“九段秘书法”告诉你什么是执行力

“九段秘书法”是以秘书组织会议为例，来说明在执行决策、完成工作时可以把事做细做实到怎样的等级和段位。

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一段秘书的做法

发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

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二段秘书的做法

抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会人确认，确保每个人被及时通知到。

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三段秘书的做法

重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

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四段秘书的做法

勤准备——发通知，落实到人，会前提醒后，确定会议室环境、设备及会议物品准备妥当，可满足开会需求。测试好会议可能用到的投影、电脑、音响等工具是否工作正常，并在会议室门上贴条说明此会议室几点到几点有会议。确保桌椅数量充足、空调已提前打开，准备好需要的白板、笔、纸、本等。

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五段秘书的做法

细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还要先了解这个会议的性质是什么，议题是什么，议程怎么安排，然后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考。提前发放资料的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率。

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六段秘书的做法

做记录——在发通知，落实到人，会前通知，测试设备，提供相关会议资料后，在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。会议开完后，就会议中大家讨论的问题、做出的承诺、领导的安排、部门间的配合、会议得到成果，进行整理，形成会议记录。

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七段秘书的做法

发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，请示会议内容没有问题后，根据总经理要求，决定是否发给参加会议的人员，或者其他人员。

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八段秘书的做法

定责任——将会议上确定的各项任务，一对一落实到相关责任人，经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，以纪要为执行文件，监督、检查执行人的执行过程和最终结果，定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。

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九段秘书的做法

做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，复制优秀团队，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。

什么是九段秘书法？

本质上讲就是提高执行力的思路。

完成任务≠结果，执着于结果，将带来质的不同。任务只是一个执行的假象，是因为我们绝大多数的人在实际工作中，当你认为自己是在执行的时候，其实是在完成任务，而不是执行，因为没有结果。

人生是结果的积累，结果决定人生。无论是技术人员，还是管理人员，都需要良好的执行力和强烈的责任心，还要善于观察、勤于学习，在团队中起良好的带头作用。当我们对待每件具体事情，都按照“九段秘书”的标准，就做到了极致，我们的工作将更有效率，更能产生成果。提升工作效率，才能不让生活被重复无结果的工作裹挟。而平衡了生活，才能更好地、更长远地投入工作、实现价值。