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证据如何整理提交,才能更高效?

2021-09-25  漫步之心情
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本期提要

有读者留言,他想了解法院所希望看到的证据形式,以便更好地准备证据。其实,证据材料的提交确实在一定程度上影响着审理进程,规范、高效的提供证据,也能共同推进审判效率。一起来看看在这方面有经验的法官、法官助理和书记员,从不同的角度来探讨更为合理的证据整理形式。相信这些智慧,能够给你启发。

本期问题

向法院提交证据,

怎样整理,才更清晰有效?

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A1

陆望舒(松江法院民事庭 二级法官)

法院审理案件,必须以事实为依据,以法律为准绳。查清事实是适用法律的前提,而查清事实离不开证据。无论是在线提交证据还是邮寄提交,一般都需要一份证据目录来指引,毕竟合格的证据目录好比使用说明书,能够快速有效地发挥证据的证明作用。所以,我觉得比较清晰、高效的证据目录和整理形式应该注意以下几点:

1. 注明证据来源。没有标注来源的证据常常让人一头雾水,比较好的做法是通过标题或落款形式写对案号、写明身份、写清名称,直接了当表明来源,方便第一时间定位到所涉案件。

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2. 证据目录称谓统一。当事人基于诉讼身份的理解会采用(被)答辩人、(被)反诉人,(被)申请人等称谓,一审民商事案件中可以直接以原告被告相称,简单明了不绕脑子。

3. 证据目录表格化更清楚。证据目录以表格的形式呈现一目了然,整齐美观。同时在表格中对应证据序号、证据名称、证据来源、证明对象(目的)、证据页码这些必备要素进行填写,做到重点突出,简明准确。

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4. 合理分组归类证据。对于证明同一事实的数个证据,可以合并一组,如此既能紧凑连贯,又能形成体系。同时应以法律要件分类为基础,围绕争议焦点并结合案件类型,或以同一要件事实,或以同一争议焦点,或以同一诉讼请求等分组罗列证据,以达到证据组织逻辑清晰、层次分明、内容完整的效果。

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5. 证据页码不可少。页码的作用在于方便查找具体证据,但根据案件审理的进展,往往存在补充证据的需要,宜采用多层级目录的标注方式,既能方便在原有证据分组归类的情形下进行扩展补充而不用考虑重新编写页码,又能保持证据目录的完整连贯。

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6. 复杂案件要适当标注、说明。对于案情复杂的案件,可以通过法律关系图时间进程图等可视化形式简化案情、归纳要点。对于大篇幅的合同文件、文字摘录稿、银行流水等证据,可以就所涉内容进行标注或在填写证明对象时进行部分援引。

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7. 电子证据的提交要注意载体形式。对于电子证据,应当采用截图、拍照、录音、录像、公证等方式对内容进行固定,如果是采用线下提交的方式,还需要将相应的图片形成纸质打印件,音频视频储存至光盘、U盘等载体并制作与音频内容一致的文字摘录稿进行提交。尤其是电子邮件、聊天记录等截图应注明时间及人员身份,对于文字摘录稿应对照音频内容标注时间

8. 注意恪守举证期限,及时书面申请。为避免证据突袭,不能及时收集证据的,应当在举证期限届满前书面申请延长举证期限。同时,申请证人出庭作证的,应当在举证期限届满前提交申请书,申请书应载明证人的姓名、职业、住所、联系方式,作证的主要内容,作证内容与待证事实的关联性,以及证人出庭作证的必要性。

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程 炜(闵行法院梅陇法庭 法官助理)

从法院角度而言,简洁、完整、及时的证据十分有助于法院查清事实,依法作出裁判;而对当事人来说,好的证据整理有利于证明自身主张,从而维护自身权益。法院对于证据提交,无论是在线提交还是线下提交的“基本要求”都是:

当事人应当对其提交的证据材料逐一分类编号,对证据材料的来源、证明对象和内容作简要说明,签名盖章,注明提交日期。

但是,也有一些“进阶版”的证据整理方式,会让举证更清晰,主要是:

1. 证据目录要简洁明了。当事人举证的简洁亦对庭审记录和后续审理有所裨益,在提高了书记员庭审记录效率的同时,通过更高效的举证质证交锋,可以使法庭在审理中能够快速以证据还原案件事实,从而专注于对案件争议焦点的审理。具体而言:

