收藏贴：4S店六大往来管理及考核规范

黑云翻墨未遮山，白雨跳珠乱入船。 

卷地风来忽吹散，望湖楼下水如天。

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不清理往来的财务最多50分，不及格。

往来账款管理制度

第一章  总则

第一条   为加强集团公司各责任中心经营业务往来账款管理，规范往来款项的使用、清理、结算等行为，减少资金占用，加速资金周转，提高资金使用效率和会计核算质量，防止资产流失，确保资产与负债往来账目清晰与完整，特制定本制度。

第二条   往来账款是指集团公司各责任中心因经营资金周转或销售车辆、提供维修服务等业务而发生的各种应收应付款项。包括: 预付账款、应收账款、其他应收款、预收账款、应付账款、其他应付款。

第三条  集团公司各责任中心财务必须按辅助账明细准确核算各项往来账款，定期进行账龄分析和账目金额核对，及时跟踪清理与结算。

第四条  各责任中心所有往来账款必须由责任人在对账单上签字确认，责任人对债权、债务承担连带责任。

第二章  预付账款管理第五条  

第五条  核算管理

（一）预付账款是核算各公司按照购货合同预付给供货商或往来单位的款项。

（二）预付账款按供货商或往来单位进行辅助核算。

第六条  管理内容及要求

（一）各责任中心要严格执行合同审批及预付款审批程序，及时办理冲销结算，防止多付或不必要的预付款发生。在办理实际预付款业务时应注意以下方面：

1、采购业务必须依双方签定的合同办理采购订货及款项支付；

2、库存商品入库验收后，财务按照增值税发票与入库单数量、金额核对无误后办理预付款冲销结算；

3、销售经理与财务经理依据厂家商务政策核对确认厂家返利款项，返利明细表由总经理、财务经理、销售经理、信息员等相关人员签字，对超比例（≥5%）计提的部分，根据情节严重程度，经集团运营部按规定給予相应的惩罚。（避免虚估返利）

4、机器设备、办公设备、运输设备等固定资产采购预付款项，各责任中心财务按集团购置审批及订购合同办理预付款支付。设备安装验收合格后，经办人在7个工作日内凭验收报告、正式发票、固定资产入库卡片办理预付款冲销结算，按合同规定扣除质保金后支付余款；

5、物品购置和有偿服务等预付款，各责任中心财务按集团集采或其他供应商的要求及合同内容办理预付款项支付，经办人在业务完成后7个工作日内凭正式发票、物品采购清单、入库单等办理冲销结算业务。

（二）集团公司及各责任中心定期对“预付账款”进行清理核对，对存在问题的账款及时进行处理。

1、预付账款的支付必须按照合同约定的条款执行；

2、预付厂家车款及备件款每月必须与厂家财务核对，同时与厂家系统进行核对，做到本单位账面金额与厂家财务金额及系统金额一致。与厂家往来核对不一致的，要查明原因及时上报集团财务；

3、预付其他往来单位的款项每月必须与对方核对，做到公司账面金额与往来单位金额一致，对不一致的，要认真清查，逐笔核对销账，跟踪监管；

4、对预付的商品款项、工程款项、固定资产款项及办公用品等其它采购款项，经办人负责收回发票，要求在限期内根据发票办理转销手续；

5、对未结清的预付款项，财务每月清理一次，列出清单交预付账款经办部门，要求其反馈未结清的原因；除合同特殊约定外，凡超过三个月未结清的预付款项，从第四个月开始，财务经理通过邮件形式向经办人下发“结清款项通知书”，同时抄送总经理、经办人部门经理，规定款项结清时限。

第七条  责任与处罚

对在规定时限内未结清预付款项的，扣发经办人及经办人部门经理20%工资；账款结清后，返还所扣款项。

第三章  应收账款管理

第八条  赊销商品、赊欠维修费规定

（一）禁止各责任中心向集团外单位赊销商品、赊欠维修费（按审批权限审批过的协议单位除外）。

（二）协议单位欠款：协议单位与公司签定的还款协议期限不得超过一个月，并在集团财务备案。欠款协议应由双方委托代理人签字并经集团法务审核同意后签订。对协议约定期内未还款或未及时还款达两次者，立即终止与对方的维修协议。

（三）催款责任：各责任中心财务对到期应收账款，书面通知经办人，由经办人负责催讨账款。

（四）逾期管理：对逾期3个月以上且多次催收仍未收回的应收账款，经总经理批准后，各责任中心财务将客户欠款详细资料及有关证明，以书面形式提报集团法律顾问处，通过诉讼或仲裁解决。

第九条管理内容及要求

1. 日常管理

1、依据合法有效的合同或协议，真实、完整地反映发生的应收款项，加强合同管理，对债务人执行合同的情况跟踪分析，防止坏账发生；

2、财务按月编制应收款项明细表，向公司领导和相关业务部门反映应收款项的余额和账龄等信息，及时分析应收款项管理情况，提请有关责任部门采取措施，减少公司资产损失。

（二）款项清查

1、每年末，责任中心组织专人对各项应收款项进行全面清查；

2、对既有债权又有债务的同一债务人，应付该债务人的款项，应从应收款项中抵扣，以确认应收款项的真实数额；对债权人没有追索且超过诉讼时效的逾期应付款项一并清查，对清查结果按国家规定处理；

