酒店筹开盲区消除必读【上篇】浩华管理顾问公司 浩华CHAT 2021-09-05 22:00 一个酒店的诞生需要经历规划、设计、建造等一系列阶段。一般来说，从开业前6个月开始，酒店就开始进入到紧张而忙碌的开业前筹备阶段。这个时间段虽然不长，但却担负着工程收尾、运营设备采购、团队组建、证照申请等众多至关重要的任务和责任。本期大咖分享邀请到上海世茂喜达酒店管理有限公司财务总监刘红波先生，与大家分享酒店开业筹备的那些事儿。本次干货满满的内容输出将分为上下两篇，上篇着重于从筹开时间、人员、费用三个方面进行分享，精准触达大家「酒店筹开」的知识盲区。酒店的筹开工作一般分为哪几个阶段？不同档次的酒店大约需要提前多久进入筹开期？ 酒店筹备开业作为一个为酒店开业经营做准备的过程，一般不按照时间阶段来划分，而是按照具体的工作类别进行划分。筹开期的工作类别主要分为以下六大类：因受到酒店规模及档次的影响，酒店筹开阶段的所需要的时间也有所差异。比如高星级酒店一般要在开业日前的8个月到10个月进入筹开阶段，因其筹开的工作内容繁多、人员安排复杂，需要安排相对较长的筹开期。而相较高星级酒店，经济型酒店的筹开时间可以压缩为3个月到6个月。因其工作比较简单、个性化设计较少、功能相较单一、采买可以按照集团统一标准进行、人员数量较为精简，筹开工作可以进行模板化的操作，所以筹开时间相对会缩减很多。刘红波先生介绍到，在酒店筹开工作开始前，筹开负责人需要进行一项重要的工作——召开筹备开业启动会。会议的主要目的在于筹开工作的安排部署，保证酒店筹开工作的顺利进展。参加筹备开业启动会的三方人员主要为项目建设公司、项目投资方和酒店管理方。确定开业日期 待开业日期确定后，所有人员的招聘和所有工作的铺排才能够有序的开展； 酒店项目的组织结构和工作界面的划分 酒店业主方和管理方需要进行清晰的工作职责和工作内容划分，做到筹开任务的归属清晰、权责明确。 酒店工程管理计划的制定 工程管理计划主要包括工程节点的监督、工程完工的验收、工程意见的提供等工作支持。 采办工作的前期安排 包含物资采买的时间节点和采买人员的安排等。 人员到岗的时间和计划的确定 到岗时间主要集中在酒店计划开业前的1年甚至15个月内，相关人员负责的筹开工作内容决定了其进入筹开团队的时间。 某些酒店筹开时间非常紧凑，而某些酒店却一直拖延开业，这其中的主要原因是什么？ 刘红波先生分享到，酒店在筹开期拖延开业的原因主要包括两个方面。其一，投资方的资金筹措出现问题，导致拖延开业时间；其二，工程设计的时间点出现问题。由于工程设计推倒重来或者变更大，导致工程预期完工的时间点和开业时间延后。而某些酒店尤其是经济型酒店为了追求开业速度，会将筹开时间无限压缩。刘红波先生认为，不合理的缩短筹开时间会对酒店日后运营产生重要的影响，比如影响到酒店人员的招聘和培训进而延伸至酒店整体的服务质量。酒店筹开人员的到岗作为筹开环节关键的一步，以高星级酒店为例，各个岗位的到岗节奏应该是什么样的？ 在高星级酒店筹开工作中，酒店筹开人员的到岗时间主要集中在酒店计划开业前的1年甚至15个月内。首先，第一梯队的核心筹开人员——业主代表和总经理需要最先到位。筹开负责人比如业主代表需要在总经理之前到任，一般为酒店开业的1年前。筹开负责人主要负责安排筹开项目的对接和筹开办公室的准备；而总经理需要在开业前的8-10个月到任。此外，第二梯队的核心人员是工程总监和财务总监，需要在开业前的8个月左右到岗。作为工程负责人，工程总监需要与总经理同时到岗，甚至要在总经理之前进入筹开团队。工程负责人需要参与工程项目的对接、工程图纸的设计、设备的选型等工作内容并提供意见，从而给予酒店筹开更完备的工程支持。而负责开业预算的财务总监可以在开业前的8个月左右到任。接下来到岗的是人力资源总监和其他部门总监需要在6个月之内加入开业筹备团队。人力资源总监主要负责酒店人员编制和安排、前期工资体系的制定，而采购经理则负责对接项目公司和业主方的物资采购。最后是酒店的基层人员到岗安排。他们需要在酒店开业前的3个月之内到岗，且在上岗前需要经过系统的岗位培训。对于开业前所涉及的费用（以下统称为开办费）一般包含几大类？费用方面是否存在模糊的边界（比如某些费用既可算作运营费用，也可算作开办费）？ 