证据编号应以一定逻辑分门别类,对同一项待证明事实的多个证据应列为同一组证据,同一组证据内可按时间、地点、人物顺序等逻辑顺序进行排序,便于法官在审理时理清事件的来龙去脉。如劳动合同纠纷案件中以劳动关系的建立、存续、结束为脉络,分别以劳动合同的签订、工作内容的履行、解除通知的发出为序予以举证。

证据名称应当简明扼要,切勿与证明对象进行混淆,以证据来源、种类、特征等予以概括命名为佳,便于表述与分辨:如微信聊天截图、银行流水记录、医疗费用凭据。

证明对象应紧贴证据内容,简单的证据可直接写明证明对象,复杂的证据可先对证据进一步描述再阐述证明对象,且应说明证明对象和证据各部分内容的联系,可引用提示关键内容,方便法官在审理案件时快速查阅。

2.举证要确保完整性。当事人举证的完整性事关案件事实的固定与查清,不得马虎,不完整的举证内容也会导致庭审进程的拖延,需由当事人对其举证进行补充和完善。完整性的举证应该包括:

(1)形式完整。列证据目录并按照目录进行编号排序;证据目录写明名称和证明目的,证据内容逐页编号,文字与图片清晰完整。

(2)内容完整。证据内容应当完整连贯,不可拼接、截取。如微信聊天截图应包括时间、对话人和连续的对话内容,录音文字整理资料应列明对话时间、对话人和按照时间整理的逐字句的对话内容;如提供复印件的,庭审时应当携带原件用以核对。

3. 在举证期内及时完成举证。当事人应当在案件举证期限内完成举证。为了庭审效率,预留交换证据与对方质证的时间,在证据交换阶段完成举证质证,更利于推进案件审理。如无法在举证期限内完成举证的,应当在收到举证通知书的第一时间内向法院提出申请延长举证期限并说明理由。

Q3

叶若安(长宁法院商事庭 资深书记员)

书记员工作中,经常会在第一时间接触到当事人提交的证据,很明显,良好的证据形式会让你的举证更高效,而且在庭审记录中,也会更清晰让人第一时间知道你所陈述的内容,同时整理好证据,也会方便案件归档和事后查阅。所以结合自己多年的书记员工作,总结几个比较重要的整理证据的要点:

1. 证据目录很重要。包含证据名称和证明目的的证据目录,既可以便于书记员提前制作庭审笔录,也为可以帮助法官及早了解当事人诉请主张及依据,方便庭审更有效开展。

2. 证据要标明页码。在证据材料众多,且庭审过程中可能需要经常引用证据内容时,当事人可以按照证据目录中证据顺序编写页码,推荐写在纸张下方或右下方,右上方是法院归档时书记员填写页码的区域,如果被占用,则会需要书记员一页页的手动祛除。

3. 纸质版证据材料打印制作要标准。根据法院卷宗档案的归档要求,卷宗材料纸张一般为A4大小,纸张左边行边距应留1厘米空白用于归档。当事人在准备线下提交证据材料时可以适当调整文本格式,按照法院卷宗档案的要求调整证据显示的内容和尺寸,确保案件归档时证据材料的完整性。

4. 用回形针或燕尾夹固定证据。对于需要线下提交的纸质证据,在整理时推荐使用回形针和燕尾夹。实践中,很多当事人习惯用订书针将证据按照顺序规整装订,有时纸张数量过多时还会重复装订用于固定。但其实,法院对于证据材料的保管是非常谨慎的,不会出现因为散落而遗漏的情况,但是订书针的固定方式却需要书记员在归档需要将这些订书针逐个拆除,如果遇上装订牢固拆除时纸张有破损的,还需另行粘贴补洞,其实并不利于完好的保存证据材料。

最后,在提交证据时还可以多多注意以下几点细节:一是证据原件存在一式多份的,准备证据时应核对原件与复印件是否一致;二是提交纸质证据时尽量根据法院和对方当事人人数提交证据副本;三是庭审时应携带证据原件供核对,若无法提供证据原件也需说明证据来源。

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