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【Excel实用教程】Excel对账秘籍之单条件对账篇

2021-10-30  Excel学习...


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进行繁杂的对账工作常常是财务人员头疼的事情,不仅仅因为数据量比较大,在实际对账的过程中,可能会遇到各种各样的情况,说起来都是对账,但处理的方法可能有很大的区别,因此今天为大家整理出了一些比较常遇到的问题,都是可以运用EXCEL瞬间完成的,今天先来看看单条件对账的方法。

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单条件对账

数据说明:左侧为系统订单数据,右侧是手工数据(一般为供货商提供或者文员手工录入登记),系统数据是完整的,现在需要核对还有哪些订单是缺少手工数据的。

使用VLOOKUP函数查找订单号所对应的手工数据,按照VLOOKUP(查找值,查找范围,查找内容在第几列,精确查找)这个格式代入公式,查找值是系统订单号(A3),查找范围是手工数据(E:F),订单号在手工数据的第二列,精确查找时第四参数为0,就有了公式:=VLOOKUP(A3,E:F,2,0)

使用这个公式得到的数据中会出现一些#N/A,表示没有找到对应的数据,也就是系统数据中存在而手工数据中不存在的内容,需要筛选出来查找原因。

这是最常用的一种核对数据的方法,有时候我们不仅仅要核对数据是否存在,还要核对订单金额是否存在差异,这时候使用VLOOKUP就不方便了,需要用到另一个函数SUMIF。

思路是利用SUMIF函数按照系统订单号对手工数据的订单金额求和,再与系统的订单金额相减,根据结果是否为0 差异所在,在D3单元格输入公式:

=SUMIF(E:E,A3,F:F)-B3,双击填充公式,具体效果如图所示:

SUMIF函数的格式为:SUMIF(条件区域,条件,求和区域),本例中条件区域是手工订单号(E列),条件是系统订单号(A3),求和区域是手工订单金额(F列)。

差异为0的就是系统数据与手工数据吻合,差异不为零的数据中有两种情况,一种是没有对应手工数据的情况,还有一种是手工数据存在但是金额不一致,这个结合之前VLOOKUP的结果就很容易看出来。

比如上图中的C9单元格没有出现#N/A错误,但是D9单元格值不为零,说明该订单数据录入错误。

对于比较规范的数据,核对起来也很方便,通常使用VLOOKUP和SUMIF函数就能解决,但在实际工作中,会遇到一些不那么规范的数据,明天继续学习更复杂的对账问题该如何解决。

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