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如果要开一个特别冗长的会议,你必须精通这几个能力

2021-10-19  镭师兄

大家好,我是倡导“人人如龙”的镭师兄,每天一个观点和话题,今天我们聊一下“冗长会议”。

身为职场人员,每周都会参加各种大大小小的会议,有的会议与自己工作没有什么关系,但是领导要求必须参加,要点名签到,不去就影响绩效。

而自己手头有很多紧急的事情要处理,等着两个小时的会议结束了,一个上午就过去了,这下怎么办呢?

事实上,所有人都不太喜欢会议,包括会议组织者,会议效率低下是一个通病,会议组织者被消磨掉的时间更多。

开会,一个绕不开的职场行为

一、如何才能开一个成功的冗长会议,你不得不了解的几个必备技能

如果要将简单的会议搞成一个2小时以上的时间杀手,你必须精通几个必备技能。

1、小问题,大讨论

为了体现你的权威和宽容,每一个问题都要讨论得清清楚楚,不能让大家“带着问题”离开会议室。

即使是最简单的“下个月应该采购多少订书针”这样的小事,也要反复研讨:

从历史数据到未来趋势,从苏联的决策失败经验到巴拿马运河水速的蝴蝶效应,从核废水的危害到南极磷虾的数量平衡之谜,将方方面面都考虑清楚,不能有一点马虎。

经过3个小时的反复论证,终于确定:下个月要买25元的订书针就可以满足工作需要。

如果你掌握了这个能力,那么你已经初步具备了冗长会议的创造能力。


2、每个人都要发言

为了体现公平性和平等性,所有人都必须对每个议题发表意见,即使这个议题与你没有一毛钱的关系。

什么?你没意见,和别人的意见一样?你的团队精神和合作共赢的原则哪里去了?回去写3000字的检讨,下次会议上作为第一个重要议题花4个小时来讨论。

点名发言,你准备好讲点什么了吗

对于这个问题,很多人都有切身体会,尤其是对那些“自己没参与”的议题,你被强制要求必须绞尽脑汁说个子丑寅卯出来,还得拿捏得非常稳妥才行:

如果说得太多,就得罪了议题汇报人,如果说得太敷衍,就得罪了会议组织者。

本来与你无关的事情,结果最后硬是被搞出了事情。


什么?你想哭?你说清楚,到底是对汇报人有意见还是对我有意见?今天不说清楚,这个会就不结束。


3、所有的事情都在会议上解决

能力弱的领导都喜欢一件事:每一件事都要拉着所有人一起处理。

看上去是让大家都参与进来,本质上是为了彰显自己的存在感,顺带着分担一下责任:如果以后这个问题没搞定,那是大家一起决策的问题,不是我的个人问题。

很多单位有专门的团队会议室,大家长期在一个会议室中办公,随时拉起一个会议,全员讨论。

所以如果你能争取到一间专有的团队会议室,拥有随时随地、超长时间召开会议的权利,那么你已经完全具备了“冗长会议”这项专精特长,正在快速赢取“每周40小时会议时长”的金色成就。


4、其他散手

除了上面三个主要的技能之外,可能有些领导还会很多“或是创新、或是模仿”的招数,例如开会期间定个果盘、点个火锅、进行即兴的才艺表演等,都可以有效延长会议时间,为实现“每周40个小时会议时长”的金色成就而努力奋斗。

此外,有些领导会在开会期间接电话,他在出去接电话之前,会让会议暂停,等他回来。半小时后他回来了,会议继续。晚上则通过加班开会的形式将这半小时补回来,非常敬业。


二、提升会议效率的唯一杀器:在限定的时间内,说清楚结论和求助

进入职场以来,我参加过几千次会议,只有一种类型的会议效率最高:

(1)会议之前,组织者明确每个议题的时间,时间一到就停止。

(2)会议之中,与会人直接说结论和求助,其他人表决或者提供思路,一旦形成结论就结束这个议题。

(3)会议之后,在这个过程中,可能还有一些细节和遗留问题,议题责任人在会后再单独进行交流。

一个朋友在谷歌待过,他说谷歌的会议室有两个投影仪,一个投影仪显示讨论的内容,另一个投影仪则显示倒计时的时间。当倒计时的时间到0后,这个议题就强制结束。

所以每个议题的汇报人都会控制好自己的议题时间,在时间归0前完成整个议题的汇报、讨论,并形成结论。毕竟,争取一次汇报的机会是非常难得的。

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在华为内部,任正非也有这样的规定,如果前2分钟没有说清楚你的进展、问题和求助,那么就下次再汇报,不要耽误大家的时间,如果你没有能力在这个时间段内说清楚,就换人来汇报。

会议目的:高效协作

会议的目的是解决多人协作的问题,如果能点对点解决的问题就不要拿到会议上来。

会议的价值在于决策和形成共识,所以准备好供决策的方案和优劣分析,才是负责任的汇报者。

任何拖延、拉长会议时间的行为都是在消耗公司、团队、个人的生命,尤其是你个人的宝贵生命。


总结

作为人类进化的产物,开会是一个复杂而必备的社交行为,本质是为了提高效率。

但是如果走向对立面,将一个本来简短的15分钟会议开成一个沧海桑田的8小时会议,那就太“牛”了(此处是蜗牛的“牛”)。

开一个简短会议的唯一方法:限定每个议题的时长,只汇报结论和求助,时间到了就强制结束议题。

你遇到哪些冗长会议的奇特现象,你有哪些开会技巧?

(“人人如龙”,我是聚焦个人优势的镭师兄,请关注我。)

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