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高效的人生,始于科学的信息管理

2021-10-28  阿仙nu

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用科学的方法可以无限拓展大脑功能

------张鹏

(原文首发于2019年,因自媒体被和谐,现修改后重发)

前天我在飞机场候机时,收到一个儿时同学的微信。他问我还记得他吗。我只花一分钟就将30年前和他的合影黑白照片发给了他。他非常震惊,问我是如何做到的。我说我所有过往的照片(至今已经达到34000张)都分类、整理并存放在云端,包括以前用胶片相机照的相片,我都扫描后存档,所以可以随时找到并发给他。

其实,不仅仅是照片,我对自己的所有信息都进行了科学的分类、命名、存档,包括从参加工作后的所有工作信息、自己的资产信息、个人证照、家庭成员的信息、与我联系过的所有人的信息、我收集的书籍、我收集的文章、我发表的文章(近3000篇)等等。也可以理解为我建立了自己的信息档案库,并且每天都在更新,还可以随时取用或者与他人分享。

这是我从小就养成的一个习惯,用6个字来总结,就是“分类、存档、备份”。

下面我向大家介绍我的具体做法。

1、科学分类

我认为分类是理性思维最重要的体现,是人的关键能力。

由于我非常重视这个能力,并认为它是工作能力的最重要指标,所以我在面试招聘员工时,一定会测试对方的这个能力。

科学分类只有一个目的:方便自己和他人随时找到信息。比如,图书馆就是科学分类的最好案例。

作为公司的信息化管理中最基本的要求,我规定公司的所有email、文件、规章都要有科学的命名方法,以便归档后可以快速找到。

如果发现某个员工给我发的email没有清晰的标题,我就认为他违反了科学分类的原则,要马上整改。

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2、即时存档

我们早就进入了信息爆炸的时代,如果不能将我们获得的信息快速分类存档,我们的信息将堆积如山,并会杂乱无章,那将严重影响我们的工作效率,并增加大脑的记忆负担。

我发现,有的人电脑的Email收件箱中有成千上万封未读邮件,手机中有数千张照片,包括重复拍摄、模糊不清的照片。这说明他们没有将信息进行即时分类与存档。

因为我的工作范围非常广,所以,我必须将每天收到的信息即时分类存档,否则我的工作将会一片混乱,也会严重影响与我相关的其他人的工作。

比如,我在微信朋友圈中看到一篇讲“情商”的好文章,我就马上存放到我的知识库中相应的目录下,以便我下次给别人做“情商”培训时,加上新学到的内容。

3、安全备份

我将自己从小获得的所有信息都进行数码化,比如将自己所有的证件拍照存在电脑中。同时,我还会做至少两个备份,一份存在电脑硬盘中,一份存在云端。这样做的目的是不会因电脑的损坏和丢失而永远遗失信息,另一个好处是可以随时通过手机从云端下载使用。

当然,信息的保密也是极为重要的,所以我有一系列措施来保证所有信息的安全性。

小结

形成了上述习惯后,我的大脑就很轻松了,因为我不需要记忆太多的信息,我的信息却在不断扩展,而我又能随时取用。这就相当于我的大脑功能被无限拓展了。

我的工作非常庞杂,因为我管理的人员与事务跨越了许多领域与国界,我的日程也很满,但这一切都不会让我的思维与记忆出现混乱,因为我借助了科学方法。比如,我的日程安排是通过电子日历,并且电脑与手机是同步的,我的所有日程安排都在其中,包括我几点几分要与谁开会,会议内容是什么,并附上会议的相关文件的链接。

也就是说,我不会失约,因为我的约定全部在系统中,而不是在我的大脑中,系统会提醒我。我并不相信自己的记忆。

不少人问过我这个问题:“你这么忙,为什么每天还有时间写文章?”

其实,我写文章花的时间非常少,因为我只是从我的“信息库”中取出一点点信息就可以拼凑出一篇文章。因为我的大脑中没有堆满信息,所以,我的大脑可以用于思考、分析,这更利于我产生写作的灵感。

我认为每个人的大脑功能都是有限的,相当于电脑的CPU,如果你将它用于存储,就减少了用于计算。我的做法是:减少大脑的存储,增加大脑的运算

如果你觉得这个方法有用,可以介绍给你的亲人,特别是在校学生或者刚刚参加工作的年轻人。我相信,这将有助于他们减少人生道路上的压力。这样做还有一个好处,即让自己成为一个可以信赖的工作伙伴,因为你总能向同事们迅速提供过往的资料和信息。

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