3、清查完毕后，根据清查结果写出《应收款项清查报告》，报本单位主管领导审定后下发相关责任部门，对报告中出现的问题各责任部门及时采取有效措施，落实专人，限期清理，最大限度地降低应收款项余额。

（三）坏账核销

1、在清查核实的基础上，对确实不能收回的应收款项作为坏账损失，及时进行处理。坏账损失处理后，应当依据税法的有关规定向主管税务机关申报，按照会计制度规定的方法进行核算。

2、发生的坏账损失视不同情况按以下方式确认：

（1）债务人被依法宣布破产、撤消、注销、吊销证照或被政府部门责令关闭、停业、行政性合并的，造成应收款项难以收回的，在扣除债务人清算财产清偿部分后，确实不能收回的应收款项，作为坏账损失；

（2）债务人死亡或者依法被宣告失踪、死亡，其财产或者遗产确实不足清偿或无法找到承债人追偿债务的应收款项，应当在取得相关法律文件后，作为坏账损失；

（3）逾期三年以上的应收款项，责任中心有依法催收磋商记录，确认债务人已资不抵债、连续3年亏损或连续停止经营3年以上的，并能认定在最近3年内没有任何业务往来的；或依法追缴后有败诉的法院判决书、裁定书，或者胜诉但无法执行或债务人无偿债能力被法院裁定终止执行的，依据法院的判决、裁定或终止执行的法律文书作为坏账损失；

（4）在逾期不能收回的应收款项中，单笔数额较小，不足以弥补清收成本的，由责任中心提出专项说明后，作为坏账损失。

（四）坏账损失内部处理程序

1、责任中心有关责任部门经过取证，提出报告，阐明坏账损失的原因和事实并让本单位财务签字确认金额和客户信息；

2、集团审计部经过追查责任，提出结案意见；

3、涉及诉讼的损失，委托律师出具法律意见书；

4、集团财务经过审核后，对坏账损失提出财务处理意见，按集团相关审批程序规定提交董事会审定。

5、公司处理的全部坏账损失，在年度会计报告中予以披露。

第十条责任与处罚

（一）责任中心总经理、部门经理和业务经办人对发生的应收款项负责，业务经办人为具体责任人。

（二）应收账款根据时间长短、金额大小有针对的采取不同手段催收；对超过合同约定时间仍未收回账款的，停发经办人工资。

（三）未经授权和批准擅自赊销商品、赊欠维修费，一经查实分别给予经办人按赊销金额同等的罚款。因此造成的损失由经办人承担（包括因清理欠款所产生的交通费、诉讼费、律师费等相关费用）。情节严重的，依法追究其刑事责任。

（四）对应收欠款实行终身责任制，相关人员离职或调动时，所经手或担保的赊销商品款、个人赊欠维修费等应收款项必须结清，否则不予办理调离手续。

第四章  其他应收款管理

第十一条  核算管理

（一）其他应收款是核算各责任中心除了应收账款、预付账款等以外的其他各种应收、暂付款项。

（二）其他应收款按往来单位、员工进行辅助核算。

第十二条  核算内容

（一）支付给往来单位的保证金、租赁押金、展示押金等；

（二）其他应收、暂付款项并在下期收回的临时

第十三条  管理内容及要求

（一）根据合同约定支付给往来单位的押金和保证金，必须由对方单位提供支付函证或收款收据；财务人员要定期核查，确保到期收回。

（二）各责任中心每月必须对其他应收款进行逐笔清查，清查时注意以下事项：

1、清查挂账时间及原因；

2、清查是否存在损失；

3、及时和对方询证对账及清账；

4、对余额不一致或可能发生损失的其他应收款要重点清査找出原因，杜绝费用性支付以其他应收款挂账，对未收到发票的往来款项及时催要，当期费用当期列支。

（三）对未结清的其他应收款，由财务经理每月向集团反馈未结清的原因，对逾期不还的账款由财务经理以邮件形式对经办人下发“结清款项通知书”，抄送总经理、行政经理与经办人部门经理，规定款项结清时限。

第十四条  责任与处罚

对在规定时限内未结清其它应收款项的，分别扣发经办人及部门经理20%的工资；账款结清后，返还扣款。

第五章  预收账款管理

第十五条  核算管理

（一）预收账款核算各责任中心按照合同规定预收客户整车、备件和衍生业务的款项。

（二）预收账款按购货单位、客户进行辅助明细核算，不得与其他往来科目合并核算。

（三）各责任中心向客户预收的款项应及时记账。销售实现时，按实现的收入，及时转销预收款项，禁止长时间挂账。

第十六条  管理内容及要求

建立财务与业务部门定期对账制度，防止收入不及时确认、预收订金长期未退或多退的现象发生，对挂账时间超过二个月的预收账款要逐笔清查原因，采取措施予以处理，对因客户违约而不予退还的预收款项应及时作相应账务处理。

