干货分享|档案收集的方法

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内容来源：CNN档案管理培训

文：吴雁平

知识链接——档案的齐全完整

齐全是对整体而言，把本机关制发的和外来的文件材料全部收集起来，谓之齐全。

完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件、印件与底稿等，不缺件、不少一页地都收集起来，谓之完整。

1.全面收集

全面收集的范围：

本机关单位制发的，上级党政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的；单位保存的和单位领导或各部门以及个人存放的。

形成的材料包括文字、图纸、报表、声像等。

2.重点收集

从机构方面讲，本机关单位的机要收发部门、各内部机构等是收集的重点。

从个人方面讲，单位主要领导、办公室主任、秘书、机要收发人员、内部机构负责人以及内勤人员等是收集的重点。

从文件内容讲，记述和反映本机关单位主要职能活动和历史面貌的，方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料，是收集的重点。

知识链接-账外文件

账外文件是指未经文书部门收发登记和打印、编号，在收发文登记簿上无“账”可查的文件。

3.注意账外文件的收集

(1)本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其本机关领导在会议上的讲话、发言以及会议上印发本单位的典型材料。

(2)代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。

(3)上级机关批转、转发本机关的文件。

(4)国家、省、市和上级机关领导视察、调查、检查本机关、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。

(5)本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组(党委、总支、支部)会、行政领导办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料。

(6)本机关各种基础数字统计报表和分析材料。

如：党员、团员、干部、离退休干部、公务员统计报表，机构编制、人事、劳动工资、社会统筹、保险、固定资产、纪检监察案件统计报表，主管业务统计报表，财务决算，审计结论等。

(7)本机关目标管理、 文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。

(8)本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。

(9)本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员、干部、职工名册。

(10)本机关制定的规章制度、管理办法、规定、工作规范、岗位职责等。

(11)本机关编印的简报、出版物定稿、样本，包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。

(12)本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。

(13)本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文件材料。

(14)新闻媒体(报社、电台、电视台、杂志社)报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等。

(15)本单位领导班子及成员的述职报告。

(16)政府部门在整个采购过程中所形成的报告、标书、合同等，如：

①用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要求的文件；

②招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合同记载竞标和采购合同鉴定过程的文件材料；

③合同变更、设计更改、验收意见、合同执行报告、争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料。