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哈喽，大家好，这里是一周进步。 我是若梦。 很多人在学习Excel的时候，经常会忽略了一个最基础的功能：数据录入。  哔哩哔哩 ， 交易担保 ， Excel数据录入操作不麻烦！学会这6个超实用的小技巧，效率蹭就上去啦 01. 把文本型数字转为数字格式 你可能会经常遇到这种情况：处理数字时，有些单元格左上角会有个绿色的小三角。 这些小三角看起来很不起眼，但当我们对这些数字进行求和计算就会发现，最后求出的数值居然为零。 这其实是因为，此时带有绿色小三角的数值为文本型数字，想要对这些文本型数字进行计算，就需要我们先将它转为数字格式。 - 操作步骤： ① 选中所有左上角带有绿色小三角的单元格； ② 鼠标移动到左侧黄色感叹号地方进行错误检查； ③ 点击下拉三角找到转换为数字，并点击它； 这时候，文本型数字就都转化为数字格式啦，我们也可以发现求和选项已经得出正确的结果啦。 02. 快速取消合并单元格 合并单元格这个技巧相信90%的人都知道，而且不少同学都非常喜欢用。 不过，虽然合并单元格在视觉上看起来确实更加直观，但对于【数据处理】而言，会造成许多的麻烦甚至容易产生错误。 比如，我们在对合并单元格的数据进行筛选时，无法筛选中其中的全部数据，最后可能会对数据分析结果造成影响。 那如果取消了合并单元格，这些空单元格的位置又该如何快速填充呢？ 其实并不需要一个个复制粘贴，只需要知道一个快捷键就可以了。 - 操作步骤： ① 首先选择所有已经合并的单元格； ② 点击取消合并单元格； ③ 点击查找和选择找到定位条件； ④ 选择空值，点击确定； ⑤ 输入键盘上的【=】再点击上一个相邻的单元格； ⑥ 使用键盘上的【ctrl】+【enter】就能来填充空白单元格数据。 03. 去除文本数据中的多余空格 不知道有多少同学喜欢在Excel中添加一些空格来增加美感。 比如这些销售员的姓名，虽然通过空格，能让名字对齐，但在进行统计或筛选的时候，excel却无法识别这些带空格的名字。 这时，我们就需要去掉这些多余的空格。 当然，肯定不是一个个手动删除。 巧用Excel，能够帮你快速批量删掉这些多余空格 - 操作步骤： ① 先选中所有单元格； ② 点击开始选项卡下的查找和替换； ③ 选择替换选项打开对话窗口； ④ 在查找内容中输入一个空格； ⑤ 在替换为中删除所有内容，什么都不用输入； ⑥ 然后点击全部替换。 这时候excel会把所有单元格中的空格都删掉了。 04. 规范输入日期 书写日期的形式有很多种，有些人喜欢用2021/2/21，而有的人喜欢用2021.2.21。 但我们推荐大家统一都用前者的日期形式表达，因为excel并不能识别用点来分隔的日期。 所以也会导致这类「用点来分割的日期」在筛选时无法按年月日来筛选。 如果你的文件中日期格式混杂，其实不用再重新一个个手动输入，只需要完成以下几个操作就可以统一啦！ - 操作步骤： ① 选择不规范的日期单元格； ② 点击数据选项卡下面的分列选项； ③ 选择分隔符号点击下一步； ④ 具体分隔符号不做处理，在下方数据预览区域中显示并没有分裂； ⑤ 点击下一步后，在列数据格式中选择日期，后面的下拉菜单默认选择YMD； ⑥ 最后单击完成按钮，完成对不规则日期的转换。 05. 单元格内容应统一明确 不少人在使用Excel时还会喜欢在一个单元格内同时输入数值和单位。 这样的做法是不可取的，因为一个单元格记录着一个属性，如果把数值和单位放入同一个单元格，会导致数据无法求和筛选。 如果真的想要在一个单元格内显示数值的同时还显示单位，其实可以直接设置单元格格式 - 操作步骤： ① 选中要设置的单元格； ② 点击鼠标右键，打开设置单元格格式； ③ 在数字选项卡下面找到自定义； ④ 在右侧类型中输入 G/通用格式'元'； ⑤ 点击确定，这时候单元格值是数字，但是显示的时候末尾会加一个“元”。 这样操作下来，单元格里不仅能显示单位，还能进行正常运算。 06. 删除多余的合计行 一张规范的数据表，是不应该在数据中间额外增加求和统计的。 虽然很直观，但可能会让数据表无法正常的生成数据透视表。 如果真想查看分类统计，可以考虑使用分类汇总。 - 操作步骤： ① 选中数据区域 并进行 分类字段的排序； ② 点击数据选项卡下面的分类汇总，打开对话窗； ③ 根据个人所需，选择相应的分类字段、汇总方式以及选定汇总项； ④ 点击确定—生成—分类汇总统计。 不需要分类汇总时，可以在分类汇总对话窗中选择—全部删除—分类汇总。 以上，就是今天给大家带来的六个规范录入数据的技巧。 看完记得给我点个赞哦。 我们下期再见。 |
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