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档案培训 科技档案如何排序？ -中国档案管理培训网- 文 / 吴广平 向阳    排列是科技档案整理中的一项重要工作，排列顺序错误，则表示整理不规范，不符合要求。 科技档案的系统排列，就是对科技档案有序的排列过程，这种排列过程要求体现科技文件材料的自然形成相互关系，应当反映分类、组卷的系统成果。 系统排列包括两个方面的具体工作：一是卷内文件材料的排列；二是案卷之间的排列。 （一）卷内文件材料的排列  卷内文件材料的排列通常是按照科技文件材料在形成时编制的目录进行的（总图目录、初步设计目录等），科技文件材料没有目录或原编制的目录不能适应组卷的排列时需重新排列。卷内科技文件材料的排列方法如下。 1．文字材料型案卷 即全部由文字材料构成的案卷，有3种方法： （1）按重要程度排列，重要的在前，次要的在后。如：成果性材料—原始性材料—中间性材料； （2）按时间顺序排列，形成时间早的在前，晚的在后； （3）按隶属关系或逻辑排列，如：来文与复文关系，复文在前，来文在后；主件与附件关系，主件在前，附件在后；正本与原稿关系，正文在前，原稿在后。 2．图样材料型案卷 即全部由图样构成的案卷。形成时已编制图样目录的，按原有目录顺序进行排列；原科技文件材料没有图样目录的，或原编制目录不适应组卷排列的（如同一图样目录的科技文件材料形成两个案卷的），按总体与局部的关系，先总后分，先大后小的原则排列。总的顺序为：总图在前，其他图样在后；组件在前，部件图、零件图在后。具体方式如下： （1）机械产品图样材料，按图样的隶属关系排列，如：总图—组件图—部件图—零件图； （2）建筑工程图样材料，按图样形成的前后顺序排列，如：总体布置图—平面图—大样图。总体性、系统性的图样在前，局部性、细部性的在后； （3）专门性图样材料，或按时间顺序排列，如：天文、水文、气象等；或按地区特征排列，如地质勘探、地震观测、地形测绘等。 3．图文混合型案卷 案卷由图样和文件交错混合组成，即有文字材料和图纸的，文字材料在前，图纸在后（文字材料在前，图样材料在后）。 01 （二）案卷之间的排列  案卷排列是科技档案整理的工作内容之一，必须在分类的基础上进行。所谓案卷排列，就是确定案卷在分类体系中的位置。 1．案卷排列的基本要求。 由于每个项目（工程项目、科研课题、设备台套、产品种类）都会形成一定数量的案卷，几卷、几十卷甚至几百卷不等，因此，必须对案卷的顺序进行科学排列，方能便于管理和利用。应当考虑如下要求： （1）遵循科技档案的形成规律； （2）遵循档案分类大纲类目体系的编制原则； （3）要求反映对象的隶属关系和逻辑关系。 2．案卷排列的具体方法。 由于案卷排列将影响科技档案号的编制，因此，在排列过程中，必须体现其逻辑关系，一般情况下，案卷排列采用分类排列法，步骤为：区分大类——分清属类——找准项目——案卷排列。 含义为：根据档案分类大纲确定的类目体系，在明确归属的大类、属类后，以项目（工程、课题、设备台套、产品种类）作为案卷排列的对象，在一个项目内，进行档案案卷的排列。 （1）总体排列原则：以一个项目的全部档案为对象，进行案卷排列，项目内的文字材料型案卷排在前，图样材料型案卷在后。 （2）常见排列方法：科技档案的类别不同，案卷排列方法不同。 ①产品档案的排列。 按前期材料（市场调查材料、依据性文件材料）、设计（包括初步设计、技术设计、工作图设计、工艺设计）、产品试制、实验、定型、小批量生产、批量生产、工艺工装、产品创优等程序排列，也可以按其产品系列、结构（组件或部件）排列。 ②基建档案的排列。 按依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。 ③设备仪器档案的排列。 按设备购置文件、开箱的随机文件、安装调试文件、设备运行维修、随机图样等排列。随机图样也可以单独组卷。 ④科研档案的排列。 按研究依据、调研论证、研究实验、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。 ⑤管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。 02 排版 / TT   |
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