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物业客户服务、值班、接待、投诉处理、走访制度

2021-10-27  dzabliu
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客户服务管理制度

1、目的

为了规范物业客户服务人员的行为,给业主(住户)提供热情、规范的服务。

2、适用范围

本规程适用于管理处客户服务人员

3、工作内容

3.1  工作态度

3.1.1  服从上司。各级员工应切实服从上司的工作安排与调配,按时完成任务,不得无故拖延、拒绝或中止工作,若遇疑难或有不满,可直接向上司反映。

3.1.2  尽忠职守。员工必须按时上下班,不得迟到、早退或旷工,必须按时编排时间表当值,不得擅离职守,因个人原因确需调换,需先征得上级领导的同意,不得擅自调换。当值时,就严格遵守工作的各项规定与要求。

3.1.3  正直诚实。员工必须忠于职守,如实向上级汇报工作,杜绝弄虚作假。

3.1.4  勤勉负责。员工在工作中应发扬高效和勤勉精神,对自己从事的工作认真负责,精益求精,严格按工作规定与要求。

3.2  仪态

3.2.1  在员工工作中以坐姿服务的,当有客人前来,应立即起身。

3.2.2  坐的正确姿势:双脚并拢平放地面,抬头、挺胸、收腹、两眼平视前方。

3.2.3  在工作区域内,身体不得东倒西歪,前倾后靠,不得伸懒腰、驼背、耸肩。

3.3  仪表

3.3.1  身体面部、手部必须清洁。

3.3.2  每天刷牙漱口,上班前不吃有异味食品,保证口腔清洁。

3.3.3  头发整齐,男不留长发,女不染发。

3.3.4  女员工上班要化妆,但不得浓妆艳抹。

3.3.5  上班时不得佩戴饰物、留长指甲以及涂指甲油。

3.3.6  必须佩戴员工工牌,号牌应佩戴在左胸处,并保持整齐。下午上班之前,也应检查仪表。

3.4  表情

3.4.1  微笑,是员工最起码的表情。

3.4.2  面对业主(住户)、访客时应表现出热情、亲切、友好,必要时还要有同情表情,交谈时应做到精神振奋、情绪饱满、不卑不亢。

3.4.3  和客人交谈时,应注视对方,频点头称是,不得一言不发,毫无反应。

3.4.4  面对业主(住户)、访客时双手不得叉腰、交叉胸前、插入衣裤或随意乱放,不得抓头、抓痒、挖耳、抠鼻孔,不得敲击或玩弄其他物品。

3.4.5  行走要迅速,但不得奔跑,不得两个人并肩而行或搭膊、挽手,与他人相遇应靠边行,不得从俩人中间穿行,请人让路要说“对不起”、“谢谢”等礼貌用语,不得横冲直撞、粗俗无礼。

3.4.6  工作期间不得哼歌曲、吹口哨、跺脚。

3.4.7  不得随地吐痰、乱丢杂物。

3.4.8  不得当众整理个人衣物。

3.4.9  不得将任何物品夹于腋下。

3.4.10  咳嗽、打喷嚏应转身向后,并说“对不起”。

3.4.11  不得谈笑、大声喧哗或乱丢、乱碰物品以及发出不必要声响。

3.4.12  上班时间不得抽烟、吃东西。

3.4.13  不得用手指或笔杆向客人或为客人指方向。

3.4.14  递物给对方时,应用双手,递笔给对方时不能让笔尖朝向客人,应为笔头。

3.5  言谈

3.5.1  声调要自然、清晰、柔和、亲切,不要装腔作势,声量不要过高或过低,以免对方听不清楚。

3.5.2  不准讲粗话或使用蔑视和侮辱性语言。

3.5.3  不得模仿他人语音、语调和谈话。

3.5.4  不开过分的玩笑。

3.5.5  说话要讲究艺术,多用敬语,“请”、“谢谢”不离口。

3.5.6  不得以任何借口顶撞、讽刺、挖苦业户(住户)、访客、同事。

3.5.7  要注意称呼对姓氏,未知姓氏之前,要称呼“先生”或“小姐”,若知对方姓氏,最好称“某先生(小姐)”。

3.5.8  指第三者时不能讲“他”、“她”,应称“那位先生”或“那位小姐”。

3.5.9  对方讲“谢谢”时,要答“不用谢”或“不必客气”不得毫无反应。

3.5.10  从客人手上接过任何物品,都要讲“谢谢”。

3.5.11  有访客到来时,要先问好,注意讲“请问找哪位”、“我能帮你什么”、“麻烦登记一下”、“多谢你的配合”

