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一、接待制度 1、为保障业主的意见、建议和投诉及时得到回复或处理，业委会设立业主接待制度。 2、以业委会成员为组长、监事会成员、委员为组员的值班组，按照每个星期一个组值班的顺序，采取接听值班电话的方式轮流值班，负责日常接待业主、接受业主情况反映、意见和建议。必要时，可以就反映集中的问题专门召开业主座谈会。业主可以根据自身情况采用上述合适的接待方式向业委会提出意见、建议或者投诉。（是否要细化时间） 3、业委会回复或处理意见、建议或投诉，应当以国家法律、法规、政策和小区《业主大会议事规则》、《业主管理规约》为依据。 4、业委会应及时针对业主意见、建议或投诉依照下列原则分别进行处理： （1）涉及受聘的物业公司履行合同不到位的问题，由业委会转交物业公司处理，要求物业公司整改并加强监督。 （2）涉及其他业主违反业主公约的问题，依照《业主管理规约》的规定进行处理。 （3）涉及业主共同利益的重大事项，经业委会或业主代表大会研究决定后，召开业主大会表决决定。 （4）涉及业委会自身存在的问题，由业委会研究改进解决。 （5）不属于业主大会、业委会职责范围内管辖的问题，告知通过其他渠道，由有关部门解决。 5、业委会设置业主意见登记簿，由业委会人员进行书面记录。除可以当即回复的以外，应在有相应处理方案时予以答复。意见登记簿共分两本，一本放在业委会办公室，由专职秘书负责登记。一本由负责值班的业委会值班组轮流在接到业主反映后登记。 二、信息公开制度 1、业主委员会应当建立信息公开制度。 2、按照规定5日内公布业主大会、业主代表大会、业主委员会作出的决定、物业服务企业选聘、物业服务合同等物业管理中的各项决定和重大事项。 3、每季度公布公共收益收支。 4、涉及小区开支在 2 万元以上的项目，经业主委员会全体会议优化方案后，3日内公布。 三、例会及表决制度 1、业委会全体成员每月的第一个星期一晚上（如遇节日另行商定时间），集中在业委会办公室召开例会，总结上月工作及账目收支情况，提出有关议案，汇总各类业主反馈的信息，制定下个月工作计划等。会议由业委会主任主持，主任无法参加，可委托负责人或负责办公室管理的委员主持会议，负责宣传报道的委员和专职秘书做好会议记录，会后整理形成会议纪要，由参会人员签字后公示。 2、业委会可召开专项事务会议，所有委员都有建议召开专项会议的权利，但需经业委会主任同意。专项会议时间在确定后由专职秘书负责通知参会人员，提出召开专题会议的委员必须事先准备好各类文本材料。专项会议只讨论专项事务，宜简洁明了。 3、业委会召开的会议上，涉及到提案的，都需有文本材料，电子稿会前由专职秘书发到相关人员邮箱、微信、现行阅读、思考，涉及到各类资料如页数较多，一般准备三份进行传阅。 4、对于提案等需要表决的，必须按照少数服从多数的原则进行。 5、业委会每个月第一个双休日（如遇节日另行商定时间），与物业管理方举行例会，听取上个月物业管理工作总结（包括各类开支情况）以及下阶段工作计划，将上个月业委会对物业管理方的考核情况，以及业主提出的关于物业管理的意见和建议，反馈给物业管理方，由物业管理方提出相应整改措施或解决办法。会议由业委会负责宣传报道的委员和专职秘书做好会议记录，会后整理形成会议纪要，由参会人员签字后公示。会议中有涉及到需要业委会表决通过的，由业委会成员单独进行投票表决，物业管理方回避。 6、以上会议请假以及会议纪要公示办法等，均按照《议事规则》要求进行。 7、以上会议在确有必要的情况下，可邀请政府管理部门人员、社区工作人员、监事会成员、楼道代表等参加。由业委会主任、副主任，或其指定委托的人员负责邀请。 四、档案管理制度 1、档案由专人管理，档案管理人员须忠于职守，自觉遵守档案制度。 2、档案管理人员应做好档案收集、整理、归档等工作。 3、按照“档案保管期限”和“档案监管、销毁制度”保管好档案。 4、档案管理人员应做好登记手续，对于借阅时间较长的档案，及时催要，使用者查阅保密档案，必须经业委会领导同意后方可查阅。 5、档案房必须有防火、防盗、防潮、防鼠等措施，库房内的档案应排列有序，按照保管期限或类别、项目进行保管。 五、印章管理制度 业主大会印章和业主委员会印章由业主委员会主任负责管理。主任辞职的，由指定副主任负责管理。业主委员会依照有关法律法规的规定刻制和管理印章。如违反使用规定使用，造成经济损失或者不良影响的，由责任人承担相应的法律责任。根据本议事规则规定使用业主大会印章的情况，具体如下： （一）经业主大会会议讨论决定的； （二）会议通知； （三）业主大会授权范围内的物业增值资金及维修资金收取证明； （四）决定筹集和使用专项维修资金、改建或者重建建筑物及其附属设施的，应当经专有部分占建筑物总面积三分之二以上的业主且占总人数三分之二以上的业主同意方可使用业主大会印章；决定其他有关共有和共同管理权利重大事项的，应当经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意方可使用业主大会印章； 根据本议事规则规定使用业主委员会印章，具体如下： （一）经业主委员会会议讨论决定的； （二）会议通知； （三）业主委员会授权范围内的物业增值资金及维修资金收取证明； （四）业委会印章必须过半数委员签名同意方可使用，未按规定使用业主委员会印章应承担相应的法律责任。 