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Excel的数据有效性是一个十分有用的工具，不仅可以防止在单元格输入无效的数据，还能够有效提高数据录入的效率。 点击“数据”选项卡，点击“数据有效性”工具，然后选择“数据有效性”菜单，便可打开“数据有效性”对话框。
首先来看看“设置”标签，点击“允许”下拉框，可以查看对单元格进行数据有效性设置的种类，如果选择其中的“整数”、“小数”、“日期”、“时间”或者“文本长度”，系统会要求同时设置数据的大小起始或者长短等，则相应单元格只能输入限制范围内的该数据类型，否则系统报错。 如果选择“序列”，则需要给定一个清单，单元格只能在给定的清单中选择输入，当光标移至该单元格时，会出现供选择的下拉框。 用户也可以选择在“自定义”，利用函数公式进行更加灵活的数据有效性设置。
点开“输入信息”标签，可以在“输入信息”中备注录入提醒等，光标选中单元格时可以显示这些提醒信息。
最后再看看“出错警告”标签。通过选择“样式”可以设置单元格输入无效数据后的报错方式：“停止”表示如果输入无效数据必须重新输入否则不能继续下一步；选择“警告”和“信息”可以忽略错误继续下一步操作。用户还可以在“错误信息”框中输入自定义的错误信息替代系统预设的“错误信息”。 “数据有效性”按钮之下还有“圈释无效数据”和“清除无效数据标识圈”菜单，其作用是用红色椭圆标识已经设置数据有效性但录入了无效数据的单元格和清除该标识。
接下来，我们用实例说明。 1、限制只能输入早于今天的日期 光标选中单元格或者单元格区域，如前所述，打开“数据有效性”对话框，“允许”下拉框中选择“日期”，“数据”下拉框选择“小于或等于”，在“结束日期”处键入公式“=Today()”，表示只允许录入小于等于今天即录入日的日期。 Excel中的日期实质其实就是数字，一般采用的是1900年日期系统，即数字1 代表1900/1/1，日期每增加一天，数字加1，所以日期也是可以比较大小的。
2、限制只能输入数字 除了类似前一个例子的方法，在“允许”下拉框中选择“整数”或者“小数”，然后设置数值的范围，还可以用函数公式。 在“允许”下拉框中选择“自定义”，然后在公式处键入公式“=ISNUMBER(H2)”。ISNUMBER函数判断参数是否为数值并返回逻辑值，返回TRUE时允许录入，返回FALSE则限制录入。
3、一个单元格有两个或以上限制条件 譬如录入手机号码，有两个限制条件：只能录入数字且长度为11位。 在“允许”下拉框选择“自定义”，在公式处键入“=AND(ISNUMBER(F2),LEN(F2)=11)”，AND函数表示“与”的关系，需要参数均为TRUE时才会返回TRUE，否则返回FALSE限制录入。
如果除了11位的手机号码，也允许录入8位数的座机号码，将公式改为“=AND(ISNUMBER(F2),OR(LEN(F2)=8,LEN(F2)=11))”即可。OR函数表示“或”的关系，只要参数有一个为TRUE，函数即返回TRUE。（关于逻辑函数，请参阅Excel逻辑函数的使用技巧）
4、限制只能输入不重复数据 在“允许”下拉框选择“自定义”，在公式处键入“=COUNTIF(I:I,I2)=1”，COUNTIF函数统计第一个参数区域内等于第二个参数的单元格数量，等于1返回TRUE，否则说明有重复数据，限制录入。
5、生成下拉框，从列表中选择录入 在“允许”下拉框中选择“序列”，然后在“来源”处键入序列内容，可以如图键入一个引用区域“=$J$2:$J$16”，也可以直接键入文本内容，譬如“肖瑶,周桃,郑开,赵六,张三......”，中间用英文逗号分开，还可以使用名称（后一个例子将用到）。
录入时在下拉框中选择即可。
6、生成多级下拉框 即根据上一级的录入数据动态生成下一级下拉框内容。譬如，区域处选择"北区"，省份下拉框中便只有北区的省份。
省份选择了“天津”，城市下拉框便只有天津的区域。
实现多级下拉框需要创建名称、使用函数公式和数据有效性。 首先要准备好创建名称的列表即多级下拉框中的内容，红色单元格区域是区域，黄色是省份，绿色是城市，且区域是省份的列标题，省份是城市的列标题，这样才能实现三者的联动。
然后创建名称，首先创建第一级“区域”的名称，点击“公式”选项卡，点击“名称管理器”，在对话框中点击“新建”按钮弹出“新建名称”对话框，名称处键入“区域”，引用位置处选择单元格区域“=data!$A$1:$E$1”。
接下来创建第二级“省份”的名称，选中单元格区域A1:E16，点击名称管理器旁的“根据所选内容创建”。
在弹出的对话框中，只勾选“首行”的复选框，则批量创建了一批以区域为名称省份为内容的名称。
同样方法批量创建以省份为名称城市为内容的名称。
所前所述，所有下一级的名称必须与上一级的内容一致，这是实现多级下拉框的关键。在“名称管理器”对话框可以查看、修改已创建名称（关于名称，请参阅Excel中越用越香的“名称”工具）。
名称创建完成后，开始设置数据有效性。选中区域单元格，打开“数据有效性”对话框，“允许”处选择“序列”，来源处键入“=区域”，其中“区域”是刚才建立的名称。
选中省份单元格，“允许”处选择“序列”，来源处键入公式“=INDIRECT($B2)”。INDIRECT函数的功能是返回字符串指定的引用，当如图用一个地址当作参数时，将读取地址中的内容作为字符串地址，因为地址中的内容与系统中已创建名称同，因此系统会将它识别为一个名称，并且赋值给“序列”。
光标选中城市单元格，来源键入“=INDIRECT($C$2)”，原理同上（关于INDIRECT函数，请参阅Excel中，利用Indirect()函数轻松引用工作表数据）。
多级下拉框便完成了。 |
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