行政工作免不了开会,作为服务人员,大型会议有以下注意事项:领导的特点是事情多、工作忙,尽管会议文件一定会提前给领导看,但领导参加会议时不一定会带着,所以提前放一份最为保险。如果领导带着公文包过来,要接下来,也放到他的座位上。与会人员是陆陆续续到来的,主席台上的领导要同时上台,所以需要有个地方集中一下,这个地方就是会议室旁边的接待室。有时领导在会议室里交谈忘记时间,要及时提醒;与会人员是否到齐,也要及时给领导汇报。如果人齐了,会议可能提前开始,以节省时间。哪些领导主席台就坐,哪些在台下前排,要提前跟自己的领导汇报,一方面节省时间,保持秩序;另一方面避免尴尬。如果走错了,从主席台上下来尴尬,从台下上去也尴尬。有一次我参加一个学术活动,我自己觉得应该在台下坐,但主办方安排我在主席台上,却没有提前告诉我,我都坐下了,主席台上的人招呼我上去,这样的会议组织水平会让人看笑话。有些会议需要着正装,但没有说打不打领带;有时天气比较热,有的领导穿西服外套,有的只穿长袖衬衣,主席台上肯定要统一,就需要提前问好,跟自己领导报告。一般以一号首长为准,一号首长穿外套其他人都穿,一号首长不穿其他人都不穿。我初次当公务员,对市委办工作最直接的感受就是每次去常委会议室,工作人员都会站起来主动问我有什么事情。我当时只是一个小科员,这种待遇有点受宠若惊。后来发现这是他们的工作习惯。据说有单位号召大家养成这种好习惯,把这个活动戏称为“抬腚运动”,就是将屁股从凳子上抬起来,很形象。无论对方喝不喝,都要倒。这是礼节,倒水不是为了给他喝的,是为了表示对他的欢迎。这是一位选调生介绍的经验。当年他在乡镇工作的时候就依循这个原则,不管是物品还是材料,只要他有时间,就一一送到同事的办公室,而不是下个通知让别人来取。这位选调生发展的很好,虽然年轻,但已经是重要岗位的领导干部了。外单位的人来办事,如果不是你处室的工作范畴,要把他送到相关处室,而不是告诉他怎么走。每位行政人员都会掌握一些内部信息,一定要“嘴紧”,不能乱说话。将客人送到领导办公室后,把水倒好就退出办公室,因为他们的谈话不适合有第三者在场。中间也不必过去倒水服务。行政工作中的礼仪一定要了解,一定要照着做,但仅仅做到还不够。比如微笑有“八个牙露”的说法,但未必要照着镜子练习,一定要咧嘴露出8颗牙齿。所有的礼仪都是外在,需要有内在的真诚做支撑,真诚的微笑,不管露几颗牙都好看;而挤出来的微笑即使合乎规范,也会有木偶感。孔子说:“文质彬彬,然后君子。”君子不仅要有外在,还要有内在。只有外表的礼仪,没有内在的修养,那叫伪君子。孟子说:“有天爵者,有人爵者。仁义忠信、乐善不倦,此天爵也;公卿大夫,此人爵也。修其天爵而人爵从之。”有天赐的爵位,有人授的爵位。仁义忠信、乐于行善是天赐的爵位,别人夺不走,且有了天赐的爵位,也就是修养到了,人授的爵位也就水到渠成地获得了。没有修养的礼仪靠不住。修养需要在工作生活中的不断磨炼,需要日积月累的功夫,不是看看书、听听讲座就能马上获得的。
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