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研讨会是社交项目议程，就主题达成共识，管理讨论的主要形式之一。 但是，你如何经营“完美工作坊”呢？ 牛津大学将其定义为“会议，一群人就特定主题或项目进行深入的讨论和活动。”有许多不同的方式可以计划和组织研讨会，通常采用多种方法。 一、为什么要举办研讨会？ 研讨会是与利益相关者建立互动的一种标准方式，通常用作变革管理流程，组织设计，文化变革，员工体验的一部分，几乎在任何HR领域中都可以使用，它们是设计思维和敏捷方法学的关键部分。成功的研讨会暗示着我们为未来工作所确定的所有能力的运用： 倾听， 好奇心，真实性，学习敏捷性，决策能力。 所有这些共同为许多人参加研讨会和类似活动创造了一种“敏感环境”，从而导致建立一个完美的研讨会需要付出更多的努力。 二、研讨会之前 实际上，研讨会的成功很大程度上取决于其计划阶段。以我的经验，人们倾向于不喜欢没有精心计划的研讨会。此外，参与者的选择也是至关重要的一步，需要关注和奉献。 1、定义完美研讨会的目标 每个研讨会必须有一个目标，并且需要在研讨会本身之前将其轻松传达给所有参与者。尽管这样做可能很简单，但是在许多情况下，由于目标定义不明确，研讨会无法召开，这导致讨论在不同的环节中徘徊。 在某些时刻（尤其是大型变革计划启动时），并不是所有事情都一目了然。在这种情况下，也必须确保我们与参与者保持透明。 切记：没有这个明确的目标，就不可能使人们聚在一起，只是浪费时间。 2、决定谁参加 考虑到目标，是时候选择参与者了。请记住，“完美研讨会”不是一堂课：你希望人们积极参与讨论，这意味着你希望有能力并且愿意为与研讨会目标直接相关的内容和想法做出贡献的参与者。请记住，只有在8至12人的小组中进行讨论才有用，较大的小组将需要划分为子小组，并需要更多的协助者和更多的协调工作。 与你的利益相关者互动，并开始列出清单。总是花一些时间来回顾一下这两个时间，并留出足够的灵活性来添加几个人，直到最后一刻，确保你没有陷入以下陷阱之一： 仅因其组织级别而被邀请的参与者； 被邀请的参与者仅是因为“他们可能会感到被排斥”。 根据团队的文化，你将不得不做出一些让步，但是以上情况通常会导致太多的参与者，并会影响工作室的质量。 3、选择正确的位置 根据参与者的数量，选择合适的位置非常重要。我认为你们每个人都在地下没有窗户和自然光线的情况下对那些可怕的会议室进行了试验。尝试确保整体环境愉快：你希望在工作中获得协作，而不是营造一种令人生畏的氛围。 及时考虑所有后勤和实用细节。人们会看到屏幕吗？是否有足够的活动挂图？如果你需要音频，该位置是否支持它？是否有适合分组讨论的设施？你如何到达会场？需要餐饮吗？参与者需要什么工具？ 4、考虑技术因素 现在，技术已成为公司环境中大多数交互的重要组成部分。但是，太多的主持人未能意识到这些技术对研讨会的影响。例如，在许多短期研讨会（持续时间少于2小时）中，你需要非常专注。因此，你需要PowerPoint演示文稿吗？还是其他视觉辅助？ 另一个常见的要素是远程参与者，在这种情况下，部门管理人员都需要考虑不在会议室的人员。 5、创建议程 现在你知道了你的主要目标，参加者，地点和技术要求，你可以开始就如何实现Perfect Workshop的目标制定内容大纲。 要点 –创建要讨论的要点列表，然后将每个更重要的点分解为要传达给听众的详细信息。 使用 MindMapping工具是最有效的方法。 视觉辅助工具 -列出视觉辅助工具（幻灯片，图像，视频，图表等），如果有的话，将用于每个点。 讨论和活动 –花时间准确列出你将在研讨会上的哪个时间进行的小组讨论和活动。你每次运动要花费多少时间？确保你的活动适合团队的规模，并确保你的场所具有运行会议所需的资源（例如分组讨论室）。 计划越详细，你就越能确保你的Workshop能够按计划运行并取得成功。 对于特别复杂的讲习班或涉及多个主持人的讲习班，习惯上准备 整个会议的详细情节提要是一个好习惯，以 确保也绘制了主持人之间的接触点。 你不必与参与者共享整个故事板或详细计划，但是在活动开始前与观众共享高层议程（以及你的要点）是一个好习惯。 6、制定跟进计划 研讨会失败的最重要方面通常是跟进。因此，必须在研讨会本身之前进行思考和计划 。太多的主持人仅在研讨会评估方面考虑后续行动（因此随后发出评估问卷），但这还不够。为研讨会取得成功做出贡献的人们想知道如何使用他们共享的知识，以及他们的时间是如何“有效”的。人们需要知道，他们的辛勤工作导致了决定或行动，因此请让他们了解研讨会结束后的情况。 在简短的头脑风暴会议上，也许有一封包含行动计划的感谢电子邮件就足够了，对于为期两天的大型研讨会，你需要让团队更多地参与其中。 