3.5.12  任何时候不能讲“喂”或“不知道”,要讲“打扰一下,请稍等”、“我帮你查一查”等。

3.5.13  离开面对的客人,要讲“请稍候”,如果离开时间较长,回来后要讲“对不起,让你久等了”。

3.5.14  客人离别时,要主动讲“再见”。

客户服务中心管理规定

1、目的

保持良好的办公场所环境和秩序。

2、适用范围

本规程适用于物业客户服务中心(办公室)。

3、工作内容

3.1  办公室工作人员应遵守劳动纪律,文明办公。

3.2  员工着装应清洁、整齐,上班必须穿工作服、黑皮鞋。

3.3  每日应提前10-15分钟到达工作岗位,做好本岗位及办公场所的清洁整理工作。

3.4  接待客人,热情有礼貌;商谈诚恳,办公厅内严禁大声喧哗、聚众谈笑;接听电话使用礼貌语言。

3.5  无特殊急需请示、报告事项,不得打扰公司领导接待客人。凡需到公司领导、部门领导办公室时,必须敲门通报,得到允许后方可入内。

3.6  不应随便打断他人谈话,不应随便翻动他人桌面上的文件、物品。

3.7  办公场所要保持桌椅整齐,文件物品要摆放整齐,不得乱堆乱放,做好个人桌面的清洁卫生工作。

3.8  接听电话应态度和蔼、语言简洁,领导布置任务或与之交谈时,应立即起身回应。

3.9  禁止在管理处大厅用餐、吃零食、吸烟,不得乱扔纸屑或其他污物。

3.10  未经领导许可,不得擅自移动办公家具、办公设备及绿化花草。

3.11  发扬“一张两面用”的企业精神,注意厉行节约。

3.12  办公室大门钥匙,未经许可不得私自配制。

3.13  认真做好办公室防火、防盗、防破坏工作,发现问题及时解决或报告。

3.14  节假日前,需进行安全保卫工作大检查,落实值班人员,检查水、电、门、气开关是否关闭及保密文件的安全存放。

客户服务值班制度

1、目的

为了加强管理处与业主(住户)的联系,及时为业(住户)排忧解难,体现物业管理的规范化特点。

2、适用范围

适用于管理处客户服务值班工作。

3、工作内内容

3.1  客户服务值班工作由管理处客户服务部负责,管理处应设立固定的办公地点、值班电话、并广为宣传,方便业主(住户)来访。

3.2  客户服务值班不包括正常上班时间,在周六周日及节假日,也应由管理处安排人员值班,其他时间(晚上)可不在办公室值班,但必须由专人负责接听值班电话,保持全天24小时值班。
 
3.3  值班人员上班时必须身着工装、佩戴工作证,以便接受业主监督;必须坚守自己的工作岗位,不得看报闲聊,不得做与本职工作无关的事情。
 
3.4  值班人员应热情、周到、主动、高效地服务业主(住户),对于接待事项应填写在值班记录本上,能立即处理的应及时处理,不能立即处理的,也应在规定的时效内处理,属于投诉的,应按投诉处理有并工作规程进行处理。



