持续推动各项档案基础业务工作水平不断提升。 2、档案利用工作是档案工作的根本目的，为档案工作带来生机与活力。 只有通过档案利用工作，才能充分实现档案的价值，使档案工作发挥应有的作用，否则档案工作就失去了方向，甚至失去了存在的意义。另一方面，档案利用工作是对档案工作最实际、最直接、最有效的宣传，能够为档案工作带来生机与活力，能够扩大档案工作的社会影响力，争取各方面对档案工作的重视与支持。 档案利用应遵循的基本原则 1、开放利用原则 档案开放利用主要指将保密期限已满的和可以公开的档案，解除限制，并向社会开放，提供利用服务。《中华人民共和国档案法》第二十八条规定∶档案馆应当通过其网站或者其他方式定期公布开放档案的目录，不断完善利用规则，创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平，积极为档案的利用创造条件，简化手续，提供便利。中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。这是国家赋予公民的合法权利，受法律保护。 2、简化便利原则 档案利用工作要以用户为中心，在满足利用者需求的同时，还要兼具简便性。这就要求档案工作者从多个角度考虑利用者特征、利用者要求、利用者习惯等，真正为用户提供便利。为此，要简化利用审批手续和办事流程，让用户'少跑路，多办事'；采用统一规范的档案著录标准，建立科学、规范、易用的检索体系，方便用户使用；积极推进档案信息化建设，加快实现档案资源共享和远程利用。 3、复制品替代原则 记录档案内容的载体会随着时间的推移而逐渐老化，发生档案载体变色、发脆、磨损、霉蚀、字迹褪色等现象，严重的甚至彻底损毁，为了最大限度地减少或避免档案在利用过程中受到破坏，在提供利用档案时，对于残旧、容易损坏和特别珍贵的档案最好是提供复制本，一般不提供原件。《中华人民共和国档案法实施办法》中也规定，各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步以缩微品代替原件。当然，法律又进一步明确，档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。 4、保守秘密原则 保存档案的目的是最大限度地满足利用者需求，为社会各项事业服务。如果将档案束之高阁，只管不用，就会失去档案的价值，难以充分发挥档案应有的作用。但应指出的是有些档案内容会涉及党和国家秘密，有些档案内容会涉及工作秘密、商业秘密、个人隐私，因此，在提供档案利用过程中，要注意保守秘密，避免发生泄密行为，给党和国家，给当事人造成损害损失。所以，在开展档案利用工作中，既要积极提供档案为社会各项工作服务，又要坚持保守秘密原则。凡是在一定范围内限制使用的档案，就应该严格遵守《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》等相关法律法规，依法合理地提供利用。 5、效益原则 利用档案就是为了解决某一问题，从而在经济建设、工作查考、科学研究、编史修志等方面取得社会效益或经济效益。效益原则是衡量档案利用工作水平的重要标准。档案部门要坚持效益原则，加强成本、效益分析，在充分调研的基础上，优化工作流程、采用技术手段等创造性地、有针对性地开展档案利用工作，为社会提供更多有价值的档案信息。否则，只会浪费大量的人力、物力、财力。档案利用工作遵循效益原则，还一定要兼顾经济效益和社会效益、现实效益和潜在效益、整体效益和局部效益，以取得最佳的综合效益。 总 结 总之，做好档案利用工作的要求是∶明确服务方向，端正服务态度；熟悉档案情况，了解利用需求；正确处理档案利用和档案保密的关系；正确处理档案利用工作与档案收集、整理等基础工作的关系；注意掌握档案利用效果。 |
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