三、研讨会期间 你知道有一个实质性的目标和详细的计划。你现在如何使参与者参与进来，以使研讨会不会变成单向会议？ 让每个人都参与是成功举办研讨会的关键。如果你站起来讲话三个小时，那么你只是在做一个演讲，而不是在举办研讨会，每个人都需要参与。 这不仅仅是使它变得有趣。这是关于使其对参与者有用。你是在向他们询问想法，信息和知识。你要他们超越常规工作范围，这不只是发生的机会。 每个小组的小组练习和互动时刻的创建是不同的，请记住以下提示： ①大多数人担心在公开场合或不熟悉的团体中讲话，为每个人创造心理安全是任何小组互动成功的起点。 ②在每个组中混合不同的人。在编写参与者列表时，请尝试了解每个参与者的风格，并尝试按部门，职务，个性风格等来组合团队。通常，你只会在研讨会期间才意识到其中的一些区别：请确保你有头脑记录并根据需要调整组。 ③从一开始就计划如何记录每个小组活动（以及相关小组）的想法。选择一个能记下关键思想的记账员是一个好习惯。通常很难在管理讨论的同时选择要写下的内容，你只需要确保你不将讨论者排除在讨论之外即可。 ④如果你有不同的子组，请确保你有时间让他们与更广泛的社区分享他们的发现。有很多方法可以有效地执行此操作，但是准确地计划此操作至关重要，因为这通常会成为一个大问题。 ④确保你花时间在“管理”人群上。每个研讨会几乎都会立即突出一些倾向于谈论很多话题的主导人物，以及一些避免发言的保守人士。确保你积极地对此进行管理，作为一种技术，通常只需足够的时间即可。 ⑤乐趣，讽刺，参与是你为所有参与者创造令人兴奋体验的工具。这将有助于保持每个人的兴趣和参与度，并最终使你更轻松地实现自己的目标。 1、开始会议 以一些破冰的问题或练习开始会议，这将帮助每个人放松身心。 然后共享议程，并为研讨会本身提供基本规则。如果主题很敏感，那么每个人都需要了解如何使用所讨论的内容，不同的工具可以帮助制定正确的规则集。 管理讨论规则是至关重要的。你开了多少次研讨会只是为了看到每个人都拿起笔记本电脑并开始发送电子邮件？并从一开始就设置正确的规则。 2、计时 举办成功的研讨班最具挑战性的部分是计时。对每个活动进行时间限制始终是相关的，并且你需要确保每个人从一开始就了解分配给每个事件的时间量。在议程上留出一些余地可以有所帮助；但是， 请记住： 休息对参与者的心理健康至关重要。你不应该只跳过一个休息，因为一个会话持续了太长时间。 管理话题跑偏尤为重要。这些可能是使讨论偏离话题轨道的主题，停车场可以实现这些功能的优秀工具。有时你可能有一位参与者成为脱轨者，这类参与者可以采取多种形式（从一直以不相关的问题打断讨论的人，到只是一直在讲电话的人）。确保立即进行管理，因为这可能会损害整个研讨会的成功。 最大的挑战发生在一个有趣的，完全围绕主题，讨论的内容展开的时间过长的时候。如果这种情况在会议即将结束时发生，你可以与听众协商一小段时间（如果后勤可行）。或者，你可以重组研讨会的其余部分，以确保你获得了讨论的价值。保持透明，确保所有人都知道这是一个例外，并且你仍处于控制之中。 3、管理目标 通常，讨论只会朝着与会议目标不一致的方向进行。同样，在这里，透明度至关重要。如果你意识到不可能达到目标，那么尽早结束研讨会没有什么不对，它会显示你作为实现目标本身的促进者的决心。 4、确保结论被捕获 任何成功的研讨会都将最终导致至少一项决定。如果不是，则表示结构不正确。有时，这个决定可能只是对一个事实的共识，对一个问题的定义，甚至是第二次研讨会的达成，但是必须有一个。 因此，至关重要的是要确保有足够的时间来掌握决策，确保每个人都同意该决策（如果相关，请确保充分注意不同的观点），并共享适当的后续行动。 如果研讨会的目标包括关于任何主题的决策，则应使用适当的小组决策技术 。 5、完美工作坊的闭幕与汇报 我们经常跳过“完美工作坊”的最后一个重要部分：关闭。仅仅因为我们达到了目标并在问题定义上达成共识，并不意味着我们可以突然关闭研讨会并简单地“回家”。 本次会议的目标是结束体验，同时评估研讨会本身，有多种技术来管理关闭。例如，如果你在开放期间收集了与会者的期望，则可以检查这些期望是否匹配。你可以通过总结当天的关键信息来关闭，有时甚至只是提供对观众有用的最后一部分内容。 四、研讨会结束后 我已经提到过，你需要从头开始就计划好这一部分，以实现一个完美的工作坊，研讨会本身通常会为你提供后续的内容。 确保管理工作坊三层后续需求： 组织：关于研讨会结论和行动计划的后续行动（如果相关）。 参加者：跟进个人经验和学习。 主持人：评估研讨会的成功和后续学习情况。 根据我作为主持人的经验，评估研讨会成功与否的最好方法是从中学到的东西。 |
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