客户来电来访接待
工作规程

1、目的

为了给小区业主(住户)提供良好的服务,体现物业管理专业化、规范化、一体化的服务特点。

2、适用范围

适用于管理处客户服务中心的来电、来访接待。

3、职责

3.1  客服前台接待员负责业主(住户)来电来访的接待和记录、并安排处理事宜。

3.2  管理处各部门、各岗位人员根据客服务前台接待员的安排,处理相关事项。
3.3  客服主管对前台接待工作给予指导。

4、作业流程

4.1  管理处客服中心前台接待人员通过业主(住户)的来电、来访、来信以及现场值班治安员等各种形式接收信息,并记录于《客户来电来访登记表上》。

4.2  前台接待人员根据实际信息或对记录信息经过分析,并按以下类型分别处理。
 
4.2.1  事务咨询:能当场回答的立即进行回复,如需要转由其他部门答复的,应及时转交其他部门答复。
 
4.2.2  事务求助:进行详细记录后根据服务项目的范围安排人员提供帮助。
 
4.2.3  有偿服务需求:根据有偿维修服务的有关工作规程进行处理。
 
4.2.4  建议与意见:根据所反映的情况,经过分析后能及时处理的,安排人员及时处理,暂不能处理的,及时向上级领导汇报研究处理。
 
4.2.5  投诉:按照《客户投诉处理程序》进行处理。
 
4.3  接待人员要将处理结果记录在“客户来电来访登记表”上,并对处理的情况予以跟踪,确保客户满意。
 
4.4  管理处在处理来电、来访时,要执情、主动、及时,要坚持原则,突出服务,不得推诿、扯皮、推卸责任及为难客户,不得乘机索取好处、利益等,在处理完毕后将结果及时回复客户。
 
4.5  接待人员应认真负责地做好本职工作,为客户提供满意的服务,减少客户的投诉,批评与意见,将客户的不满消除在投诉之前。

5、支持性文件及相关来访记录

5.1  客户来电来访登记表。

5.2  客户投诉处理程序。

客户投诉处理工作规程

1、目的

本规程是为了规范投诉处理工作,确保业主(住户)的投诉能及时、合理地得到解决。

2、适用范围

适用于各物业管理处物业管理服务工作的有效投诉处理。

3、 职责

3.1  管理处主任:负责对投诉处理效果的检查;对一般投诉的处理进行指导;对重大投诉的亲自处理。

3.2  客户服务中心:负责对客户投诉的记录和一般投诉的协调处理工作。

4、工程程序

4.1  客户服务中心接待人员接到客户投诉后,应首先向客户表示歉意,并将客户投诉情况记录在“客户来电来访记录表”上,或者客户服务中心接待人员根据“客户来电来访记录表”上记录的来电来访信息经分析属投诉的,立即按投诉程序处理。

4.2  投诉内容登记:事情发生的地点、时间、经过、内容及要求。

4.3  投诉接待人员应使用规范行业用语,严禁与业主(住户)进行辩论、争吵。

4.4  客户服务中心接待人员根据投诉内容填写“客户投诉处理表”,并立即报告客服主管。

4.5  一般性投诉由客服主管通知相关部门和班组及时解决。

4.6  遇到重大投诉,客服主管应向管理处主任汇报,由管理处主任组织相关人员进行讨论,按要求落实解决措施,并向客户作好解释工作,确定回复时间。如遇紧急情况及突发事故,各部门和班组都有责任通知相关部门,先处理后补办手续。

4.7  相关部门在处理完投诉后,要迅速将处理结果汇报管理处客户中心,由客户服务中心主管安排回访,并填写在“客户投诉处理”相应的栏目里。

5、相关文件及记录

5.1  客户来电来访登记表。

5.2  客户投诉处理表。

客户有偿维修回访
工作规程

1、目的

为给业主(住户)的生活创造便利,满足其室内维修需求。

2、适用范围

适用于管理处对业主(住户)的有偿维修回访工作。

3、职责

3.1  前台接待员:负责对业主(住户)的有偿维修的接待、派工和回访。
 
3.2  维修员:负责按要求进行维修。
 
3.3  客服主管:负责对业主(住户)的有偿维修的接待、派工和回访进行指导和监督。

4、作业流程

4.1  维修受理

4.1.1  前台接待员接到业主(住户)的报修要求时,要及时填写“客户来电来访登记表”,并填写“服务及回访记录表”通知维修员。

4.1.2  维修员接到通知进行维修处理。

4.2  维修过程

4.2.1   维修员接到维修通知后,在规定时间内赶到现场,并按有关规定进行维修。

4.2.2  维修工作完成后,按要求填写“服务及回访记录表”,并请客户在“服务及回访表”上进行签字,收取相应费用后及时交回管理处财务室,将“服务及回访记录表”交回客户服务中心。

4.3  维修回访

4.3.1  前台接待员根据“服务及回访记录表”,第二天对前日所有的维修进行回访。

4.3.2  回访形式:上门回访、电话回访。
 
4.3.3  回访内容:回访的内容为服务时间、质量、收费合理性及维修人员态度等,并进行综合评价。
 
4.3.4  前台接待员回访完毕后,要填写维修回访记录,并每月做维修回访统计表。如回访时发现不合格 的维修服务,应及时报告客服主管,并由其根据具体情况处理。

5、相关文件及记录

5.1  客户来电来访登记表。

5.2  服务及回访记录表。

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