六、委员职责 结合小区实际，为充分发挥业委会成员才智，全心全意为小区业主服务。经业委会研究决定： （一）主任： 主持业委会全面工作。 1、协调小区物业服务企业、街道社区、业委会事务； 2、代表业主委员会对外签约及签署文书； 3、负责对业委会公共收益的支配和审核； 4、督查各委员履行工作职责，促进各项工作任务完成；主持业委会委员会议。 （二）常务副主任： 协助主任工作，分管工程、分管安防、环境、绿化工作。 1、负责财务审计工作，监督物业管理企业管理费收支、公共收益收支合理合法状况； 2、负责业委会文书、会议资料及内部管理规章制度的修订实施； 3、负责对业委会决定及工作动态的发布。 （三）副主任： 协助主任工作，主管业委会综合工作。 1、对重大事项提出的意见、建议的收集、反馈、通报； 2、接受业主反映的问题，并及时备案、整理、回复； 3、负责未列入委员职责范围以外的一切事务。 （四）负责综合协调工作委员： 负责办公室的资料整理、环境与绿化监督工作。 1、对业委会的上报资料撰写工作； 2、监督物业服务企业对本小区共享、共有部分、公共设施及园区周围的清洁、保养； 3、监督物业服务企业对本小区垃圾处理与资源回收之作业规划； 4、监督物业服务企业对本小区景观维护与绿化工作； 5、监督物业服务企业对本小区其他环境污染防治工作。 （五）负责监督审计工作委员： 负责工程监督委员会及会计审计工作以及共有资产的监督管理工作。 1、对物业管理企业的财务进行审计； 2、监督共用物权如场所、设施设备的安全运行和维修 维护； 3、监督物业服务企业对业主房屋设施等维护修缮、公共场所设施再建改建工程质量； 4、督促电梯、水泵等公共设备及监控系统设备的定期安检年审工作。 （六）负责文体工作委员： 负责依法维护业主公共权益、文化活动及宣传工作。 1、维护共有财产的占有、使用、收益、处置权不受侵害； 2、负责与业主相关的道德行为规范宣教工作，宣传国家有关物权及物业管理条例的相关法规，提高业主的维权意识； 3、负责小区宣传橱窗、标语及微信等网络媒体上的管理工作； 4、负责对业主在物业管理活动中的不同意见及看法进行解释、沟通； 5、负责小区文体活动的召集、组织与其他有益群体活动的开展； 6、推动业主各项联谊活动以及家庭活动。 （七）负责安防工作委员： 负责安防协调及出纳物业服务、保卫监督工作及宣传工作。 1、对小区的好人好事做好宣传； 2、监督物业服务企业对小区及其周围之安全维护事项； 3、监督物业服务企业对本小区停车库管理、公共秩序维护； 4、监督物业服务企业对本小区防火、防灾、防盗等各项安全防范规章制度的制定和实施； 5、监督物业服务企业对本小区所有管理规章、装修管理以及其他事务； 6、其他可能危害业主生命财产及公共利益事件防治与处理； 7、调节小区业主之间、业主（使用人）与物业服务企业之间、业主与小区公共权益等争议； 8、协调其他对外公共权益相关争议的问题。 七、财务收支流程 （一）召集业主大会会议，并向大会报告物业管理的实施情况； （二）考察、选择并组织实施对物业公司的招标或协商工作，代表业主与业主大会选聘的物业管理企业签订物业服务合同； （三）根据物业服务合同，审议批准物业管理企业对小区的年度管理计划；协调业主之间、业主与物业管理企业之间的关系；根据物业服务合同，监督物业管理企业的履约情况以及服务质量。在物业管理合同到期日两个月前，征集业主对物业管理企业的满意度。在物业管理合同到期日一个月前，根据物业管理企业的履约情况、服务质量以及业主满意度向业主大会提出报告，该报告向全体业主公布；制定或审议批准物业管理企业制订的物业管理规章制度； （四）督促违反物业服务合同约定逾期不交纳物业服务费用的业主，限期交纳物业服务费用；督促业主履行业主公约、交纳物业服务费用和专项维修资金，监督和协助物业管理企业履行物业服务合同； （五）根据业主大会授权就涉及全体业主的物业管理纠纷依法进行诉讼； （六）根据业主大会授权在金融机构开设专项维修资金专户，并按照法律、法规和国家有关规定使用和管理； （七）审议业主和物业管理企业提出的维修、更新、改造物业共用部位、共用设施设备的报告； （八）就全体业主共有的房产，办理登记手续； （九）定期公布财务收支情况； （十）业主大会赋予的其他职责。 东侨经济技术开发区泰禾红郡小区业主委员会 2021年12月27日 来源：泰禾红郡业委会 |
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