原创 游在北溟 职者见职 8月19日 说起找领导签字,在很多人眼中并不是一件大事。 但你在整个签字过程中的所思、所行、所说、所想,将会体现出你的综合素质。 每次找领导签字就像是参加一次小测验,考官就是领导。 如果考得好,得到领导认可,可为自己增加晋升筹码;而如果每次成绩都不尽如人意,甚至不及格,你的职场生涯将步入险途。 既然找领导签字这么重要,那应该怎样作答才能取得高分呢? 我们将签字的过程分解为3个阶段,通过细化每个阶段的工作任务,让自己从容应答,获取高分。 1 签字前 签字前的准备工作主要包括以下几个方面: 1)了解所签文件的主旨要义 如果文件材料是自己起草准备的,那没什么问题,你肯定对内容了如指掌。 但如果是二级部门或其它单位的文件,你需要在报领导之前,迅速浏览,掌握文件的主旨要义,收集可能相关的信息,比如它要达成哪种目标、时间节点如何、经费支取如何、人员动用如何等,将关键点记在心里。 做这步的目的是为领导在签字过程中的提问做准备,因为领导每天经手大量的文件,没有精力和时间去认真地、逐字逐句的浏览每一份文件。 这时,他就会问送这份文件的你了,而你的反馈,将便于领导做决策。 如果你一问三不知,跟个闷葫芦似的杵在那里,你感觉领导会满意吗?会高兴吗? 还要注意一点,在了解主旨要义的前提下,要认真核对内容是否准确无误,哪怕是标点符号也不要放过。特别是数字,不能出现错误。 这是一种工作的态度和标准。 图片 2)确认领导的行踪 有时,你兴冲冲地拿着一摞文件去找领导,却发现领导大门紧锁,无奈只好打道回府。 一去一回之间,既打乱了工作节奏,也耗费了时间精力。 因此,在找领导之前,最好先搞清楚领导的具体行踪。 你可以直接联系领导,说准备找您签几份文件,看现在时间方不方便? 一来也算个提醒,让领导做好准备;二来方便领导规划自己的时间;三来也不会让自己空跑一趟。 “一石三鸟”,何乐而不为? 3)检查着装,准备好签字笔和笔记本 职场中是会有一些公司提倡个性化,对着装、上下班等不做硬性规定。 但这样的单位毕竟少数,大多数单位还是比较讲究个人着装这一块。 去找领导之前,看看自己衣服是否平整,是否有纽扣没扣好、掖进裤子的衬衫外露等问题。 良好的着装既是对自己的严格要求,也是对领导的一种尊重。 备好签字笔则是应对领导一时手边没笔,还得专门去找的尴尬。 笔记本则是记录领导的一些指示,虽然多半用不上,但也显示了你对领导的重视和尊敬。 思虑周全,有备无患。 做好以上几个方面,下一步可以拿着文件去找领导了。 图片 2 签字中 签字中的工作主要包括以下几个方面: 1)敲门 千万不要直接推门进领导办公室,哪怕你们关系再好。 进领导办公室先敲门是一种职场礼仪,哪怕领导跟你们在一个共通的区域,你也要敲一下隔板。 一般情况下是敲3下, 在得到领导许可下,再进入办公室。 进门后,如领导正在打电话或低头看文件、写字,应站立一旁,不要打扰。等领导忙完手头的事,再上前递件。 2)站位 如果领导办公桌横着正对大门,则直接上前在桌子对面把文件递给领导。 注意,递资料时应注意方向,页脚端在前,不能让领导拿反。 如果领导办公桌竖着侧对大门,你也要到他对面,按照上面的方法把文件递给领导。 注意,千万不要站在领导的身后,一般情况下站在领导对面,有时也可以站其侧边。 图片 3)汇报 把文件递给领导之后,简明扼要地把文件的主旨要义汇报给领导,帮助他在最短的时间了解文件,作出正确的决策。 其中,最重要、最关键的是签字事由。在汇报的时候,先将为什么要拿来签字的理由阐述明白。 如果领导还有疑问,知道的,可继续解说;不知道或者模拟两可的,应向其说明,以免造成不必要的误解和麻烦。 当然,也有部分领导喜欢自己看件,遇到这样的领导你就老老实实站在那里就可以了,期间他要问你的话再有针对性地回答。 注意,不管是主动汇报还是被动回答,不要紧张,流畅自如、言简意赅、逻辑分明,不要东一句西一句,嗯啊半天都说不到点上。 此处还要注意一件事,那就是千万不要说下面这句话: “领导,这份文件XX领导已经看过签过字了,您直接签就可以了。” 此话一出,领导签字的概率可能直接降至0. 因为这句话暗含胁迫领导签字的意思,是个领导都不会喜欢。 同时,这句话也显露出你对领导的不尊重。 图片 3 签字后 不要以为你找领导签完字就万事大吉了,签字后还需要注意以下3个方面: 1)收集好文件 领导签完字,应将资料收拢整齐,不能出现有文件遗漏在领导办公室的情况。 2)说好告别语 领导顺利签好字后,不要拿着文件闷头就走。 要说一句“谢谢领导!”或者“要是没有其它事情我就先回去了。” 这是一种职场礼仪,相当于为一件事画个句号。 说完后,拿着文件走出办公室,关好房门。 3)迅速交办 签好的文件不能在自己手中耽搁,必须第一时间交办给承办部门。 如果领导在签字过程中有过单独交代,一定要把领导的意见交办清楚,保证活不干偏,劲不白用。 图片 4 写在最后 上面3个阶段属于签字的规定动作,把握好可不会出错。若要提升成绩,你还得关注好以下几个自选动作:时机、情绪和偏好。 1)时机要适宜 有的领导喜欢上午签字,有的领导喜欢午休后签字,还有的老板喜欢夜深人静时签字。 了解这些时机,有助于顺利签字。 2)情绪要愉悦 尽量在老板情绪稳定愉悦的时候签字,心情太好或是低落,都对决策不利。 到时候万一后悔,难免会怪在我们身上,尽量避开。 3)偏好要熟记 有的领导喜欢用钢笔签字,有的领导喜欢抽颗烟或喝杯茶再签字。 观察好这些小细节,文件签起来会顺利不少。 找领导签字,看似是小事,但是小中见大。 如果自己不注意,甚至不在意,很容易绊跟头,给领导留下不好的印象。 把事情做细,把细事做好,职场上的进步,就是这样一步一步走过来的。 图片 我是@游在北溟,与您分享职场那些事,欢迎在评论区留言交流。 作者 游在北溟 喜欢作者 阅读 223 |
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