大型档案搬迁工作探讨 ——以广州市城市建设档案馆为例

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来源：《兰台内外》2020年 第04期

作者：连远丹 广州市城市建设档案馆

文章已获杂志社授权

广州市城市建设档案馆在查档服务不中断的前提下进行馆藏档案搬迁，比原计划提前31天完成档案搬迁工作。搬迁涉及的档案类别多，包含建设工程档案、管线工程档案、声像档案、实物档案等；搬迁使用车辆191车次，其中，大型车6车次，中小型车185车次；档案打包装箱工人共528人次；档案开箱、上架工人共1087人次；搬迁档案共100.1230万卷、底图柜等档案设备58个。搬迁期间未发生档案和设备设施损坏或丢失现象，未造成现场固定资产破损或丢失。结合本单位档案搬迁的经验做法进行梳理和探讨，以便兄弟馆交流互鉴。

一、搬迁前的准备

1.确定牵头部门、成立搬迁工作组、确定统筹人

档案是国家的重要文化资源，保证档案安全是整项搬迁工作的基础，而科学有序地完成搬迁工作需要大量的人力物力配合，因此确定牵头部门，成立搬迁工作组，确定统筹人是必要并且非常重要的。

牵头部门须全程重点参与搬迁工作并对所有参与档案搬迁的工作人员进行培训。因为库房管理部门对档案的分类及位置是最熟悉，因此档案搬迁最符合实际的方式是以库房管理部门为牵头部门，其它部门积极配合的方式。

牵头部门确立后需要单位组织成立搬迁工作组，搬迁工作组的架构以搬迁工作组组长、搬迁工作组副组长为领导核心，搬迁工作统筹人、搬迁志愿者协调人、档案押运车的司机等为搬迁组成员。

每个部门根据部门工作情况，安排工作人员到搬迁工作中来。由牵头部门制定详细的搬迁实施计划和方案，科学分配人力物力，协调搬迁过程中产生的矛盾。搬迁工作组负责监督搬迁工作的安全，协调做好搬迁防护，对档案进行登记、统计等工作。总之，各项职责要分工明确，职责到人，协调配合。

2.牵头部门制定周密细致的搬迁工作实施方案

（1）考察新馆布局，科学规划档案的存放位置

从整体考虑，根据新库房的布局以及各个库房的面积大小，提前设计好库房密集架的平面及立体效果图，计算每个库房密集架的档案存储总长度，结合不同类型档案的利用频率、馆藏量来规划档案的存放位置。

从细节方面考虑，档案上架位置要早核算、早定位，提前设计好档案打包的纸箱尺寸很关键，它是提高搬迁效率的第一步。而按照每一层密集架的长度来设计打包的纸箱的长度，以一层密集架对应放一个纸箱的档案为原则，就能提前确定每一列密集架对应的纸箱流水号区间。

（2）制定周密的搬迁计划

牵头部门须与搬迁公司密切沟通，务必使搬迁公司清晰搬运的要求，共同制定周密的搬迁工作计划，内容包括人员分工、搬运日程和路线、搬迁顺序、搬运总箱数（需要密集架的层数）、每台车的运输量、车次、搬运耗时天数、上架耗时天数、搬迁终点（位置具体到新馆对应的库区列节层）等等。做计划要充分预想突发状况并做好应急预案。

（3）核对搬迁计划表数据、提前到新库房密集架上黏贴档案存放标签

牵头部门负责对每一项数据进行核对，无误后，制作上架安排表，打印出上架的箱号并剪成合适尺寸的标签在搬迁前到现场一一贴至对应的位置，明确了每个库房每一列密集架对应的纸箱流水号区间，上架档案时便能迅速准确对位上架。

（4）完善搬迁方案的各个环节的确认表格

提前设计档案搬迁任务单、搬迁签到表、档案清点打包登记表、档案搬运确认表、档案上架安排表等，从细节上去完善每个表格的设计，以达到合理细致的程度。

3.物质上的准备

（1）制作标示标牌并黏贴到库房对应位置

（2）打印好表单：搬迁签到表、档案清点打包登记表、档案搬运确认表等

（3）密集架立体示意图挂墙

（4）准备好记号笔、剪刀、透明胶纸、口罩、尺子、手套、2个药箱（1个放押运的车上，1个放新库房值班室）

（5）布置好工作人员休息饮水区

4.搬迁模拟演练

与搬迁公司的主要管理人员约定时间，进行一次搬迁模拟演练，计算沿途所需的时间，敲定搬运期间的出发时间，再次评估方案的可行性，对搬迁方案再次完善。与搬迁公司讲解搬迁中过程中应注意的问题包括档案的安全与保护、搬运人员的自身安全，防止发生磕碰、遇到突发事件的处理等等。