刘红波先生分享到，在酒店行业内，开办费主要分为两大类——POB（预开业费用Pre-Opening Budget）和HOE（酒店经营设备Hotel Operation Equipment）（或者叫SOE（用品&经营设备））。也可将IT费用从HOE（酒店经营设备）中单独划分出来，即POB（预开业费用）、HOE（酒店经营设备）和IT费用。业主和酒店管理方负责不同费用的管控。酒店管理公司会在酒店管理合同中对POB（预开业费用）进行明确的规定；而业主公司负责HOE（酒店经营设备），但很多业主也会将这部分费用交给酒店管理方的筹开团队负责。谈及开办费用的边界模糊，刘红波先生总结到，开办费用容易在以下三种情况下模糊：第一类是FF&E（家具、固定设施和设备费用）和HOE（酒店经营设备）会容易混淆；第二类是HOE（酒店经营设备）和经营费用容易混淆。以采买费用来举例，针对于经营铺底的部分放到筹开期，而超出筹开期的部分则归类为经营费用。刘红波先生强调，在开办费用容易产生歧义的地方，需要提前做好费用界定。第三类是POB（预开业费用）和经营费用的界限模糊。有时POB（预开业费用）会横跨到经营期，与经营费用混淆。以酒店的广告宣传费用来说，酒店宣传照需要在开业后，等到所有设施齐备的状态下才会进行拍照宣传，很明显这个费用已经横跨了筹开期和经营期。不同档次酒店的开办费范围一般是多少？在酒店规划初期，应该如何粗略估算酒店的开办费？ 针对开办费的制定，刘红波先生认为，因酒店的品牌定位不同，筹开费用的总预算会有较大差异，而开办费的制定主要遵循两个原则。首先，根据筹开经验设定每房开办费的标准范围。范围设定因酒店品牌的定位不同而产生较大差异，例如奢华酒店需要购买定制的高端产品，价格昂贵，所以筹开费用的预算相对较高，每房标准范围也水涨船高。然而，在实际操作中，需要考量到筹开的影响因素，包括采购要求、采购量、筹备时间、人员安排、公区面积、客房量等。其次，在总预算有限的情况下确定开办费的比例。POB（预开业费用）和HOE（酒店经营设备）两者的比例一般为4:6，POB占总开办费的 40%，而HOE占60%。原因在于，HOE（酒店经营设备）这部分的设备采买是为酒店的长期经营做准备，所以需要在花费比例上占比更多；而POB（预开业费用）作为短期筹开费用，是一次性的费用，因而占比更少。开业前预算费用POB（Pre-Opening Budge）的核心管控重点有哪些？ 刘红波先生强调到，POB作为开业前预算，这部分费用也被称为「人吃马喂」的费用。其最主要的花费就是人工费用，其次是销售费用、行政费用、模拟开业（试运营）费用等。谈及对于开业费预算的管控和审核，刘红波先生认为，开业前预算费用的核心管控重点主要有以下两点。首先，不建议花费过多的POB（预开业费用）。刘红波先生分享到，POB（预开业费用）的管控主要在于合理地安排人员到岗时间，从而减少不必要的人工费用。同时也需要将开业延期的情况考虑在内，并作出相应的预案调整。其次，注意策略性成本和非策略性成本的开支。刘红波先生解释到，策略性成本主要是指能够在未来产生长期收益的成本花费，比如前期销售费用、广告费用等，策略性成本的不能减少；而非策略性成本主要是指经营所必需的费用，但又不直接涉及利润的成本，比如管理成本涉及的管理人员、办公用品、固定资产等，这部分非策略性成本需要进行严格管控。刘红波先生认为筹开期最重要的就是排布合理的开业日期。在此基础上展开的筹开人员合理安排和工作节点有效管控，才能避免无效筹开花费。筹开期作为酒店经营的一个细分领域，其工作内容与酒店的日常运营十分不同，参与人员需要具备丰富的筹开知识和实践经验，对开业筹备的工作节点、人员安排、费用统筹做到前瞻性、全面性和可行性的预估和规划，才能够帮助酒店顺利开业，这一阶段甚至会影响到酒店开业后的日常运营。 而在浩华分享的《2021中国饭店业务统计数据成果首场发布会——“新时期 新赛道 新玩法”精彩回顾》（点击此处，查看详情）一文中，上海世茂酒店管理有限公司董事长兼总裁/世茂喜达酒店集团总裁唐鸣先生也曾提及到，对于酒店开业日期的把控至关重要。开业时间需要根据市场情况进行判断和调整，其会对酒店资产的投资回报率产生影响。
|
