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汇报工作时,怎样才能一开口就说到关键点

2021-10-12  镭师兄

大家好,我是倡导“人人如龙”的镭师兄,每天一个观点和话题,今天我们聊一下“说得清”。


很多人都对“一秒钟看透本质”感兴趣,但是现实中,“一开口就说到点子上”更重要。

能够看透本质,但是无法通过简短的几句话说出来,这是一件很遗憾的事情,会给人留下“思路不清、能力欠缺”的印象。

所以,想得透、说得清,这是职场的两个关键能力,今天就说说“说得清”。

一开口就能说到点子上

一、直接说结论,不要铺陈和阐述背景知识

来听你汇报的人,都是时间有限的人,在3分钟内你还没说清楚想表达的内容,那么可能就被他们放弃了,他们会说:“这个事情你没想清楚,下次再汇报吧。”

任正非一直要求下属汇报时必须在2分钟内说清楚,否则就直接进入下一个议题。

很多时候,这次汇报不好,下次可能就换人来汇报了,你的职场生涯会大受影响。

例如你想通过这次汇报来申请设备,那么就有两种汇报风格:

  • 风格1:提出大量的数据,展现设备不足的问题和危害,最后申请增加新设备。

  • 风格2:直接提出申请新设备的数量和配置要求,然后再说明原因。

第一种风格往往需要别人大量记忆你给出的原因和分析过程,最后再来评判这个申请是否合理。

第二种风格则是别人带着结论去看给出的原因是否合理,过程更轻松、思路更清晰,效率也更高。


我曾经做过一次类似的汇报,在第一页就提出设备申请的内容,结果与会人就在第一页进行了简单的讨论就一致通过了,前后不到五分钟。

这次汇报过程中,大家压根就没看后面的内容,有什么疑问就直接问我,我直接回答即可。

直接说出你的结论,一方面让人觉得你思路清晰、能抓住重点,另一方面可以通过这个结论打开别人的好奇心,让他迫切地了解“为什么要这样做呢”。

例如你跟好朋友聊天的时候,这样聊的效果会更好:“老张,我恨死你了。”老张一定秒回:“咋了?老李,你说清楚。”

说出关键信息,更能抓住人心

能否有效勾起别人的好奇心,这是“是否会交流”的判断标准。


二、采用直观、对比的语言,强化画面感

在汇报过程中,很多领导不一定是科班出身,对一些技术术语没有概念,这个时候你说得再精准也是白搭。

例如对于数据存储,精准的技术语言是这样描述的:

“尽可能不重复,以最优方式为某个特定组织的多种应用服务,其数据结构独立于使用它的应用程序,对数据的增、删、改和检索由统一软件进行管理和控制。”

你如果在汇报的时候这样描述,铁定要被骂,没人认为你很专业,只会认为你在显摆或者添堵。

如果使用画面感强的语言,就可以这样来说:

“数据就是一个个小箱子,这些箱子放在仓库中保管,库房管理员可以根据需要调用和管理这些数据箱子。”


现在很多技术层出不穷,很容易混淆,这时候就可以使用类比的分数来介绍,让别人一下子抓住精髓,觉得你说到了点子上。

例如“数字孪生”刚出来的时候,很多人不清楚这是什么意思,有人这样类比的:

“你照过镜子吧,你和镜中人可以看成一对双胞胎,数字孪生就是将真实的你和数据系统的中的你看成一对双胞胎,镜子内外数据一致、动作一致。”

通过照镜子这个类比,将数字孪生的概念直观地介绍了一下。

类比,最简单、最直观的交流方法

用熟悉的内容来类比新生事物,这是我们常用的方法,例如将某人称为“小乔布斯”,大家瞬间就知道了这个人的特点。

再例如你和别人约在某个地方见面时,如果你说是在南京路213号,对方肯定没概念,你可以说“南京路213号,旁边就是省口腔医院的大楼”。这样对方就可以通过“省口腔医院”这个熟悉的建筑来定位了。


三、编一个含关键词的金句

你在汇报结束后,判断汇报成功与否的依据是:对方是否记住了核心内容。

如果在开头说到了重点内容,给对方留下了深刻的印象,但是后面的交流和讨论冲淡了他的思路,那么你就需要通过“含关键词的金句”来巩固记忆,让他带着金句离开会场,甚至能在以后工作中引用这个金句。

我以前在某个部门时,SE汇报了敏捷开发的特点,最后使用了“小独轻松”四个字来总结,使得大家一下子就记住了这种开发方式的特点,并频频引用这四个字。


构造金句的方法有很多,最方便的方法就是借用现有的诗句或者俚语,修改几个关键词,让熟悉的场景变为你的信息底座。例如用“风萧萧兮易水寒,数据一去兮不复返”来说明数据安全问题。

也可以构建一个隐含着某种深刻寓意的金句,这个就比较有难度了,比较类似的金句是农夫山泉的广告“我们不生产水,我们只是大自然的搬运工”。


总结

如何才能一开口就说到关键点上?

1、一开始就直接说出结论,不要啰嗦。

2、使用画面感语言来说结论,让别人能真正理解你说的内容。

3、使用含关键词的金句来结尾,让别人带着金句离开会场。

(“人人如龙”,我是聚焦个人优势的镭师兄,请关注我。)

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