5.开荒保洁、环评测试

在启动档案搬迁前，须对新库房进行开荒保洁处理。避免甲醛等有害物质对搬迁工作人员的身体造成伤害，环评测试各项指标合格后方能启动搬迁。

二、搬迁过程的把控

搬迁过程将搬迁公司及馆内工作人员分为3组：清点、打包组，搬运组，上架组。

1.清点、打包组：搬迁公司A组，3-4人；档案馆A组，库房管理部门1人。

2.搬运组：搬迁公司B组，6-8人；档案馆B组，3人，其中库房管理部门2人。

3.上架组：搬迁公司C组，5-8人；档案馆C组，6人，其中库房管理部门2-4人。

每组成员必须服从统筹人的安排，按照每日任务单（下图为正面，背面为相关联系人及电话）的要求严格执行。双方都必须安排现场协调人员在起点及终点负责管理协调工作。

1.打包清点

馆藏档案打包是搬迁实施的第一步工作，打包是非常重要和复杂的一项工作，不仅会影响到馆藏档案的安全性、完整性，同时还会影响到后期上架工作的执行。

搬迁公司A组工作人员对档案逐一清点，填写档案清点打包登记表登记清点情况并引导搬迁公司装箱，打包时在纸箱两侧及箱口处用彩色大头笔标注箱子的流水号、档案流水号，这有利于统计馆藏档案的箱数，也有利于保证搬迁公司的工人上架效率和正确率，保障档案有序搬迁。

2.搬运过程

（1）工作人员按任务单严格执行搬迁任务，做好监督引导工作搬运组的工作人员要熟悉档案放置的先后顺序，在装车时，能够准确指挥先上哪些档案，后装哪些档案，以监督搬运工人按方案操作，做到忙而不乱；其次要合理安排搬运分工，档案搬运工作中的所有工作人员应统一安排，合理进行分工。

搬运主要包括以下步骤：出库、装车、运输、卸车、入新库。需要注意的是，搬运时随时要注意卫生、保持环境清洁；适时放废纸皮在墙角拐角处，提醒走动的人员注意安全，同时避免损坏墙体、地面的情况发生。按档案分类进行，避免混搬；所有中转箱封箱后均在箱面贴上标识纸或按要求写上标识号，档案人员要随车全程押送，防止档案丢失遗漏等情况发生，如出现问题及时报告、解决；卸车时指引工人按顺序摆放，将档案运到前期规划好的库房。卸车完毕后，及时清点，保证每一卷档案都能安全完整地搬至新库房。

（2）实时记录搬运过程的情况

搬迁公司需另派小车载运工人，在搬迁起点和新库房摆放搬运工具，使装运量达到最大限量。搬运管理人员根据档案搬运确认表的要求，实时记录搬运起点及终点的实际情况。记录每一车次的搬运时间、档案数量、箱号，以便追踪溯源；出库是否无异常或者有箱体破损，已加固或其它实际发生的情况，以便总结经验；记录电梯运行状况，以便及时通知安排电梯维修保护；记录墙壁、地面、门窗无破损以便追究责任，确定责任主体。档案搬运确认表须双方现场负责人都签字确认，监督搬迁公司做好每一车次的安全搬运。

3.档案上架

（1）对号入座

以1个纸箱对应1层密集架的原则，按照密集架立体示意图以及提前贴好的档案存放位置的标签，便可立马确定上架位置。一般不急于拆纸箱，而是先完成对号工作后，再统一上架；根据密集架的长度分配上架人员，一般一列密集架可以安排2组人员，在密集架前端和后端分开同时上架，提高工作效率；若即将上架的档案里的存放位置处于不同的密集架，可以安排多组人员同时多列密集架上架。为避免档案遗漏在纸箱里的情况，需专人负责对拆开后的纸箱进行检查。

（2）选择合适的检查档案上架情况的时机

上架的档案有可能出现串架或者小范围内顺序混乱等情况，档案馆工作人员必须检查核对档案排列上架情况，及时调整并记录下异常情况。一般当天搬运的档案当天上架，若工人上架完一列密集架后，档案馆工作人员立即检查，则直接影响档案上架速度，而一上午集中上架再抽工人午间休息的间隙进行检查，则大大提高上架的速度。登记档案上架安排表（如下图）后及时录入电子表格，按照新的排架情况即可及时调整密集架架标，制作指引卡，存放索引等，方便调案。

三、搬迁后的思考体会

我馆在查档服务不中断的前提下，提前完成搬迁任务，依赖于以下几个方面：领导重视，亲自指挥，亲自上阵；全馆支持，各部门派人参与，无条件配合；牵头部门人员团结、合作、执行力强；前期工作准备充分，上架位置早核算、早定位，最大提高上架的效率；工作安排紧凑，合理安排每天打包、装运、上架工作内容，使各环节衔接优化，效率高；与搬迁公司工作沟通紧密有效，及时调整工作计划。