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省党代会发文数量大、程序严、节奏快、要求高，必须认真参照中央及省委的有关规定，结合工作惯例，坚持守正创新，精心设计、周密组织，挂图作战、对表推进，努力做到发布及时、阅读规范、办理高效、管理严格。 根据省党代会筹备方案要求，借鉴以往经验做法，设计发文工作总体思路，确定会议文件基本要素。 根据日程安排情况，逐日逐会逐条列出文件标题，注明类型、密级、发布层次、形式、印发日期和份数等，最终形成会议文件目录； 根据功能作用情况，将文件大体分为报告决议类、选举程序类、人选名单类、会务组织类四种； 根据内容涉密情况，将文件分为“机密”“秘密”和“不标注密级内部文件”三种； 根据知悉范围情况，将文件分为“发至主席团常务委员会委员”“发至主席团成员”“发至党代表”“发至全体与会人员”四种； 根据会议使用情况，将文件分为预备会议文件、主席团会议文件、大会文件、白头文件、不编号文件五种，并按序号依次排列。 对照会议文件目录，详细列出每份文件的使用时间，以此为基准，逐步倒排文件审签、送印、印制、运送、发放的时间节点，确保文件印发各环节不断档、不延误。 按照会场文件统一摆放、统一清退，代表团讨论文件集中发放、集中清退的原则，精心设计每一批次文件的发放清退工作。 针对各种会议会会相连、不同环节环环相扣的实际情况，遵循主席团常务委员会会议审议、主席团会议通过、各代表团会议讨论、全体会议表决的决策流程，精心组织、滚动安排，严格次序、压茬发放，确保发文工作整体衔接有序、形式得当、安全保密。 省党代会发文工作，看似操作简单，实则专业复杂。如果把五年一次的党代会比作一场群英荟萃的盛宴，那么发文工作者就好比端茶送菜的服务员。上菜也是技术活，想要把菜端好，必须熟知宴会的流程、到会的嘉宾、饭菜的种类、做菜的顺序、上菜的时间，哪个桌上哪些菜，怎么分怎么传怎么撤，都需要反复设计、反复论证、反复修正，必须有一支专业负责的发文队伍作为支撑。 会前，我们按照“有党代会工作经历优先、有会议发文工作经历优先”的原则，从省直机关机要文秘队伍中选调人员，组建工作专班，充实工作力量。 通过以老带新，开展业务培训，逐步明确岗位要求，反复进行流程推演，不断细化工作安排，努力做到每个人职责了然于胸、上下游信息共享互动、全流程预演畅通无阻。 做好大会发文工作，既要分工明确、各司其职，又要密切配合、相互补台，始终保持各方面方向一致、目标一致、步调一致。 在会议筹备环节，要加强与组织工作人员的信息互通，提前了解大会选举流程和人选名单等情况，特别要厘清候选人预备人选名单、预选建议名单、预选名单和正式候选人名单之间的区别，把准发文时间和发放范围，丝毫不能混淆。 在文件印制环节，加强与文件起草人员和文印工作人员沟通对接，及时掌握文件审签、送印动态，督促做好文件付印、装订、编号、质检等工作。这个环节是发文工作的起点和基础，必须“催米下锅”，增强主动性，打好提前量。
在文件发放环节，要加强与会务工作人员协调联动，紧盯会中套会的发文需要，做好人员转场调度，掌握出席领导和参会人员名单，搞清楚请假人员、缺席时段和座次变动安排，确保文件发放既全面覆盖又精准到位。 在文件清退环节，加强与代表团工作人员密切合作，根据文件留退办法规定，督促与会代表及时全面做好文件集中清退工作。 坚持从四个方面发力，切实守牢文件安全保密底线。 一是标注密级编号。比如，选举程序类、人选名单类文件一律确定为“机密”级，部分报告决议类、会务组织类文件虽然不标注密级，但也按照内部文件管理。 二是严格发文层次。根据工作需要，将不同文件分别发至不同层次，不擅自扩大或缩小阅读范围。需要注意的是，很多文件有个逐步扩大阅读范围的过程。 比如，同一份文件，在提交主席团常务委员会会议审议之前，不能提前发至主席团成员，同理，在提交主席团会议通过之前，也不能提前发至党代表。这就需要以明确的形式加以区分，把准发放次序。 三是集中统一清退。印发文件留退有关事项的通知，列出需要清退的文件目录，逐人逐件清退销号。
四是专人监督销毁。清退回的文件要第一时间销毁，坚决防止文件流失扩散。 省党代会发文工作流程长、环节多，想要提前穷尽一切可能，难度极大。工作中既要制定完善方案，以不变应万变，又要增强预案弹性，准确识变、科学应变，努力把握主动权。 具体来说，“两点一线”的变数对发文工作影响较大。 所谓“两点”：一是报告内容变化。大会期间，如果党中央在改革发展稳定等方面提出新的重要论述和部署要求，就要第一时间反映在报告中。二是人选名单变化。会期长、代表多，难免会出现个别人选变化情况，文件也应相应作出调整。 所谓“一线”是指会议日程变化。如果临时调整会议活动，或者会议临时增减议题，就会牵一发而动全身，整个发文流水线都需调整变化、适应匹配。 点上改变，虽然时间紧迫，但影响仅限于局部，线上改变则会对发文整体工作造成较大影响，需要重新梳理文件序号，设计发文流程。对此，必须高度重视，积极稳妥应对。 如何做好会议文件的发布、阅读、办理、管理等工作，由于目前尚没有专门统一的规定，因此更需要做好相关资料收集整理，为将来实践和理论创新奠定基础。 要做好党代会文件简报汇编，及时收集整理会议期间印发的文件简报，分门别类梳理归档，确保齐全完整系统，能够全面反映大会文件印发情况。 要做好发文工作相关资料汇编，重点收集成立领导机构和工作机构、工作方案、会议纪要、领导批示、台账清单、总结报告等方面的文件材料，为将来工作参考、总结经验、探寻规律提供素材依据。 默默奉献既是党办人的光荣传统，也是发文工作的具体要求。 要自觉摒弃“露脸”想法，隐于形而显于效，把让参会代表“日用不觉、不可或缺”作为发文工作的核心要求，通过幕后默默付出，积极为大会取得圆满成功贡献力量。 要坚持“错峰”服务保障，在会议召开前夕，代表未到之时，提前把文件摆放完毕，会议结束代表散场后，再统一做好文件清退工作。 各代表团讨论时，要根据实际需要，提前将所需文件发放到位，努力防止出现代表索要文件或等候阅文的情况。 （作者：山西省委办公厅文电管理处） |
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