第六章  应付账款管理

第十七条  核算管理

（一）应付账款核算各责任中心因采购而应支付的款项；

（二）应付账款按供货商进行辅助明细核算；

（三）各责任中心购入商品验收入库后，如发票未到，月末根据有关凭证的记录金额（发货清单上记载的实际价款或暂估价值），进行暂估入账处理。次月收到发票时，核对入库单和供货商提供的发票账单等进行冲销处理。

第十八条  管理内容及要求

（一）定期分析应付账款，财务人员与业务人员相结合，在公司资金许可的情况下，规定付款顺序，合理安排款项支付。保证在收到供应商正式发票并核对无误后支付应付款项；

（二）采购审批人员、采购人员、验收人员、财会记录人员应实行岗位分离，以防止串通舞弊；

（三）建立双方定期对账制度，以防止本单位与挂账单位双方业务人员串通舞弊；

（四）各责任中心每月对应付账款进行清查。对挂账时间超过六个月的应付账款逐笔清查原因，采取措施予以处理；对超过三年以上的应付账款，报集团总部批准后作相应账务处理。

第七章  其他应付款管理

第十九条  核算管理

（一）其他应付款核算各责任中心除应付票据、应付账款、预收账款、应付职工薪酬、应付利息、应付股利、应交税费、长期应付款等经营活动以外的其他各项应付、暂收的款项。

（二）其他应付款按客户、职员等进行辅助明细核算。

第二十条  核算内容

（一）代收代付客户的保险费、上牌费、购置税、业务押金；

（二）二级网店存入保证金；

（三）需在下期支付的、临时挂账的其他应付、暂收款项。

第二十一条  管理内容及要求

 （一）涉及为客户代办业务的，财务必须在收到客户款项后方可由业务人员申请办理代办业务，公司不得提前垫付款项。

（二）涉及二网代理业务的，在合同签订后车辆发出前收取保证金并开具收款收据。保证金退还时必须在合同终止、展车入库和财务收到前期开具的收款收据原件后方可退还保证金。

（三）各责任中心财务应定期对其他应付款进行清理和对账，达到双方余额一致。对长期挂账的要逐笔查找原因，需处理的及时进行账务处理。

第八章  往来账款监督

第二十二条  各责任中心财务要加强对往来账款的管理，定期与对方核对账目，对年末有余额的往来款项必须进行核实、书面询证（询证函需加盖公章或财务章）。

第二十三条  往来账款要定期清理，坏账要及时报损、处理，无需支付的债务要及时报批转营业外收入。

第二十四条  各责任中心要规范往来款账务处理。与正常经营业务无关的款项不得计入预付账款或预收账款、应收账款或应付账款；无法查清的应收、应付款余额不得互相对冲。

第二十五条  各责任中心财务人员要定期向相关业务人员报送与其业务有关的往来余额、账龄、风险分析等资料，按规定的时间收款、报销，加强与相关人员往来账款清理进度。定期向集团财务汇报往来账款中存在的问题并提供风险分析报告及解决方案。

第二十六条  集团公司各责任中心建立“专岗负责，动态管理,及时结算，定期清查，分析报告”的往来账款清理制度，主要包括以

（一）每年12月31日前，财务对未结算的暂付款项进行集中清理，查找原因，避免形成坏账；

（二）每年12月31日前20个工作日内完成所有往来款项清查工作；

（三）对己查明来源符合收入确认条件的款项，应及时确认收入；对暂不能确认收入，需继续挂账的款项，应列出清单，逐项说明原因；

（四）对长期挂账（1年以上）的暂存款项，财务应逐项查明发生日期、形成原因，并根据相关政策规定提出处理意见，经审批后予以清理；

（五）与相关业务部门及管理部门定期沟通，共同做好往来账款管理工作。

第二十七条  财务应对所有的欠款定期提醒并进行追踪，对逾期欠款经批准后有权自当事人、经办人、担保人、部门经理以及总经理工资中扣除。

第二十八条  集团公司各责任中心财务按以上要求进行往来款项的核算、核对、催收、清理等监管工作，财务经理未按规定执行监管或者监管不力者，处罚财务经理500元；给公司造成重大损失、情节严重者，给予行政处罚。

第二十九条  集团公司各责任中心违反以上往来帐款管理要求并给公司造成损失的，分别由总经理、部门经理、经手人承担损失金额的20%、30%、50%。

第九章  附则

第三十条  本规定在执行过程中，如遇国家有关政策、制度、法规发生变更时，以国家颁布的有关规定为准。

第三十一条  本制度适用于集团公司各责任中心。

第三十二条  本规定自发布之日起施行，原规定同时废止。

第三十三条  本规定由集团财务部负责解释。